Inkoopadministrateur - cluster BCO

Organisatie
Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven, in deze voorhoede werk jij. Met de stad als leerschool kun je aan de slag met onderwerpen waar jij van bent en van wilt zijn. Voor en samen met meer dan 630.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Een organisatie die jou de ruimte geeft om te groeien, die je de vrijheid en verantwoordelijkheid biedt om Rotterdam en jezelf vooruit te helpen.

De afdeling
De afdeling Inkoop en Aanbestedingszaken van het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO) van de gemeente Rotterdam draagt zorg voor de steeds verdere professionalisering van de inkoopfunctie binnen de gemeente en draagt zorg voor het efficiënt, doelmatig en rechtmatig inkopen van leveringen, diensten en werken ten behoeve van het concern. Uitgangspunt is dat inkoop ingezet wordt om via de externe markt ‘het beste voor Rotterdam’ te verkrijgen.

Dit impliceert dat middels inkoop een bijdrage wordt geleverd aan het verwezenlijken van concerndoelstellingen, zoals het realiseren van besparingen, het optimaliseren van bedrijfsprocessen, kansen bieden voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en het verwezenlijken van duurzaamheidsdoelstellingen.

 Om tot deze doelstellingen te komen is een goed ingerichte en efficiënte inkoopadministratie van belang. De afdeling Inkoop en Aanbestedingszaken bestaat uit meerdere backoffice teams (inkopers) en de Frontoffice Inkoop. Als inkoopadministrateur ben je werkzaam bij de Frontoffice van de afdeling Inkoop en Aanbestedingszaken en is het eerste ingangspunt voor de clusters en leveranciers bij vragen over inkoop.

Omschrijving van de opdracht
Na een heerlijk kopje Rotterdamse koffie ga je aan de slag met een aantal bestelaanvragen. Je controleert ze op volledigheid en juistheid, zet ze om in een inkooporder en stuurt ze door naar de leverancier. In de middag heb je een afspraak met één van je interne collega’s die advies nodig heeft voor een aanbesteding. Je levert input en adviseert over het bestelproces.

Vervolgens pak je met je collega’s de onvolledige dossiers op en zorg je ervoor dat alle gegevens juist verwerkt worden in het systeem Oracle.  Je checkt of alle gegevens juist zijn aangeleverd door de inkopers en stuurt de contracten door naar de aanbestedingsspecialisten voor een laatste check. Verder ben je ook verantwoordelijk voor contracten die administratief verlengd moeten worden. Tegen het eind van het jaar sluiten we aan de hand van lijstwerk de inkoopordernummers af en helpen we elkaar in deze drukke periode waar nodig is.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Ondersteunen van proceseigenaren bij het veilig gebruik en inrichting van informatiesystemen;

• Ontwikkelen van risicomanagementstrategieën;

• Opzetten van business continuity plannen en crisismanagement;

• Creëren van awareness bij medewerkers en management;

• Adviseren over security architectuur en governance;

• Adviseren over de huidige en toekomstige beheersituatie in relatie tot continuïteit, risico en impact;

• Uitvoeren van risicoanalyses en opstellen van beheersmaatregelen

Kandidaat omschrijving
Jij bent bekend met het motto van Rotterdam ‘geen woorden, maar daden’. Een ideale functie voor iemand die graag de handen uit de mouwen steekt. Naast het maken van de nodige meters ben jij het gezicht van de afdeling Frontoffice Inkoop. Je schakelt met interne klanten, leveranciers en collega’s. Jij weet ze allemaal te voorzien van de juiste informatie als het gaat om inkoopzaken en inkoopprocedures.

Competenties:

• Je bent dé inkoopadministrateur met een hands-on mentaliteit en durft in ons frisse jonge team in elk gat te springen.

• Je bent een kei in het raadplegen, opvoeren, toetsen, bewerken en autoriseren van gegevens in verschillende soorten systemen. Met jouw leervermogen laat jij zien dat je aan de hand van informatie, handleidingen en instructies het werk snel kunt oppakken.

• Je gaat daarbij integer en proactief te werk. Daarnaast ben je communicatief zeer vaardig en weet jij sterk maar dienstverlenend op te treden naar interne klanten, leveranciers en collega’s.

• Je bent resultaatgericht en laat dit terugzien in de opgeleverde dossiers. Goed samenwerken en flexibiliteit vind je belangrijk. Daarentegen kun je ook goed zelfstandig werken en krijg je met regelmaat complimenten terug uit je team over jouw probleemoplossend vermogen.

• Je werkt accuraat en planmatig, daarnaast ben je ondernemend en kom je tijdens een teamvergadering geregeld met goede ideeën om de klanttevredenheid nog meer te verhogen.

Eisen

1. Je hebt minimaal een afgeronde Hbo-opleiding;

2. Je hebt werkervaring als inkoopadministrateur met hierbij de volgende werkzaamheden:

   • Het toetsen van binnenkomende bestelaanvragen op rechtmatigheid en doelmatigheid. De uitkomsten op een nauwkeurige wijze vastleggen;

   • Het verstrekken van inkoopopdrachten aan leveranciers;

   • Aanspreekpunt voor inkoopvraagstukken;

   • Adviseren van collega’s tbv inrichting van bestelprocessen;

3. Je hebt kennis van en werkervaring met het systeem Oracle Cloud opgedaan in de afgelopen twee jaar. 

Wensen

1. Je hebt een afgeronde inkoopopleiding: Nevi 1, Nevi 2 of een minor inkoop afgerond;

2. Je hebt werkervaring opgedaan als medewerker debiteuren of medewerker crediteuren in Oracle Cloud;

3. Je hebt werkervaring opgedaan als inkoopadministrateur/operationeel inkoper binnen een gemeente;

4. Je hebt kennis van en werkervaring met een contractbeheersysteem.

Procedure
Weging:
Op basis van de totaalscore op de subgunningscriteria wordt bepaald welke inschrijver de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan. De weging van de subgunningscriteria is:

• 20 % prijs

• 80 % kwaliteit

De weging van de afzonderlijke vragen is weergegeven in de vragenlijst.

Verificatiegesprek:
De kandidaten die aangeboden zijn in de inschrijvingen die het hoogst eindigen in de ranking worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek. Dit zijn maximaal 5 kandidaten.

 Geschatte gespreksduur per gesprek: 30 - 60 minuten
Tijdens het gesprek wordt beoordeeld in welke mate de kandidaat aan het doel van de aanbestedende dienst beantwoordt.

 Inschrijvingen:
Inschrijver kan 1 kandidaat aanbieden.

Aanvullende informatie
Uitvoering werkzaamheden vinden plaats op kantoor en vanuit huis.

Let op!: Nee, ook doorleenconstructies zijn niet toegestaan.