Project Wasstraat Informatiebeheer in beweging

Aanleiding

Gemeente Nieuwegein werkt aan het verbeteren van haar informatie- en databeheer in de breedste zin van het woord. Dagelijks maakt de gemeente gebruik van grote hoeveelheden informatie en data. Een deel van de oude informatie is weliswaar (digitaal) opgeslagen maar blijkt niet altijd eenvoudig vindbaar, is onvoldoende beheerd en zeker niet altijd voorzien van bewaartermijnen en metadatering. De informatie is versnipperd en bevindt zich vaak nog op oude omgevingen of netwerkschijven. Documenten zijn soms dubbel opgeslagen of bewaard op persoonlijke schijven en omgevingen. Bij medewerkers heerst verwarring over waar informatie zich bevindt of zou moeten bevinden, wat de status ervan is en op welk moment deze moet worden gearchiveerd.

Met het verstrijken van de tijd raken dit soort omgevingen voller en voller. Hierdoor wordt het steeds lastiger om deze oude informatie snel en efficiënt terug te vinden. Naast stijgende beheerkosten neemt daarmee ook het risico toe dat belangrijke informatie over het hoofd wordt gezien, verloren gaat of niet tijdig vernietigd wordt. Om dit risico te beperken en de medewerkers meer houvast te bieden, maar ook als voorbereiding op toekomstige ontwikkelingen, is een gerichte opruimactie onvermijdelijk.

Door verschillende omstandigheden is het in de organisatie lastig gebleken een dergelijke opruimactie helemaal in eigen beheer uit te voeren. Gemeente Nieuwegein zoekt externe ondersteuning voor het begeleiden van haar (acht) afdelingen bij het versneld opschonen, opnieuw ordenen én beheren van hun oude documenten en data volgens een vaste aanpak, een 'wasstraat'. Deze ondersteuning houdt zowel het formuleren en uitvoeren van een (bewezen) schoningsaanpak in als het begeleiden van de medewerkers tijdens die uitvoering. Het doel is om afdelingsgewijs meer grip te krijgen op de informatie in een nieuwe omgeving zodat deze vanaf dat moment beter vindbaar en beschikbaar is én blijft voor (her)gebruik en samenwerking binnen afdelingen en met andere stakeholders voor zolang dat nodig is. Gemeente Nieuwegein ziet een projectmatige aanpak voor zich. Projectmanagement is daarom onderdeel van de opdracht.

Doel van de opdracht

Het, volgens een vaste aanpak, begeleiden, ondersteunen en instrueren van alle afdelingen en hun medewerkers om (oude) informatie consequent en consistent op te schonen en, voor nu en in de toekomst, op de juiste locatie op te slaan.

Resultaten

• Opgeruimde en beheerde werkomgevingen, waarin alleen actuele en relevante informatie op de juiste plek bewaard blijft voor zolang dat nodig is;
• Niet relevante of verlopen informatie is verwijderd;
• Een professioneel gemanaged project met tijdig gemelde beheersrisico's;
• Toepasbare en toekomstbestendige werkwijze(n) voor alle medewerkers in de omgang met documenten en informatie.

Gewenste situatie

• De wasstraat is in de hele organisatie uitgevoerd en toegepast;
• Oude documenten en data zijn opgeschoond, verwijderd of verplaatst naar een nieuwe omgeving, waar nodig verrijkt met metadata;
• Medewerkers weten waar en hoe ze documenten (met welke metadata) nu én in de toekomst moeten opslaan;
• Documenten zijn beter vindbaar en (her)bruikbaar;
• Alle informatie is voorzien van retentietermijnen;
• Het aantal dubbele en onjuist opgeslagen documenten is geminimaliseerd;
• Teams en afdelingen zijn in staat efficiënter samen te werken door gezamenlijke afspraken, instructies en kennisoverdracht;
• De aandacht voor effectieve samenwerking, archivering en informatieveiligheid is verhoogd.

Werkzaamheden binnen deze opdracht

• Formuleren standaard schoningsaanpak van oude(re) informatie;
• Dagelijkse projectleiding en -verantwoording (inclusief planning, sturing en rapportage), (Afdelingsgewijs) Uitvoeren schoningsaanpak;
• Inventarisatie en analyse van de huidige document- en dataopslag;
• Identificeren van exoten in de dataopslag;
• Vertaling opslag huidige documenten naar de nieuwe documentopslag en -structuur;
• Opschonen en plaatsen van documenten in een logische structuur;
• Adviseren over structuur, retentietermijnen en metadata;
• Begeleiden van en uitleg geven aan medewerkers tijdens en over de werkwijze;
• Medewerkers coachen bij het bepalen welke informatie en bestanden moeten worden meegenomen naar de omgeving en welke moeten worden verwijderd, gearchiveerd of verplaatst;
• Monitoren en vastleggen van de toepassing van de aanpak en signaleren van beheersrisico's en verbeterpunten.

