Projectleider Aanbestedingen Drukwerk en Kantoorartikelen - cluster BCO

Je bent de projectleider van de 2 aanbestedingen Drukwerk en Kantoorartikelen voor de Afdeling Facilitaire Dienstverlening (FDV). Je neemt de leiding in het organiseren en voorzitten van de meetings en stemt voortgang en inhoud af. Je bent een spin in het web tussen de productverantwoordelijke (opdrachtgever), inkoop en contractmanagement. Afhankelijk van de workload en fase van het project bestaat er de kans dat je ook wordt ingezet voor de andere producten en diensten.

Jouw functie

Rotterdam is altijd in beweging. De clusters van de gemeente en de huisvesting van het concern zijn hierdoor continue in ontwikkeling. Dat geldt ook voor de verschillende producten en diensten van de afdeling FDV. Om de aanbestedingen Drukwerk en Kantoorartikelen in goede banen te leiden en te komen tot geïmplementeerde contracten zoekt FDV een projectleider. Tot de scope van de opdracht behoort het aankopen en implementeren van de nieuwe overeenkomsten voor Drukwerk en Kantoorartikelen.

Tot deze scope behoren de volgende taken:

• Eerste aanspreekpunt voor de betreffende inkoper;

• Zorgdragen voor tijdige besluitvorming door MT en/of projectgroep leden;

• Rapporteren aan MT en/of projectgroep leden;

• Plannen bijeenkomsten met de werkgroep van de aanbesteding en indien nodig de werkgroep van het implementatieteam en/of stuurgroep;

• Beschikbaarheid diverse werkgroepen verzorgen;

• Bijhouden actielijsten;

• Het coördineren van acties van diverse stakeholders gedurende het project

• Verzamelen van de input vanuit diverse stakeholders intern en extern (behoefte en markt);

• Verzorgen dat de implementatie is geborgd en het contract soepel kan worden overgedragen aan contractmanagement.

Deze taken en verantwoordelijkheden zullen in nauwe samenwerking opgepakt worden met de productmanager.

• Je hebt minimaal een afgeronde Hbo-opleiding in de richting van Facility Management, Inkoop of Bestuurskunde;
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met aanbesteding - en inkooptrajecten, opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
• Je hebt werkervaring met projectmatig werken;
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met financiële processen op het gebied van Inkoop, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.

Wensen

• Je hebt werkervaring met het doen van aanbestedingen binnen een (semi) overheidsorganisatie;

• Je bent in het bezit van rijbewijs B.

Competenties

Als resultaatgerichte projectleider haal je energie en plezier uit het optimaal leiden van een project in zowel een faciliterende, leidende als een actieve rol. Je bent initiatiefrijk, komt uit jezelf met voorstellen en ideeën en onderneemt actie waar nodig. Je zoekt proactief naar praktische verbeteringsmogelijkheden. Werken in projectmanagement betekent dat je planmatig en accuraat te werk gaat. Je stelt je flexibel op en past je eigen handelen aan bij te verwachten afwijkende resultaten. Je gaat zelfstandig maar met oog voor je omgeving en duurzaamheid aan de slag en levert tijdig het afgesproken resultaat.

Binnen het projectteam werk je intensief samen als het gaat om besluitvorming en binnenkomende vragen.

Onze organisatie

Jouw werkgebied voor deze vacature is het organisatieonderdeel (cluster) Bestuurs- en concernondersteuning (BCO). BCO noemen we ook wel de spil van de ondersteuning van de gemeentelijke organisatie. De medewerkers van BCO zorgen ervoor dat het College van burgemeester en wethouders de stad kan besturen. Het is de schakel tussen de Rotterdammers, het stadsbestuur en de veertien gebieden. BCO verzorgt de bedrijfsvoering voor alle clusters. De afdelingen inkoop, communicatie, ICT, Facilitaire Dienstverlening, juridische zaken, HR, onderzoek en financiën zorgen ervoor dat de clusters zich volledig kunnen richten op hun eigen taken.

De afdeling

Facilitaire Dienstverlening is een afdeling van IIFO (Innovatie, Informatievoorziening, Facilitair en Onderzoek) in het cluster BCO (Bestuurs- en Concernondersteuning). FDV is een afdeling in ontwikkeling, bestaande uit de nieuwgevormde teams: projecten en advies, producten en diensten, facility en beveiliging en een bedrijfsbureau.

Facilitaire Dienstverlening staat voor dienstverlening in de huisvesting van collega’s in de brede zin. Klantgericht, aansluitend bij het primair proces van de gebruikers, flexibel reagerend op veranderingen in de omgeving en kostenbewust binnen de financiële en huisvestingskaders die gesteld zijn.

Data voor verificatiegesprek: Week 8 en 9 - 2026.

De kandidaten die aangeboden zijn in de inschrijvingen die het hoogst eindigen in de ranking worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek. Dit zijn maximaal 3 kandidaten.

Geschatte gespreksduur per gesprek: 30 - 60 minuten.

Tijdens het gesprek wordt beoordeeld in welke mate de kandidaat aan het doel van de aanbestedende dienst beantwoord.

Optie tot verlenging: 4 x 3 maanden

Hybride: Thuisbasis is de 5º etage van het Timmerhuis, Halvemaanpassage 90 Rotterdam. Daarnaast werken we opgavegericht. De werklocatie is op een (project)locatie binnen de gemeente Rotterdam.

Weging
Op basis van de totaalscore op de subgunningscriteria wordt bepaald welke inschrijver de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan. De weging van de subgunningscriteria is:

• 30% prijs

• 70% kwaliteit

De weging van de afzonderlijke vragen is weergegeven in de vragenlijst.

Inschrijvingen
Inschrijver kan 1 kandidaat aanbieden.