Procesondersteuner/ Managementassistent
Stadsplein 1, 3431 LZ Nieuwegein, Nederland
Begindatum:
12 okt 2026Einddatum:
-
Publicatiedatum:
19 sept 2026
85
28 Opdracht alleen mogelijk voor professionals in loondienst
Kijkende naar de inhoud van deze opdracht en de wet DBA, kan je deze opdracht alleen uitvoeren als je in loondienst bent. Je kunt ervoor kiezen om bij ons in loondienst te gaan om deze opdracht uit te voeren of via een extern advies- of detacheringsbureau (met akkoord van jouw huidige werkgever). Wij maken voor de betaling van facturen van advies- en detacheringsbureaus gebruik van een G-rekening.
Wil je voor de duur van deze opdracht bij ons in dienst komen?
Dat is mogelijk! Wij bieden je een uitzendovereenkomst aan, waardoor je de opdracht in loondienst vanuit ons uitzendbureau Projectversterkers B.V. kunt uitvoeren. Bereken hieronder jouw bruto maandsalaris.
Wat zijn de voordelen?
Zeker als je gewend bent om opdrachten als zzp-er uit te voeren, lijkt het bruto maandsalaris wellicht wat laag. Echter zijn dit de voordelen voor jou:
- Er wordt 8% vakantiegeld over het bruto maandsalaris uitbetaald.
- Het bruto maandsalaris wordt doorbetaald ook bij ziekte.
- Je bouwt vakantieuren op over de uren die je werkt, waardoor je tijdens opname van je vakantieuren je salaris krijgt doorbetaald.
- Opdracht Overheid draagt sociale verzekerings-premies voor je af, die recht geven op een ww-uitkering indien van toepassing, of op een ziektewetuitkering bij onverhoopte arbeidsongeschiktheid.
- Je krijgt indien gewenst een laptop, telefoon en simkaart van ons tot je beschikking.
- Je kunt deelnemen aan de personeelsactiviteiten van Opdracht Overheid.
- Collectiviteitkorting voor de Zorgverzekering bij CZ.
- Personeelskorting bij Centraal Beheer op verschillende verzekeringen.
Opdracht alleen mogelijk voor professionals in loondienst
Kijkende naar de inhoud van deze opdracht en de wet DBA, kan je deze opdracht alleen uitvoeren als je in loondienst bent. Je kunt ervoor kiezen om bij ons in loondienst te gaan om deze opdracht uit te voeren of via een extern advies- of detacheringsbureau (met akkoord van jouw huidige werkgever). Wij maken voor de betaling van facturen van advies- en detacheringsbureaus gebruik van een G-rekening.
Wil je voor de duur van deze opdracht bij ons in dienst komen?
Dat is mogelijk! Wij bieden je een uitzendovereenkomst aan, waardoor je de opdracht in loondienst vanuit ons uitzendbureau Projectversterkers B.V. kunt uitvoeren. Bereken hieronder jouw bruto maandsalaris.
Wat zijn de voordelen?
Zeker als je gewend bent om opdrachten als zzp-er uit te voeren, lijkt het bruto maandsalaris wellicht wat laag. Echter zijn dit de voordelen voor jou:
- Er wordt 8% vakantiegeld over het bruto maandsalaris uitbetaald.
- Het bruto maandsalaris wordt doorbetaald ook bij ziekte.
- Je bouwt vakantieuren op over de uren die je werkt, waardoor je tijdens opname van je vakantieuren je salaris krijgt doorbetaald.
- Opdracht Overheid draagt sociale verzekerings-premies voor je af, die recht geven op een ww-uitkering indien van toepassing, of op een ziektewetuitkering bij onverhoopte arbeidsongeschiktheid.
- Je krijgt indien gewenst een laptop, telefoon en simkaart van ons tot je beschikking.
- Je kunt deelnemen aan de personeelsactiviteiten van Opdracht Overheid.
- Collectiviteitkorting voor de Zorgverzekering bij CZ.
- Personeelskorting bij Centraal Beheer op verschillende verzekeringen.
Omschrijving
Vanwege het vertrek van de huidige procesondersteuner zoeken wij per direct een tijdelijke procesondersteuner/managementassistent ter ondersteuning van het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling. De opdracht loopt tot eind januari 2027 met optie tot verlenging. De focus ligt op agenda- en vergaderondersteuning, mailboxbeheer, organisatie van bijeenkomsten en diverse administratieve werkzaamheden.
Werkzaamheden
De tijdelijke procesondersteuner/managementassistent maakt onderdeel uit van de vakgroep Management en Ondersteuning en werkt nauw samen met de andere procesondersteuner.
In deze rol worden onder andere de volgende werkzaamheden uitgevoerd:
Werkzaamheden
De tijdelijke procesondersteuner/managementassistent maakt onderdeel uit van de vakgroep Management en Ondersteuning en werkt nauw samen met de andere procesondersteuner.
