Teamleider Secretariaten/DIV

De opdracht
Voor de gemeente Noordoostpolder zoeken wij een inspirerende Teamleider Secretariaten/DIV a.i. die een team van betrokken professionals richting en stabiliteit biedt in een periode van ontwikkeling. Het gaat om een opdracht met grote zichtbaarheid in de organisatie, in het hart van bestuurlijke en ambtelijke ondersteuning.

Het team bestaat uit 15 medewerkers Secretariaten (Managementsecretariaat, Bestuurssecretariaat en de ambtelijk secretaris van de OR) en 5 medewerkers DIV, inclusief twee adviseurs Zaakgericht Werken. De medewerkers zijn deskundig, bevlogen en hebben hart voor de organisatie; ze zoeken een (tijdelijke) leidinggevende die vertrouwen wekt, ruimte geeft en koers biedt.

Kern van de functie
De professional geeft leiding aan het team, draagt zorg voor het beheer en de ontwikkeling ervan en doet dit onder verantwoordelijkheid van de clustermanager. Je bent verantwoordelijk voor het realiseren van bestuurlijke en programmatische doelen met de beschikbare mensen en middelen, én voor tijdige en juiste oplevering van producten binnen de planning-en-controlcyclus. Je borgt een doelmatige, rechtmatige en effectieve inrichting van de administratieve organisatie en interne controle. Adviezen en plannen voor bestuur en directie toets je op kaders, integraliteit en samenhang met andere clusters.

Doorontwikkeling Secretariaten
In 2025 is een quick-scan uitgevoerd op de Management- en Bestuurssecretariaten. De uitkomsten vormen de basis voor een vernieuwingsopgave die vraagt om een teamleider die richting geeft aan de doorontwikkeling, het gesprek voert met medewerkers, keuzes helpt maken en zorgt voor implementatie van verbeteringen. Je werkt daarbij nauw samen met de huidige waarnemend teamleider en functioneert als kartrekker van het veranderproces.

Doorontwikkeling DIV
Voor DIV ligt er een helder toekomstbeeld (rapport), wat door de directie is vastgesteld en in uitvoering gegeven aan de manager van het Cluster Interne Dienstverlening. Wat is de opgave: teaminrichting en organisatie waarbij continuïteit wordt geborgd, het werk efficiënt(er) wordt uitgevoerd en ontwikkelingen tijdig worden geïmplementeerd. Vanzelfsprekend binnen de gestelde wet- en regelgeving. De komende periode staat in het teken van het zetten van realistische stappen van de huidige naar de gewenste situatie. Als teamleider bewaak je het plan, stimuleer je ruimte bij medewerkers en zorg je voor borging en draagvlak.

Je dient een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) met het volgende screeningsprofiel: 11, 12, 13, 41, 53, 71 aan te leveren. Indien dit niet tijdig aangeleverd wordt, is er een ontbindende voorwaarde van toepassing.

• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring als teamleider in de afgelopen 10 jaar.
• Aantoonbare ervaring met verander- of verbetertrajecten binnen administratieve/dienstverlenende teams. Geef minimaal 1 voorbeeld met het c.v.
• Beschikbaarheid gegarandeerd voor een periode van minimaal 1 jaar.
• De professional heeft aantoonbare kennis van: de Archiefwet, AVG, basisprincipes van informatiebeheer (zoals DUTO, zaakgericht werken).

Wensen

• Minimaal hbo werk- en denkniveau.
• Affiniteit of ervaring met ondersteunende gemeentelijke diensten, waaronder secretariaatswerkzaamheden voor management en bestuur, en werkzaamheden op het gebied van archivering en documentatie.
• Het is een pré wanneer de professional ervaring heeft met veranderprocessen en het begeleiden van teams in een dynamische omgeving.
• Ervaring met het direct aansturen van teams van ten minste tien (10) medewerkers. Weging: 15 %
• De professional heeft bij voorkeur meer dan 2 jaar aantoonbare ervaring binnen een gemeentelijke, provinciale of andere overheidsorganisatie. Weging: 15 %
• Ervaring met digitale systemen en verandertrajecten binnen DIV of secretariaten (denk aan DMS/RMA/zaaksystemen, rol in implementatie/optimalisatie, samenwerking met ICT en bestuur). Weging: 15 %
• De professional is vanaf de startdatum voor minimaal 32 uur per week inzetbaar. Weging: 5 %
• Tijdens het interview worden werkervaring, kennis en competenties getoetst. Weging: 25 %

Competenties

• Sterke communicatieve vaardigheden: helder en overtuigend communiceren op alle niveaus; goed kunnen luisteren en feedback geven.
• Je bent van nature een verbinder.
• Ervaring met (coachend) leidinggeven en het motiveren van medewerkers.
• Doorpakmentaliteit.