Medewerker Personeels- en salarisadministratie

De professional ondersteunt de gemeente bij het uitvoeren en optimaliseren van de personeels- en salarisadministratie. Het accent ligt in eerste instantie op het gebied van de personeelsadministratie. De werkzaamheden worden zelfstandig en naar eigen inzicht ingericht, met als doel een correcte, tijdige en efficiënte verwerking van personeels- en salarisadministratie.

De opdracht kan onder andere bestaan uit:

• Het uitvoeren en bewaken van administratieve processen rondom in-, door- en uitstroom van de professionals, stagiairs en inhuurkrachten;
• Het opstellen van documenten met betrekking tot arbeidsvoorwaarden, zoals overeenkomsten en correspondentie;
• Het verwerken en beheren van personeelsgegevens in het salarissysteem;
• Het beantwoorden van vragen over personele regelingen en het verstrekken van toelichting hierop;
• Het structureren en opschonen van digitale omgevingen, waaronder Teams en gedeelde schijven;
• Het controleren en verwerken van aanvragen met betrekking tot het Persoonlijk Gezondheidsbudget;
• Het verwerken van meldingen en aanvragen via systemen zoals Topdesk;
• Het digitaal archiveren en beheren van personeelsdossiers;
• Het actualiseren van formulieren en interne P&O-documentatie;
• Het leveren van een bijdrage aan de migratie naar een nieuw salarissysteem;

Aanvullend – basiswerkzaamheden salarisadministratie:

• Het verzamelen, controleren en verwerken van mutaties die betrekking hebben op de salarisverwerking (zoals in-, door- en uitstroom, verlof en vergoedingen);
• Het ondersteunen bij de voorbereiding en uitvoering van de periodieke salarisrun;
• Het controleren van output (zoals loonstroken en overzichten) op juistheid en signaleren van afwijkingen;
• Het beantwoorden van eerstelijnsvragen over salarisstroken en betalingen;
• Het bijdragen aan een correcte toepassing van relevante wet- en regelgeving en interne richtlijnen binnen de salarisadministratie.

De opdracht vraagt om een gestructureerde en zorgvuldige aanpak, waarbij kwaliteit en nauwkeurigheid centraal staan. De professional is in staat om zelfstandig werkzaamheden op te pakken en in te spelen op wisselende werkdruk.

• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat je zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.
• Aantoonbare werkervaring met digitale personeels- en salarissystemen;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar op het gebied van personeels- en salarisadministratie;
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4, in de richting van HRM, Personeel & Arbeid, salarisadministratie of vergelijkbaar;
• Je bent bereid minimaal twee dagen per week fysiek op kantoor werkzaam te zijn.

Wensen

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van personeels- en salarisadministratie (25 punten);
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar binnen een gemeentelijke organisatie (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring met HR- en salarissystemen, waaronder Motion/HR Enterprise (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring met zaaksystemen en digitale archivering, waaronder Notubiz (20 punten);
• Aantoonbare vaardigheid in Microsoft Office en digitale administratieve verwerking (15 punten).

Competenties

• Communicatief vaardig in woord en geschrift;
• Proactieve houding;
• Accuraat;
• Teamspeler;
• Klantgericht.

De gemeente Pijnacker-Nootdorp is een groeigemeente, de komende jaren neemt het inwoneraantal toe van 55.000 naar 65.000. We werken de komende jaren aan grote projecten op het gebied van woningbouw, bedrijventerreinen, infrastructuur, voorzieningen, natuur en recreatie. Het ondernemersklimaat wordt gekenmerkt door innovatieve ondernemers die vooruitlopen op het gebied van warmtetransitie en duurzaamheid. Wonen in Pijnacker-Nootdorp is aantrekkelijk vanwege de goede voorzieningen en de prettige ligging in het groen met uitstekende verbindingen naar Den Haag en Rotterdam.

De ambtelijke organisatie bestaat uit circa 470 professionals. De organisatiecultuur kenmerkt zich door een informeel karakter, vertrouwen en veel ruimte voor eigen inbreng en ontwikkeling. Onze professionals voelen zich gewaardeerd en zijn trots op de organisatie waarvoor zij werken.

Je maakt deel uit van team HRM. Het team is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en uitvoering van HR-beleid en adviseert het management hierover, neemt deel aan of is trekker van verandertrajecten binnen de organisatie en voert de personeels- en salarisadministratie uit. Het team bestaat uit 15 collega’s waarbij iedereen bijdraagt aan een goede en resultaatgericht dienstverlening.

Het team is onderdeel van het Domein Bedrijfsvoering en Dienstverlening. Het domein zorgt voor een goed ondersteuning en advisering aan het bestuur, het management en de professionals van de gemeentelijke organisatie.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek

Pijnacker-Nootdorp beoordeelt de CV’s van de zes geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De minimaal 2 kandidaten die op basis van deze criteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek

In het selectiegesprek wordt nader getoetst in hoeverre de geselecteerde kandidaten voldoen aan de competenties uit de marktplaats uitvraag. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort kan stap één van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de professional die naar ons oordeel het beste voldoet aan het gevraagde profiel in de marktplaats uitvraag. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. De gemeente Pijnacker-Nootdorp behoudt zich het recht de opdracht niet te gunnen.

Optie tot verlenging: Optie tot verlenging: 2x 6 maanden.

Hybride: Je bent bereid minimaal twee dagen per week fysiek op kantoor werkzaam te zijn.

Overig algemeen:

Functieschaal: Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee administratieve partner: De administratieve partner brengt voor deze opdracht €2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

CV-eisen: Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen: De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in ieder geval op maandag, woensdag, donderdag en vrijdag.

De gemeente zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken.