Managementassistente

Vanwege langdurige afwezigheid van de huidige managementassistent zoekt de gemeente per 1 juni een tijdelijke managementassistent ter ondersteuning van het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling. De opdracht loopt tot 1 december 2026 met optie tot verlenging. De focus ligt op agenda- en vergaderondersteuning, mailboxbeheer, organisatie van bijeenkomsten en diverse administratieve werkzaamheden.

De tijdelijke managementassistent maakt onderdeel uit van de vakgroep Subsidies en Ondersteuning en werkt nauw samen met twee procesondersteuners. In deze rol worden onder andere de volgende werkzaamheden uitgevoerd:

• Plannen, voorbereiden en coördineren van (complexe) afspraken en overleggen
• Agendabeheer en ondersteuning bij e-mailafhandeling
• Voorbereiden en (indien van toepassing) notuleren van portefeuillehoudersoverleggen (maandag en donderdag)
• Beheer van de gezamenlijke mailbox
• Organiseren van bijeenkomsten (o.a. locatie en catering)
• Opstellen van brieven, verzorgen van ondertekening en vastlegging in het inkoopsysteem
• Opstellen en verspreiden van de afdelingsnieuwsbrief
• Bijhouden en verdelen van werkzaamheden in het zaaksysteem
• Verzorgen van attenties bij ziekte, jubilea e.d.
• Postbeheer

• Je voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag.
• Je bent aantoonbaar beschikbaar per 1 juni 2026, voor de gehele duur van de opdracht en alle mogelijke verlengingen.
• Je bent aantoonbaar beschikbaar om op donderdag te kunnen werken, andere dagen is in overleg.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent of in een vergelijkbare ondersteunende functie, onderbouw duidelijk in het CV waarom deze functie gelijkwaardig is.
• Aantoonbare beheersing van de Nederlandse taal op minimaal B2 niveau.
• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring als managementassistent, of vergelijkbare functie waarbij complex agenda beheer onderdeel was van de functie. Benoem duidelijk in het CV wat het agenda beheer complex maakte (30 punten).
• Aantoonbare werkervaring vergaderondersteuning en administratieve processen binnen een overheidsinstelling (30 punten).
• Aantoonbare werkervaring met het samenwerken met directie/secretaris (20 punten).
• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van (directie)secretaresse / Management Assistent (10 punten).
• De professional stelt zich voor in een korte persoonlijke motivatie en waarom deze geschikt is voor deze opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door de professional zelf. Voeg de geschreven motivatie samen met het cv om deze als één document te uploaden. Uit het CV en de motivatie blijkt tevens dat de professional beschikt over een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (10 punten).

Competenties

• Organisatorisch sterk & planvaardig: Kan meerdere (complexe) agenda’s en overleggen tegelijk beheren, bewaart overzicht en stemt tijdig af met betrokkenen.
• Prioriteiten stellen en stressbestendig: Weet in een dynamische werkomgeving hoofd- en bijzaken te scheiden en blijft zorgvuldig werken bij piekbelasting of ad-hoc verzoeken.
• Communicatief vaardig: Communiceert helder en professioneel, zowel schriftelijk als mondeling, en schakelt makkelijk met management, collega’s en externe partijen.
• Proactief en zelfstandigheid: Ziet werk liggen, handelt vooruit en pakt taken zelfstandig op, met oog voor afstemming met procesondersteuners en management.
• Integer en discreet: Gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en gevoelige stukken (agenda’s, overleggen, brieven en mailboxen).

Nieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. Nieuwegein ligt centraal gelegen en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en beschikt over efficiënt openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met de buurgemeenten IJsselstein en Utrecht. In deze complete stad ligt voor de Gemeente Nieuwegein ook een taak in het verduurzamen van de stad.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek

De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de tien geselecteerde professionals in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De professionals die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). De beste professionals (minimaal 2) worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige professionals worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek

In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende professionals voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De professionals dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde professionals op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap één van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de professional die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige professionals worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

De fysieke gesprekken bij de gemeente staan gepland op dinsdag 26 mei 2026, tussen 9:00 uur en 13:00 uur.

Optie tot verlenging: Optie tot verlenging: 2x 3 maanden.

Hybride: De professional is aantoonbaar beschikbaar om op donderdag te kunnen werken; andere dagen is in overleg.

Overig algemeen:

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de Gemeente Nieuwegein mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Vergoeding administratieve partner
De administratieve partner brengt voor deze opdracht een vergoeding per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: maandag of woensdag, dinsdag en donderdag.

Planning
Zodra een geschikte professional zich meldt wordt hij of zij uitgenodigd voor een gesprek. Overige professionals ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De aanbestedende dienst vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
• Akkoord met een SROI-regeling in de overeenkomst m.b.t. Social Return.