Projectassistent (team Projectmanagementbureau)

Als project assistent binnen het projectmanagementbureau ben je de verbindende schakel tussen de programmamanager, projectleiders en interne en externe stakeholders. Je draagt actief bij aan de structuur, voortgang en kwaliteit van de projecten binnen het fysiek domein.

Je bewaakt de voortgang op planning, budget en kwaliteit, signaleert knelpunten en komt proactief met oplossingen. Daarnaast vervul je, in afstemming met de projectleiders, een rol in het omgevingsmanagement, waarbij je contact onderhoudt met inwoners, ondernemers en andere stakeholders.

Je organiseert en ondersteunt overleggen, bijeenkomsten en strategische sessies en levert hier ook inhoudelijk een bijdrage aan. Je bereidt besluitvorming voor, zorgt voor een goede procesbegeleiding en stelt bestuurlijke stukken op.

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor planningen, verslaglegging, documentbeheer en informatievoorziening. In samenwerking met de financieel adviseur bewaak je de financiële voortgang, inclusief budgetten en subsidies.

Je werkt onder andere aan gebiedsontwikkelingsprojecten zoals Project Oude Tempel en het programma Hart van de Heuvelrug / Vliegbasis Soesterberg.

Je komt terecht in een betrokken team dat werkt aan maatschappelijke projecten binnen de gemeente.

Projecten

• Project Oude Tempel - Dit project behelst de natuurinclusieve ontwikkeling van circa 220 woningen. Dit in de driehoek van Bestuurlijk Opdrachtgever, Ambtelijk Opdrachtgever en de Projectleider.
• Hart van de Heuvelrug / Vliegbasis Soesterberg - Gemeente Soest is projecttrekker van diverse gebiedsontwikkelingsprojecten, waaronder project Oude Tempel binnen het programma Hart van de Heuvelrug en risicodragend partner in het programma Vliegbasis Soesterberg. Dit zijn samenwerkingsverbanden met de Provincie Utrecht en de gemeente Zeist.

Taken en verantwoordelijkheden

• Ondersteunen van de programmamanager en projectleiders bij de uitvoering van projecten binnen het fysiek domein.
• Opstellen en bewaken van projectplanningen, actielijsten en voortgangsrapportages.
• Signaleren van knelpunten in planning, budget en uitvoering en doen van verbetervoorstellen.
• Organiseren en coördineren van overleggen, werksessies en bestuurlijke bijeenkomsten.
• Voorbereiden en opstellen van bestuurlijke stukken (zoals college- en raadsvoorstellen).
• Verzorgen van verslaglegging, documentbeheer en informatievoorziening.
• Ondersteunen bij omgevingsmanagement, waaronder contact met inwoners, ondernemers en andere stakeholders.
• Afstemmen met interne en externe betrokkenen om draagvlak en voortgang te borgen.
• Bewaken van de samenhang tussen verschillende projecten binnen het programma.
• Ondersteunen bij financiële monitoring, inclusief budgetbewaking en subsidieadministratie.

• De professional verklaart onvoorwaardelijk te voldoen aan alle in de uitvraag opgenomen uitvoeringsvoorwaarden.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectondersteuner en/of project assistent binnen een gemeentelijke organisatie.
• Aantoonbare werkervaring binnen het fysiek domein, zoals gebiedsontwikkeling of openbare ruimte.
• Beschikbaar per 1 mei 2026 voor minimaal 18 en maximaal 24 uur per week.
• Beschikbaar om woensdag fysiek op kantoor aanwezig te zijn.
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden van bestuurlijke besluitvorming, bijvoorbeeld college- of raadsstukken.

Wensen

• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als projectondersteuner/project assistent binnen het fysiek domein en in een bestuurlijke context (40 punten).
• Aantoonbare werkervaring met het werken in een bestuurlijke omgeving, bijvoorbeeld met college/raad, bestuurlijke besluitvorming (20 punten).
• Aantoonbare werkervaring met omgevingsmanagement en het onderhouden van contact met stakeholders zoals inwoners en ondernemers (20 punten).
• De professional voegt een persoonlijke motivatie toe (maximaal 200 woorden), waarin wordt ingegaan op: geschiktheid voor de opdracht, relevante ervaring, motivatie voor deze opdracht. De motivatie is door de professional zelf geschreven (10 punten).
• Aantoonbare werkervaring met projectmatig werken, bijvoorbeeld Prince2 en/of IPMA (10 punten).

Competenties

• Proactief en initiatiefrijk
• Organisatiesensitief en politiek-bestuurlijk bewust
• Sterk in plannen en organiseren
• Analytisch vermogen en in staat om knelpunten te signaleren
• Communicatief sterk (mondeling en schriftelijk)
• Samenwerkingsgericht
• Overtuigingskracht
• Resultaatgericht
• Stressbestendig
• Nauwkeurig en gestructureerd
• Goede tekstuele en communicatieve vaardigheden.
• Zelfstandig functioneren, pro-actieve aanpak en ongevraagd adviseren.
• Afstemming met inwoners, ondernemers en andere stakeholders om draagvlak te creëren.

Soest is een moderne, open en betrokken gemeente met een rijke historie.

De gemeente bestaat al bijna 1.000 jaar en telt momenteel zo’n 48.000 inwoners. Het ligt aan de rand van de Utrechtse Heuvelrug, midden in de prachtige natuur van de Soester Duinen, en is rijk aan bossen, heide en weilanden.

We vormen samen met 300 professionals onze organisatie. Bij ons staan de kernwaarden vertrouwen, samen en leren centraal. Werken aan een toekomstbestendig Soest doe je samen met je collega’s, bestuur, de samenleving en partners. Dit alles met vertrouwen in elkaar. Daarbij leer je van de dingen die je doet en van je omgeving.

Als gemeentelijke organisatie werken we voor een diverse samenleving. Daarom vinden we het belangrijk dat onze organisatie net zo divers is.

Beoordeling

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de professionals die door de administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De professionals die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). De beste drie professionals worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige professionals worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende professionals voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De professionals dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde professionals op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap één van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de professional die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige professionals worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Optie tot verlenging: 2x 3 maanden

Hybride: Beschikbaar om woensdag fysiek op kantoor aanwezig te zijn.

Overig algemeen:

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever worden gepland in overleg. De professionals die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo snel als mogelijk bericht. Overige professionals ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.