Medewerker HR verzuimbeheer (agendabeheer) - cluster BCO

Jouw functie

Als Medewerker HR Beheer Agendabeheer ga je primair voor het team Agendabeheer aan de slag maar je kunt op termijn ook op een ander procesteam worden ingezet. Iedere werkdag is weer anders in deze dynamische functie. Wat doe je als Medewerker HR Beheer Agendabeheer:

Het team Agendabeheer vormt de spil tussen de organisatie en de arbodiensten. Wij zorgen voor een soepele planning en coördinatie van afspraken tussen medewerkers, leidinggevenden en bedrijfsartsen. Daarnaast beheren we verzuimdossiers, verwerken we terugkoppelingen en bewaken we de voortgang volgens de Wet Verbetering Poortwachter. Ons doel is om het verzuimproces efficiënt en transparant te laten verlopen, zodat alle betrokkenen tijdig de juiste ondersteuning krijgen.

Wij zoeken een hands-on HR-medewerker die snel de handelingen rondom agendabeheer van de arboartsen en verzuimregistratie oppakt. Je bent een enthousiaste collega die maatschappelijk betrokken is en deze dynamische functie met zowel hart als hoofd uitvoert. Je werkt deels vanuit huis en deels op locatie, waar je contact hebt met medewerkers en leidinggevenden. Geduld en nauwkeurigheid zijn essentieel in deze rol.

Werkzaamheden

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Telefonisch/mail contact met medewerkers en leidinggevenden: je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen over de arbodiensten. Je plant afspraken in, wijzigt of annuleert deze indien nodig;
• Je bewaakt de Wet Verbetering Poortwachter: op basis van de adviezen van de bedrijfsarts zorg jij voor de vervolgafspraken, zodat de verzuimbegeleiding efficiënt en volgens richtlijnen verloopt;
• Je draagt er zorg voor dat de terugkoppelingen van de arboartsen in het juiste verzuimdossier geplaatst wordt, zodat leidinggevenden altijd tijdig toegang hebben tot de juiste informatie.

• Je beschikt minimaal over een afgeronde hbo-opleiding;
• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring op het gebied van verzuimadministratie binnen een Gemeente, opgedaan in de afgelopen 2 jaar;
• Je hebt kennis van en werkervaring met verzuimadministratie, opgedaan in de afgelopen 2 jaar;
• Je hebt kennis van en ervaring met de Wet Verbetering Poortwachter;
• Je bent vaardig in het gebruik van Microsoft Office (Word, Excel en Outlook).

Wensen

• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring met het systeem Compas HR of een vergelijkbaar HR systeem.
• Je hebt werkervaring als medewerker HR beheer bij een gemeentelijke organisatie;
• Je hebt werkervaring met het verwerken van verzuimmutaties.

Competenties

• Je kunt schakelen op verschillende niveaus.
• Je kunt zelfstandig werkzaamheden verrichten.
• Je bent een teamspeler die samen met je collega's oplossingsgericht te werk gaat.
• Je bent een echte aanpakker.
• Je bent stressbestendig en flexibel.
• Je bent niet alleen klant- en resultaatgericht, maar je bent ook empatisch en sociaal ingesteld.
• Je bent communicatief vaardig in de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift.

De afdeling

De afdeling HR-Beheer ontwikkelt zich tot een afdeling die efficiënte en hoogwaardige salaris- en personeelsdiensten (administratie en registratie) biedt. De afdeling bestaat uit verschillende procesteams; Instroom, Doorstroom, Uitstroom, Kwaliteit/Controle/organisatiebeheer, Specials, VOG & Stage, SW en informatievoorziening.

HR beheer is in verandering. We doen de personeels- en salarisadministratie voor alle ambtenaren en SW medewerkers van de gemeente Rotterdam en alle HR informatievoorziening. Door digitalisering, automatisering en procesgericht werken doen we ons werk steeds sneller en beter. Vrijkomende capaciteit gebruiken we om extra dienstverlening te verkennen door middel van experimenten. Geslaagde experimenten borgen we in onze dienstverlening. We zijn geen op zichzelf staande eenheid, maar zijn onderdeel van 1 integraal opererend HR. Met onze medewerkers creëren we een cultuur van verantwoordelijkheid.

Voor de afdeling zijn drie speerpunten benoemd:

• Voortbouwen op de ingezette beweging naar een procesgerichte afdeling met een cultuur van verantwoordelijkheid;
• Vereenvoudigen/optimaliseren werkprocessen (verdere digitalisering);
• Betrekken van medewerkers en de lijn bij verdere innovatie en vernieuwing werkwijze.

Onze organisatie

Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad ook met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. In deze voorhoede werk jij, voor en samen met meer dan 665.000 Rotterdammers. Bij zo'n stad hoort een eigentijdse overheid. Wij bieden je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen. Bij de gemeente Rotterdam staat centraal dat je je als medewerker kunt ontwikkelen. Dat stimuleren we ook. Want hoe beter jij je werk kunt doen, hoe beter het resultaat voor onze stad.

Jouw werkgebied voor deze vacature is het onderdeel Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO). De BCO noemen we ook wel de spil van de gemeentelijke organisatie. De medewerkers van dit cluster zorgen ervoor dat het college van burgemeester en wethouders de stad kan besturen. Het is de schakel tussen de Rotterdammers, het stadsbestuur en de veertien gebieden. De BCO verzorgt ook de bedrijfsvoering voor alle clusters. De afdelingen inkoop, communicatie, ICT, facilitaire zaken, juridische zaken, HR, onderzoek en financiën zorgen ervoor dat de clusters zich volledig kunnen richten op hun eigen taken.

Data voor verificatiegesprek: Week 51-2025 op locatie of via MS Teams

Procedure

Weging
Op basis van de totaalscore op de subgunningscriteria wordt bepaald welke inschrijver de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan. De weging van de subgunningscriteria is:
• 20% prijs
• 80% kwaliteit
De weging van de afzonderlijke vragen is weergegeven in de vragenlijst.

Verificatiegesprek
De kandidaten die aangeboden zijn in de inschrijvingen die het hoogst eindigen in de ranking worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek. Dit zijn maximaal 3 kandidaten.

Geschatte gespreksduur per gesprek: 30 - 60 minuten
Tijdens het gesprek wordt beoordeeld in welke mate de kandidaat aan het doel van de aanbestedende dienst beantwoord.

Inschrijvingen
Inschrijver kan 1 kandidaat aanbieden.

FSK: 7

Afwijkende werktijden: N.v.t.

Verhouding prijs/kwaliteit: 20% - 80%