• Je stelt een plan van aanpak op (op hoofdlijnen) hoe je de hierboven beschreven opdracht zou realiseren (max. 6 pagina's).
• Je bent in staat om de benodigde medewerkers, zowel in capaciteit als in expertise, te leveren om de opdracht af te ronden met de gewenste resultaten. Je benoemt in het plan van aanpak duidelijk het team wat wordt aangeboden inclusief voorwaarden en uurtarief.
• De projectleider en de in te zetten professionals hebben minstens 3 soortgelijke opdrachten in de afgelopen 5 jaar uitgevoerd die aantoonbaar vergelijkbaar zijn met de beschreven opdracht van gemeente Nieuwegein. Dit laat je duidelijk terugkomen in de cv's van de projectleider en in te zetten professionals. Je benoemt de referentieprojecten op een aparte pagina in de offerte, en benoemt hierbij de rol, duur en het behaalde resultaat en referenten die benaderd kunnen worden.

Wensen

• Je levert een voorstel voor een bewezen schoningsaanpak en grove planning om bovengenoemde doelen te bereiken.
• Je levert medewerker(s) om die aanpak samen met de gemeente Nieuwegein uit te voeren.
• Je hebt aantoonbare ervaring met het uitvoeren van de aanpak, documentanalyse en documentbeoordeling.
• Je hebt aantoonbare ervaring met structureren en ordenen van informatie.
• Je neemt de dagelijkse leiding van het project op je.
• Je hebt sterke communicatieve vaardigheden, overtuigingskracht en coaching vaardigheden.
• Je hebt kennis van gemeentelijke werkprocessen en relevante wet- en regelgeving (informatiebeheer, privacywetgeving en retentietermijnen).
• Je hebt kennis van gemeentelijke documentomgevingen, zoals Teams, zaak- en processystemen, Document Managementsystemen.
• Het plan van aanpak wordt beoordeeld op de volgende onderdelen: Duidelijkheid in de beschrijving van de aanpak en de fasering, hoe draagvlak wordt gecreëerd, welk type professionals worden ingezet, hoeveel, tegen welk uurtarief en eerste ureninschatting, omschrijving van kansen, risico's en randvoorwaarden, en de wijze waarop voortgang en resultaten worden geborgd. (75 punten)
• De projectleider belast met de uitvoering van de opdracht heeft aantoonbare ervaring met soortgelijke opdrachten binnen een overheidsorganisatie. (25 punten)

Competenties

• Projectmanagement
• Draagvlak creëren
• Proactief
• Communicatief vaardig

Nieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. Nieuwegein ligt centraal gelegen en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en beschikt over efficiënt openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met de buurgemeenten IJsselstein en Utrecht. In deze complete stad ligt voor de Gemeente Nieuwegein ook een taak in het verduurzamen van de stad.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek

De opdrachtgever beoordeelt de 5 offertes van de partijen die in de vorige stap zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria:

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De 3 partijen die op basis van deze gunningscriteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). De overige partijen worden in eerste instantie niet uitgenodigd voor een gesprek en ontvangen een voorlopige afwijzing. Zij nemen plaats in de zogenaamde wachtkamer.

Stap 2: Selectiegesprek

Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de opdrachtgever. De opdrachtgever verifieert in het selectiegesprek of de betreffende kandidaten (inderdaad) voldoen aan het gewenste profiel (knock-outcriteria en de gunningscriteria). De opdrachtgever beoordeelt de betreffende kandidaten in onderlinge vergelijking op de in de inhuuropdracht genoemde competenties.

Planning

De fysieke/digitale gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 17 september 2026, tussen 08:30 uur en 12:30 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 15 september 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Optie tot verlenging: De opdracht kan 3 keer met 3 maanden worden verlengd.

Hybride: Hybride werken is niet mogelijk.

Overig algemeen:

Offerte-eisen

Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.

Werkdagen

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: maandag of woensdag, dinsdag en donderdag. Incidenteel ook in de avonden en weekenden.

Overige informatie

• De aanbestedende dienst vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
• Je gaat akkoord met een SROI regeling in de overeenkomst m.b.t. Social Return.