Adviseur/Projectleider Facilitaire Processen & Verhuizing Nieuw Stadhuis

De gemeente Oosterhout staat aan de vooravond van een grote transitie: de verhuizing naar het nieuwe stadhuis. Dit betreft niet alleen de fysieke verplaatsing van medewerkers, voorzieningen en werkplekken, maar ook een verdere professionaliseringsslag binnen de facilitaire organisatie. Om deze verandering zorgvuldig, gestructureerd en toekomstbestendig uit te voeren, zoekt de gemeente tijdelijke versterking in de vorm van een deskundige Adviseur/Projectleider Facilitaire Zaken.

In deze rol ben je verantwoordelijk voor zowel de strategische voorbereiding als de operationele uitvoering van het verander- en verhuistraject. Je combineert visie en analytisch vermogen met daadkracht en organisatorisch overzicht.

Doel van de opdracht

De opdracht heeft twee hoofddoelen:

1. Verder professionaliseren van de facilitaire organisatie

• Analyseren en optimaliseren van facilitaire processen, contracten en dienstverlening.
• Opstellen van verbetervoorstellen en implementatie hiervan gericht op efficiency, kwaliteit en professionalisering.
• Realiseren van financiële voordelen door optimalisatie, herinrichting en slimme inzet van middelen.

2. Voorbereiden en realiseren van de verhuizing naar het nieuwe stadhuis

• Zorgdragen voor een gestructureerde voorbereiding en uitvoering van de verhuizing.
• Coördineren van alle facilitaire, logistieke, contractuele en organisatorische aspecten.
• Implementeren van een toekomstbestendige optimale facilitaire dienstverlening in de nieuwe huisvesting.

Werkzaamheden

1. Verder professionaliseren van de facilitaire organisatie

• Analyseren van bestaande facilitaire processen, contracten en werkzaamheden.
• Vaststellen van knelpunten, risico's en inefficiënties.
• Opstellen van verbetervoorstellen, procesoptimalisaties en implementatieplannen.
• Adviseren over nieuwe facilitaire standaarden, concepten en manieren van werken.
• Verbeteren van dienstverlening richting medewerkers, management, bezoekers en externe partners.
• Afstemmen met interne stakeholders, MT, projectgroepen en vakteams.

2. Voorbereiden van de verhuizing

• Opstellen van een integraal verhuisplan: planning, risicoanalyse, budget, logistiek en communicatie.
• Voorbereiden en uitvoeren van aanbestedingstrajecten (meubilair, inrichting, schoonmaak, beveiliging, verhuizers, diensten, etc).
• Adviseren over inrichting van werkplekken, logistiek, opslag, dienstverlening en werkplekconcepten.
• Selecteren en aansturen van leveranciers, adviseurs en uitvoerende partijen.

3. Uitvoering van de verhuizing

• Opstellen en bewaken van draaiboeken voor uitvoeringsdagen.
• Coördineren van de daadwerkelijke verhuisdagen.
• Bewaken van kwaliteit, planning en budget gedurende het traject.
• Oplossen van operationele knelpunten en borgen van veiligheid.
• Coördineren van nazorg, restpunten en oplevering.
• Evalueren van het proces en aanbevelen van structurele verbeterpunten.

4. Communicatie & Stakeholdermanagement

• Verzorgen van heldere rapportages richting management, stuur-/projectgroepen en stakeholders.
• Bijdragen aan interne communicatie over verhuizing, werkplekconcepten en nieuwe processen.
• Organiseren van instructies, rondleidingen en trainingen voor medewerkers.

• Je hebt een afgeronde opleiding op HBO/WO-niveau, bij voorkeur in de richting van Facility Management, Bedrijfskunde, of gelijkwaardig.
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring met facilitaire optimalisatie en/of verhuisprojecten.
• Je hebt aantoonbare ervaring met projectleiding in een facilitaire context.
• Je hebt ervaring met aanbestedingen en leveranciersmanagement.
• Je hebt ervaring met huisvestings- en verandertrajecten.
• Je hebt werkervaring bij een gemeente of overheid.

Wensen

• Je hebt een afgeronde HBO opleiding, bij voorkeur richting Facility of Bedrijfskunde. (4 Punten)
• Je hebt kennis van overheids-/gemeentelijke processen, wet- en regelgeving en aanbestedingsrichtlijnen. (2 Punten)
• Je hebt ervaring met een soortgelijk project binnen een gemeente. (2 Punten)

Competenties

• Sterke analytische vaardigheden en procesgericht denken.
• Communicatief vaardig en organisatiesensitief.
• Stevig in de schoenen, overtuigend en verbindend.
• Projectmatig, gestructureerd en resultaatgericht.
• In staat om strategie om te zetten naar concrete uitvoering.
• Veranderingsgericht: in staat om mensen mee te nemen en draagvlak te creëren.
• Pro-actief
• Zelfstandig
• Analytisch
• Netwerker
• Politieke en bestuurlijke sensitiviteit

Wat je misschien niet verwacht

We krijgen het heus wel eens te horen: werken bij een gemeente zal wel voorspelbaar zijn. Maar niets is minder waar. Dat roepen we niet, maar laten we zien. Door de lat wat hoger te leggen dan mensen van ons verwachten. Ook onderling, als collega's, doen we meer voor elkaar. We werken niet alleen samen, we voelen ons ook met elkaar verbonden. Dat doen we goed, want we kwamen op de shortlist van de Verkiezing tot Beste Overheidsorganisatie van het Jaar 2022. Met 57.925 inwoners en 600 collega's biedt de gemeente Oosterhout de uitdagingen en kansen van een grote gemeente en de slagvaardigheid en geborgenheid van een kleinere gemeente.

Bij Oosterhout realiseer je onze ambities voor 2030. Het is fijn wonen in Oosterhout. Dat willen we zo houden en ons duurzaam voorbereiden op de toekomst. Tegelijk trekken we bedrijven door onze gunstige ligging en zorgen we daarmee voor werkgelegenheid. En bezoekers kunnen in onze gemeente hun hart ophalen in de prachtige parken en bossen, de historische Heilige Driehoek en bij de vele evenementen. Samen met inwoners, ondernemers, maatschappelijke partners en buurgemeenten kleuren we onze toekomst in. Als jij bij ons komt werken, krijgen we nóg meer voor elkaar!

De opdracht is binnen de afdeling Eerste Lijn, burgerzaken en facility.

Optie tot verlenging: ja

Hybride: Thuiswerken in overleg.

Overig algemeen:

• Aanleveren van een VOG-verklaring is verplicht. Screeningsprofiel 11, 12, 13 en 41. De VOG dient op naam van de leverancier te staan en de functietitel genoemd in deze aanvraag moet opgenomen zijn in de VOG. Bij aanlevering mag de VOG niet ouder zijn dan 2 maanden.
• De gemeente Oosterhout behoudt zich het recht voor om, in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de aangeboden professional, één of meerdere referenties te verifiëren en openbare social mediaprofielen te raadplegen.
• Het niet naar waarheid invullen van de beoordelingscriteria leidt automatisch tot uitsluiting van de procedure.
• De functie is bij de Gemeente Oosterhout ingeschaald in schaal 12 van de CAO Gemeenten.
• De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om professionals alsnog uit te sluiten als uit het cv niet duidelijk blijkt dat aan de gestelde eis wordt voldaan.