Managementassistent - cluster SO

Jouw functie

Je komt werken bij de afdeling Ruimtelijk Ontwerp & Advies. Een afdeling die verdeeld is over 6 teams. De managementassistentes ondersteunen primair de teamleiders en het afdelingshoofd. Je gaat twee teamleiders ondersteunen en pakt ook de ingewikkelde afspraken op van andere teamleden. Zelf ben je onderdeel van het team ondersteuning en ga je samen met de 2 andere managementassistentes en de afdelingssecretaris de ondersteuning perfectioneren. Met elkaar verdelen jullie de overige organisatorische- en ondersteunende taken op de afdeling.

Je taken bestaan uit:

• Complex agendabeheer
• Afspraken maken, reserveren vergaderruimtes, aanmelden bezoekers
• Telefoneren
• Faciliteren bij de organisatie van workshops en andere bijeenkomsten
• Ondersteunen van projecten, veelal gericht op de organisatie van de afdeling
• Actielijst van vergaderingen

• Je hebt minimaal een mbo-4 opleiding afgerond;
• Je hebt werkervaring met Outlook, MS Teams en Excel;
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als managementassistent, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.
• Je hebt werkervaring met het ondersteunen van twee teamleiders tegelijk. Blijkend uit werkervaring in het cv.

Wensen

• Je hebt ervaring met het organiseren van evenementen en vergaderingen, groter dan 80 personen;
• Je hebt een hbo-opleiding afgerond;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als ondersteuner bij een overheidsorganisatie of een bedrijf.

Competenties

• Je kunt je snel thuis maken in een organisatie, je bent daarom flexibel en kunt snel schakelen.
• Service staat bij jou hoog in het vaandel, je bent resultaatgericht, nauwkeurig en stressbestendig en je weet van aanpakken.
• Uiteraard beheers je de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling al schriftelijk.
• Je bent communicatief vaardig en hebt uiteraard een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.

De afdelingen

Je komt werken voor afdeling Ruimtelijk Ontwerp & Advies, onderdeel van het cluster Stadsontwikkeling. Een afdeling met zo'n 180 medewerkers met een informele sfeer.

Wat doet de afdeling

Als je door Rotterdam loopt, zie je het meteen: hier is altijd wel wat aan de hand. Van hoge hijskranen tot stratenmakers op de grond. In Rotterdam wordt gebouwd! We bouwen extra woningen, scholen en voorzieningen. We maken de openbare ruimte in hoog tempo groener, gezonder, toegankelijker en veiliger. Opgaven die grote uitdagingen met zich meebrengen. Onze inhoudelijke professionals zijn stedenbouwkundigen, landschapsarchitecten en modelleurs. In de ondersteunende rol van managementassistent draag ook jij, op jouw manier, bij aan de ontwikkeling van de stad!

Data voor verificatiegesprek: Week 50/51.

De kandidaten die aangeboden zijn in de inschrijvingen die het hoogst eindigen in de ranking worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek. Dit zijn maximaal 3 kandidaten.

Geschatte gespreksduur per gesprek: 30 - 60 minuten

Tijdens het gesprek wordt beoordeeld in welke mate de kandidaat aan het doel van de aanbestedende dienst beantwoord.

Procedure

Weging
Op basis van de totaalscore op de subgunningscriteria wordt bepaald welke inschrijver de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan. De weging van de subgunningscriteria is:
• 30 % prijs
• 70 % kwaliteit
De weging van de afzonderlijke vragen is weergegeven in de vragenlijst.

Inschrijvingen
Inschrijver kan 1 kandidaat aanbieden.