Projectondersteuner, plaatsvervangend Businessprojectleider - cluster SB

Organisatie
Je werkt binnen de projectorganisatie die als opdracht heeft het vervangen van het huidige assetmanagementsysteem voor Rotterdam. Het omvat het gehele traject van aanbesteding tot realisatie in de productieomgeving. Het project kent veel stakeholders vanuit verschillende disciplines. Het hoofddoel is het opleveren van een toekomst vaste, robuuste oplossing die de gemeente Rotterdam de komende jaren kan ondersteunen en bijdraagt aan de doorontwikkeling van het assetmanagement,

 Je werkt in deze opdracht veel samen met de afdeling Basisinformatie: Basisinformatie zorgt voor het bijhouden van (wettelijke) geo-registraties en faciliteert het slimmer ontwikkelen en beheren van en met de stad Rotterdam. Als dé kennishouder binnen de gemeente Rotterdam is Basisinformatie op het gebied van de geo-informatievoorziening landelijk toonaangevend.

Bij afdeling Basisinformatie is het huidige assetbeheersysteem voor alle assets in de buitenruimte ondergebracht. Voorzien is dat Basisinformatie ook beheerder wordt van het nieuwe systeem.

 Verder werk je samen met de afdelingen waar het beheer en onderhoud van de verschillende assets is belegd, en de afdelingen in de beheer- en informatieketens die van het assetmanagementsysteem gebruikmaken voor uitvoerende en ondersteunende taken.

Verder kom je in het project alle ondersteunende afdelingen van de gemeente tegen, zoals: Inkoop, Financiën, ICT  en communicatie.

Omschrijving van de opdracht
Gemeente Rotterdam zoekt een duizendpoot binnen het project Vervanging Obsurv die zich comfortabel voelt in een complexe en dynamische omgeving. Je bent in staat om onder hoge druk de gewenste resultaten te verzorgen. Enerzijds door het tijdig opleveren van deliverables, maar ook door ervoor te zorgen dat andere projectleden tijdig leveren wat nodig is.

• Je ondersteunt de projectmanager bij de planning, uitvoering en afronding van projectactiviteiten.

• Je coördineert projectactiviteiten en zorgt voor een goede communicatie tussen teamleden en belanghebbenden.

• Je draagt zorg voor het opstellen en bijhouden van projectdocumentatie, zoals projectplannen, voortgangsrapportages en risicobeheersingsplannen.

•  Je bent plaatsvervangend businessprojectleider en zorgt ervoor dat jij en de projectleider opereren vanuit dezelfde informatiepositie.

De beoogde werkzaamheden binnen het project bestaan op hoofdlijnen uit:

•  Procesondersteuning:

  • Ondersteuning bij planningbeheer

  • Najagen van lopende projectactiviteiten

  • Communicatie en verslaglegging

  • Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten, inter- en extern.

  • Je zorgt voor de projectdocumentatie.

• Procesverbetering:

  • Identificeren en implementeren van procesverbeteringen om de efficiëntie en effectiviteit van projectuitvoering te verhogen.

  • Doorvoeren van de laatste kennis op het gebied van projectmanagementmethodologieën en -standaarden.

• Budgetbeheer:

  • Monitoren van projectbudgetten en zorgen voor een nauwkeurige financiële rapportage.

  • Ondersteunen bij het opstellen van budgetprognoses en kostenbeheersingsstrategieën.

• Kwaliteitsbeheer:

  • Zorgen voor naleving van kwaliteitsnormen en -richtlijnen binnen projecten.

  • Uitvoeren van kwaliteitscontroles en audits om de projectresultaten te waarborgen.

• Risicobeheer:

  • Identificeren, analyseren en beheren van projectrisico’s.

  • Ontwikkelen van risicobeheersingsplannen en zorgen voor tijdige escalatie van kritieke risico’s.

Kandidaat omschrijving
Jij bent van ICT-projecten binnen de business, innovatief, doelgericht, transparant en betrouwbaar. Je spant je in om het vervangingsproject van het assetmanagementsysteem van Rotterdam te laten stromen. Borgt de kwaliteit en de projectdocumentatie en jaagt op resultaten. Jij bent sterk in het organiseren en de coördinatie van (project)werkzaamheden.

Als enthousiaste projectondersteuner en plaatsvervangend projectleider ben jij in staat om proactief en oplossingsgericht te handelen. Jij hebt echt een hands-on mentaliteit, en streeft ernaar processen compleet en accuraat op te zetten met hoge mate van nauwkeurigheid en oog voor detail. Procesverbetering, Budget-, Kwaliteits- en Risicobeheer hebben van nature jouw focus. Verder werk je graag zelfstandig, maar voel je ook aan wanneer het goed is om samen te werken met je collega’s. Je praat collega’s altijd bij en denkt mee in het verbeteren van de projectaanpak. Jij communiceert altijd duidelijk en op het juiste niveau. Dit doe je zowel schriftelijk als mondeling. Daarnaast ben je in staat om zaken vanuit een breed perspectief te beoordelen, jij hebt namelijk echt een helicopterview. Je kan zowel acteren is de in de wereld van IT als in de wereld van de Business. Je bent in staat beide talen te spreken en de brug te slaan tussen de verschillende leefwerelden. Je bent je bewust van de organisatie waarin je werkt en je houdt altijd rekening met de verhouding. Je hebt het vermogen om effectief samen te werken met diverse belanghebbenden, van technische teams tot senior management. Tot slot ben je flexibel en beschik je over aanpassingsvermogen in een dynamische projectomgeving.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde WO-opleiding;

• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring op het terrein in een vergelijkbare rol binnen IT-projecten, in een gemeentelijke of overheidsomgeving;

• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in een technische beheerorganisatie, opgedaan in de afgelopen 4 jaar;

• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring in IT Support; 

• Je hebt ervaring met assetmanagementprocessen;

• Het maximale uurtarief is €116,00.

Wensen

• Je hebt werkervaring opgedaan bij een gemeente met minimaal 300.000 inwoners;

• Je hebt minimaal 1 jaar kennis van en ervaring met procesmanagement;

• Je hebt minimaal 1 jaar kennis van en ervaring met procesmanagement in een gemeentelijke omgeving;

• Je hebt minimaal 1 jaar kennis van en ervaring met assetmanagement;

• Je hebt minimaal 1 jaar kennis van en ervaring met assetmanagement in een gemeentelijke omgeving.

Aanvullende informatie
In het kader van Anders werken wordt er deels vanuit huis gewerkt. Voor het vergaderen en digitaal ontmoeten wordt er gebruik gemaakt van MS Teams. Wanneer fysieke aanwezigheid benodigd is vindt dit voornamelijk plaats op Wilhelminakade 179.