Projectmanager RO

De gemeente Renkum kent diverse sportaccommodaties en er is momenteel behoefte aan een projectmanager sportparken om twee grote buitensport-accommodaties te revitaliseren en over te dragen in beheer en onderhoud aan de verenigingen.

Situatie:
Op twee sportaccommodaties na, zijn alle niet bebouwde sportaccommodaties volledig verzelfstandigd. Dat wil zeggen dat zowel financiering als beheer en daadwerkelijk onderhoud door derden wordt uitgevoerd onder verantwoording van de gebruiker(s)/eigenaren van de sportaccommodatie. Bij twee niet bebouwde sportaccommodaties is de gemeente nog aan zet voor de financiering en uitvoering van zowel dagelijks onderhoud, (meerjarig) beheer en renovatie. De voetbalverenigingen die gebruik maken van deze sportaccommodaties betalen een bescheiden financiele bijdrage in de kosten. Met deze twee voetbalclubs, respectievelijk SCW23, gesitueerd op het Wilhelminasportpark en OVC85 gesitueerd op sportpark Bilderberg zijn gesprekken gaande over het toekomstig beheer en onderhoud. De gemeente wil graag het uitgangspunt hanteren dat de gebruiker zelf verantwoordelijk is en de kosten betaald voor het duurzaam in standhouden van de sportaccommodatie die zij zelf gebruiken. Daar hoort bij dat beide sportparken zodanig worden gerevitaliseerd dat er sprake is van geoptimaliseerde sportparken voordat deze stap gezet wordt. Voor sportpark Bilderberg betekent dit vooral een optimalisatie op basis van het duurzaam in stand houden van de bestaande situatie. Voor Wilhelminasportpark betekent dit in alle gevallen om een herinrichting van het sportpark, zodat het sportpark optimaal kan voldoen aan de wensen van de in 2023 samengevoegde drie voetbalverenigingen met de nieuwe naam SCW23. Belangrijk aspect is het gegeven dat beide sportparken binnen 500 meter liggen van stikstofgevoelige natura 2000 gebieden. De wijze van herinrichting van met name het Wilhelminasportpark is daardoor mede afhankelijk geworden van de specifieke stikstofeisen die de provincie nu aan het uitwerken is. Wij proberen bij de optimalisatie, in samenspraak met de vereniging daar zo goed mogelijk op te anticiperen. Bij sportpark Bilderberg speelt stikstof veel minder een rol omdat de huidige inrichting niet of nauwelijks aangepast wordt. Voor de optimalisatie van beide sportparken vragen wij een zelfstandig opererende cultuurtechnisch projectmanager die zowel het (bestuurlijk) proces aanstuurt, en gelijktijdig de (cultuur)technische kennis en ervaring kan inzetten om dit complexe project te begeleiden. Wij verwachten dat daarvoor gemiddeld twee dagen in de week inzet nodig is gedurende ten minste de komende 1,5 jaar. De exacte duur van het project en tijdsbesteding per week is mede afhankelijk van de uitwerking van de plannen.

Verantwoordelijkheden en deliverables:
Projectoverview van deelprojecten, voorstellen en overleggen;Projectarchivering en verdelen van opkomende (schriftelijke) vragen evenals het betrekken van de omgeving (tijdig en correct informeren).

• Zelfstandig opererende cultuurtechnisch projectmanager

Wensen

• Niet bekend

Competenties

• Niet bekend

Organisatiestructuur:
De werkzaamheden vallen onder 1 portefeuillehouder. In de portefeuillehouder-overleggen (POs) op de maandagmiddagen vindt interne bestuurlijke afstemming plaats. Dit project staat standaard op de agenda. Met zowel SCW23 als OVC85 is een stuurgroep, werkgroep en regulier onderhoudsoverleg ingericht. Stuurgroepen en werkgroepen vinden om de zes weken plaats met een interval van drie weken. Aan de stuurgroepen neemt een afvaardiging van het bestuur van de betreffende voetbalvereniging plaats. Aan zijde van de gemeente neemt portefeuillehouder/ tevens voorzitter deel naast de ambtelijk opdrachtgever en de beoogde projectmanager. Aan de werkgroepen neemt eveneens een afvaardiging van de voetbalvereniging deel naast de beoogde projectmanager. In de stuurgroepen vindt besluitvorming plaats met inachtneming van beslissingsbevoegdheid college van B&W en/of gemeenteraad.Vanzelfsprekend kan ook de voetbalvereniging bij een te nemen besluit aangeven dat zij eerst terug moeten naar hun achterban. De werkgroepen zijn vooral bedoeld om de besluitvorming gezamenlijk voor te bereiden en na besluitvorming de plannen daadwerkelijk binnen aangegeven kaders (inhoud, tijd en geld) uit te voeren. Het regulier onderhoudsoverleg vindt eens per drie maanden plaats. Daarin worden de lopende reguliere onderhoudswerkzaamheden besproken. Het accent bij dit overleg ligt bij het lopende dagelijkse onderhoud. Vanuit de gemeente zit daarom de werf naast de beoogde projectmanager aan tafel. Indien nodig worden aparte overleggen georganiseerd voor specifieke onderwerpen. Denk bijvoorbeeld aan de stikstofproblematiek.

Stappenplan om te komen tot overdracht:
Vastelling functies en indeling sportcomplex: bij Bilderberg gaan we voor 90% uit van de bestaande situatie, Bij Wilhelmina gaan we uit van een reconstructie. Daarbij zijn er nu nog twee varianten, 1 met verplaatsing clubgebouw en 1 met handhaving bestaande clubgebouw. Keuze extra kunstgrasveld dient gemaakt te worden.
Inventarisatie van alle elementen in oppervlakte, stuks, etc..
Onderhoud en beheer pakket per element op basis van alle activiteiten nodig voor dagelijks onderhoud, jaarlijks onderhoud en meerjarig onderhoud. Bij meerjarig onderhoud gaat het ook om vervanging.
Kostprijs koppelen aan onderhoud en beheerpakket op basis van inzet personeel (uren), machines en materiaal.
Verdeling van onderhoud en beheer pakket naar werkzaamheden voor: voetbalclub, gemeente en aannemers.
Toekomstige verdeling van onderhoud en beheer pakket naar werkzaamheden voor: voetbalclub, gemeente en aannemers.
Op basis van stappen 1 en 2 kijken welke maatregelen nu nodig zijn, uit te voeren door de gemeente om te komen tot een nul-situatie (situatie van overdracht/oplevering).