Directiesecretaris Toezicht Handhaving Parkeren en Markten - cluster SB

Jij bent een rustpunt voor de directeur, een natuurlijke vertrouweling waarmee zij kan sparren. Maar ook ben je voor haar een kritische gesprekspartner die dingen bespreekbaar durft te maken. Je organiseert verbinding en draagt eraan bij dat zaken niet blijven hangen. Tegelijkertijd ben je zichtbaar voor het cluster en het Stadhuis, zij weten wat zij aan jou hebben; een behulpzame partner, die tegelijkertijd rolzuiver is en opgaves adresseert waar ze thuishoren.

Het is essentieel dat de directeur goed ondersteund wordt. De directiesecretaris is de spin in het web voor de directie en de schakel met het stadhuis. In deze functie werk je dus op het snijvlak ambtenarij, bestuur en de buitenwereld.

We zijn op zoek naar een directiesecretaris voor de directie Toezicht, Handhaving, Parkeren en Markten (THPM). Als directiesecretaris ben jij sterk in het stroomlijnen van een spervuur aan vragen. Jij pakt makkelijk de ruimte om 'jouw' directeur in positie in te brengen. Jij bent in staat om hierin maatwerk te leveren door het ene moment te ondersteunen en het andere moment te adviseren. En uiteraard communiceer jij makkelijk en open.

Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving, in een grote organisatie met omvangrijke ambities voor de stad. Dat maakt dat er achter de schermen processen heel soepel moeten lopen. Als directiesecretaris ben je op de hoogte van de formele en informele procedures en ken je de mensen die daarvoor relevant zijn. Je bent dan ook ijzersterk in samenwerken, netwerken én schakelen en het coördineren op het snijvlak van inhoud en proces. Het ene moment ben je secretaris van groot directieoverleg of vergadering van de wethouder, het andere moment lees je mee met een politiek gevoelig stuk en weer een ander moment sta je aan de lat om een ingewikkeld vraagstuk zo snel mogelijk op te lossen met behulp van collega's.

Oke! Maar wat ga je dan écht doen?
De kern van de functie bestaat uit 3 onderdelen:
1. Ondersteunen van de directeur THPM door te adviseren op tactisch en strategisch niveau, te zorgen dat overleggen zijn voorbereid en er verslagen worden gemaakt. Te prioriteren en verbanden te leggen en ad hoc dingen op te pakken. Je signaleert, waardoor de directeur effectief kan zijn en durft haar/hem daarop aan te spreken.
2. Je bent de schakel tussen het stadhuis en de directie, waarbij je de wethouderstaven voorbereid en verslaat, bestuurlijke stukken toetst op kwaliteit en samenhang en de verbinding legt tussen inhoudelijke collega's en collega's van bestuursondersteuning.
3. Je geeft advies aan collega's hoe ze op een correcte en effectieve manier besluitvorming op directie en bestuurlijk niveau kunnen bewerkstelligen. Je adviseert hen in welke overleggremia zij kunnen benutten en wat er nodig is voor die gremia om goede keuzes te kunnen maken.

Bovenstaande is de kern van de functie, maar je stelt je werkpakket samen met je directeur. De inhoud van je werkpakket staat dus niet 100% vast en kan tussentijds wijzigen.

De volgende concrete werkzaamheden, taken en verantwoordelijkheden kun je in ieder geval verwachten:

• Voorbereiden en verslagleggen van overleggen waar je directeur aan deelneemt en van de wethoudersstaven. Je monitort dat acties en afspraken uit deze overleggen worden nagekomen.

• Toetsen bestuurlijke stukken op kwaliteit en samenhang.

• Je bent verantwoordelijk voor het stroomlijnen van contacten tussen stadhuis en directie.

• Adviseren van collega's en je directeur op tactisch en strategisch niveau.

• Je houdt de vinger aan de pols op ontwikkelingen binnen de directie en escaleert naar afdelingshoofden of je directeur als er knelpunten ontstaan.