In deze rol worden onder andere de volgende werkzaamheden uitgevoerd:
- Plannen, voorbereiden en coördineren van (complexe) afspraken en overleggen;
- Agendabeheer en ondersteuning bij e-mailafhandeling;
- Voorbereiden en (indien nodig) notuleren van portefeuillehoudersoverleggen (maandag en donderdag);
- Beheer van de gezamenlijke mailbox;
- Het bijhouden van ons zaaksysteem CRM;
- Het opstellen van inkoopopdrachten en verwerken in Inconto;
- Meedenken over procesverbeteringen;
- Organiseren van bijeenkomsten (o.a. locatie en catering);
- Opstellen van brieven, verzorgen van ondertekening en vastlegging in het inkoopsysteem;
- Opstellen en verspreiden van de afdelingsnieuwsbrief;
- Bijhouden en verdelen van werkzaamheden in het zaaksysteem;
- Verzorgen van attenties bij ziekte, jubilea e.d.;
- Postbeheer.
Eisen
- Je bent beschikbaar per 12 oktober 2026 voor de gevraagde inzet gedurende de volledige opdrachtperiode, waarbij inzet op donderdag vereist is;
- Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuursassistent of vergelijkbare ondersteunende functie;
- Je hebt aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer, vergaderondersteuning en administratieve ondersteuning;
- Je hebt aantoonbare werkervaring met verslaglegging, correspondentie en overige schriftelijke communicatie in een professionele werkomgeving;
- Je hanteert een uurtarief van maximaal € 85,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer, parkeerkosten én fee voor de administratieve partner.
Wensen en competenties
Wensen
Competenties
- Je hebt aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuursassistent of vergelijkbare ondersteunende functie binnen een gemeentelijke organisatie of andere overheidsorganisatie (40 punten);
- Je hebt aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer, vergaderondersteuning, administratieve processen en het ondersteunen van management of directie. Benoem hiervan een duidelijk voorbeeld in de offerte (40 punten);
- Je voegt een persoonlijke motivatie toe, waarin wordt ingegaan op: geschiktheid voor de opdracht, communicatieve vaardigheden en motivatie voor deze opdracht. De motivatie is door jou zelf geschreven. Voeg de geschreven motivatie samen met het cv om deze als één document te uploaden (20 punten).
Competenties
- Organisatorisch sterk & planvaardig: Kan meerdere (complexe) agenda's en overleggen tegelijk beheren, bewaart overzicht en stemt tijdig af met betrokkenen.
- Prioriteiten stellen en stressbestendig: Weet in een dynamische werkomgeving hoofd- en bijzaken te scheiden en blijft zorgvuldig werken bij piekbelasting of ad-hoc verzoeken.
- Communicatief vaardig: Communiceert helder en professioneel, zowel schriftelijk als mondeling, en schakelt makkelijk met management, collega's en externe partijen.
- Proactief en zelfstandigheid: Ziet werk liggen, handelt vooruit en pakt taken zelfstandig op, met oog voor afstemming met procesondersteuners en management.
- Integer en discreet: Gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en gevoelige stukken (agenda's, overleggen, brieven en mailboxen).
Organisatie en team
Nieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. Nieuwegein ligt centraal gelegen en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en beschikt over efficiënt openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met de buurgemeenten IJsselstein en Utrecht. In deze complete stad ligt voor de Gemeente Nieuwegein ook een taak in het verduurzamen van de stad.
Gespreksinformatie
Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV's van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.
Stap 2: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap één van de beoordeling worden herhaald.
Planning
De fysieke gesprekken bij de gemeente staan gepland op maandag 5 oktober 2026 tussen 11:00 uur en 16:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 2 oktober 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.
De opdrachtgever beoordeelt de CV's van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.
- Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
- Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.
Stap 2: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap één van de beoordeling worden herhaald.
Planning
De fysieke gesprekken bij de gemeente staan gepland op maandag 5 oktober 2026 tussen 11:00 uur en 16:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 2 oktober 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.
Overige informatie
Benodigd aantal professionals: 1
Hybride werken: Nee
Optie tot verlenging: De opdracht heeft een optie tot verlenging van 1 x 3 maanden.
Hybride: Geen verdere informatie
Overig algemeen: Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.
Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: maandag, dinsdag en donderdag + dagdeel woensdag of vrijdag.
Overige informatie
- De aanbestedende dienst vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
- Je gaat akkoord met een SROI-regeling in de overeenkomst m.b.t. Social Return.
Meer informatie
Hieronder vind je meer informatie over het aanmeldproces en antwoorden op veelgestelde vragen. Niet gevonden wat je zoekt? Neem dan contact op met Nina de Jong via nina.dejong@kbenp.nl.
Wil je even sparren met een van onze adviseurs?
Neem contact op met onze opdracht adviseur over de opdracht. Je kunt natuurlijk ook contact opnemen via de contactpagina.
Nina de Jong
Contractmedewerker & Opdracht Adviseur
Afwezig
Werkdagen: ma, di, wo, do, vr
