Managementassistent bestuur

Wij zijn opzoek naar een Managementassistent bestuur (interim)
28 uur per week

Het betreft een tijdelijke functie van 27 mei t/m 1 november 2024 in verband met zwangerschapsverlof. Je werkdagen zijn van dinsdag t/m vrijdagochtend.

Werk waar je blij van wordt!

Werken bij de gemeente Oisterwijk betekent werken in een prachtige omgeving. Niet voor niets wordt Oisterwijk de parel in ’t groen genoemd. De Oisterwijkse bossen en vennen zijn je achtertuin, daar loop je dus gemakkelijk even heen om je collega te ontmoeten of om je hoofd leeg te maken.

Jouw dagen zijn heel afwisselend omdat je vooruit denkt en steeds ziet wat er morgen, volgende week of volgende maand moet gebeuren. Je zorgt samen met jouw collega’s voor passende, snelle en zorgvuldige ondersteuning van het college en directie. Uiteraard zorg je ervoor dat je de juiste kwaliteit biedt in de ondersteuning. Je gaat aan de slag binnen het bestuurssecretariaat met de nadruk op ondersteuning van de wethouders. Bij afwezigheid vervang jij je collega managementassistentes.
 

• Je levert secretariële ondersteuning en je faciliteert aan het college en directie;

• Je beheert mailboxen, complexe agenda’s, stemt af met ambtelijke organisatie en verricht alle daarmee samenhangende werkzaamheden;

• Je voert verschillende administratieve taken uit;

• Je biedt gevraagd en ongevraagd ondersteuning aan je collega’s;

• Je zorgt dat het college en directie zich kunnen focussen op dagelijkse uitdagingen, zonder zorg voor randzaken;

• Het proces van collegevergaderingen is bij jou in goede handen. Je zorgt voor tijdige behandeling, voortgang en afdoening van collegevoorstellen;

• Organiseert en coördineert bijeenkomsten, vergaderingen en activiteiten, draagt zorg voor de voorbereiding, reserveren van faciliteiten, verslaglegging en afhandeling van vergaderingen en bijeenkomsten;

• Daarnaast signaleer je knelpunten en doe je verbetervoorstellen.

Wat breng je mee?

• Je hebt minimaal twee jaar werkervaring binnen een gemeente als bestuurssecretaresse of managementassistent;

• Je hebt minimaal MBO werk- en denkniveau (niveau 4) met bij voorkeur een relevante secretariële opleiding;

• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, bent bekend met MS Office en weet je digitale weg snel te vinden;

• Je bent een samenwerker en hebt een flexibele werkhouding;

• Je weet je werkzaamheden goed te plannen, bent accuraat en werkt zorgvuldig. Je gaat vertrouwelijk om met gegevens;

• Je weet als geen ander je hoofd koel te houden in de soms hectische, veeleisende omgeving waarin je goed tot je recht komt;

• Door je uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden is een half woord genoeg, handel jij resultaatgericht & pragmatisch en prioriteer jij je werkzaamheden;

• Iedereen voelt zich op zijn gemak bij je door je enthousiaste en energieke persoonlijkheid. Je weet van aanpakken en samenwerken;

• Tot slot heb je een flexibele houding als het om werktijden gaat.