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding in de richting van juridisch, economisch of bestuurskundig.
• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als secretaris met het ondersteunen van directie/bestuur, opgedaan in de afgelopen 10 jaar.
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met het regisseren van besluitvormingsprocessen met meerdere directies en bestuurlijke gremia.
• Je hebt werkervaring met het inhoudelijk toetsen en redigeren van bestuurlijke stukken (college- en/of wethoudersstukken) op kwaliteit, samenhang en bestuurlijke sensitiviteit. Benoem ook een referentieproject in het cv waaruit dit blijkt.

Wensen

• Je hebt inhoudelijke kennis en advieservaring op het gebied van Toezicht, Handhaving, Parkeren of Markten.
• Je hebt ervaring in soortgelijke functies binnen een gemeente met meer dan 175.000 inwoners.
• Je beschikt over werkervaring in het adviseren van bestuurders over de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Benoem een referentieproject uit de afgelopen 2 jaar.
• Je hebt kennis van en ervaring met een digitaal archiveringssysteem.

Competenties

• Omgaan met de politieke- en bestuurlijke context
• Verbinder tussen diverse vakgebieden
• Communiceren op bestuurlijk, strategisch en tactisch niveau
• Pragmatische insteek
• Uitstekend ontwikkeld analytisch vermogen
• Helicopterview
• Adviseren, challengen en beoordelen
• Organisatiesensitief
• Overtuigingskracht
• Zowel zelfstandig als in teamverband functioneren
• Flexibel, stressbestendig, organisatorisch vaardig en een netwerker
• Uitstekende Nederlandse schriftelijke en mondelinge vaardigheden

De afdeling

Stadsbeheer is het cluster binnen de Gemeente Rotterdam wat werkt aan resultaat op straat. Aan een openbare ruimte die schoon, veilig en onderhouden is. De medewerkers variëren van rioolreinigers tot toezichthouders, van inspecteurs tot landmeters, van assetmanagers tot projectleiders en van ambtelijk opdrachtgevers tot projectmanagers. Of het nu is via beheer, advies, onderhoud, handhaving of toezicht. De belangrijkste uitdaging is het realiseren van een gezond stedelijk leven voor iedereen. Hierbij spelen vraagstukken als de energietransitie, klimaatadaptatie, circulaire economie, veranderende mobiliteitsvragen en gezondheidsvraagstukken. De groei van de stad leidt tot verdichting en intensiever gebruik van de openbare ruimte bovengronds en ondergronds.

Onze organisatie

Wij zijn van buiten.
En buiten is van ons allemaal.

Stadsbeheer houdt de Rotterdamse buitenruimte in vorm. Wij zorgen ervoor dat de stad een fijne, veilige en schone stad is om in te wonen, werken en recreëren. We werken gebiedsgericht, met oog voor het ritme van de stad en samen met de Rotterdammers!

Waar wij van zijn

Je staat er misschien niet bij stil, maar de zorg voor de Rotterdamse buitenruimte gaat 24 uur per dag door. Er zijn namelijk talloze wegen die begaanbaar moeten blijven, bruggen die open en dicht moeten gaan en lantaarnpalen die moeten werken. En dan hebben we het nog niet eens gehad over onderwerpen zoals boomverzorging, het reinigen van de stad of het beheer van gemeentelijke begraafplaatsen. Dit doen we allemaal op een zo slim, efficiënt en duurzaam mogelijke manier. Met één doel voor ogen: een nette, schone en veilige stad voor iedereen.

Vakmanschap vinden we belangrijk, gericht op het beste resultaat op straat. Efficiënt, duurzaam en innovatief. Altijd de verbinding zoekend met de behoefte van Rotterdammers, bedrijven en bezoekers. Daar wordt Rotterdam zichtbaar beter van!

Optie tot verlenging: 2 x 6 maanden

Hybride: In het kader van Anders werken wordt er voornamelijk vanuit huis gewerkt. Voor het vergaderen en digitaal ontmoeten wordt er gebruik gemaakt van MS Teams. Wanneer fysieke aanwezigheid benodigd is vindt dit voornamelijk plaatst op bovengenoemde locatie.

Weging
Op basis van de totaalscore op de subgunningscriteria wordt bepaald welke inschrijver de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan. De weging van de subgunningscriteria is:

• 30% prijs

• 70% kwaliteit

De weging van de afzonderlijke vragen is weergegeven in de vragenlijst.