Consulent / Kwaliteitsmedewerker

Omschrijving van de opdracht
De gemeente Midden-Groningen is op zoek naar een consulent/kwaliteitsmedewerker voor het team DIV&Archief die het digitaal werken met behulp van het zaaksysteem Djuma van Circle Software en My-Lex samen met een tweetal collega’s organisatie breed uitdraagt.

Het consulentschap houdt onder andere in het organiseren van inloopsessies, het houden van presentaties en het geven van trainingen. Ondersteuning en training vindt plaats op individueel niveau, maar ook in groepsverband. Nieuw in dienst tredende medewerkers moeten zo snel mogelijk worden ingewijd in het digitaal werken met het zaaksysteem en de daarop van toepassing zijnde werkprocessen en procedures.  

Daarnaast moeten afgedane en te archiveren zaken gecontroleerd worden op compleetheid, voorzien van de juiste metadata en het hanteren van de juiste vernietigingstermijn, vanuit de selectielijst vernietiging, opgenomen in de zaaktypecatalogus I-navigator.

Vanuit de rol van kwaliteitsmedewerker wordt verwacht:

• Deelname aan projecten over de informatiehuishouding in brede zin t.b.v. procesoptimalisatie, het proceseigenaarschap vastleggen, het opschonen van teamschijven en het Strategisch Informatie Overleg (SIO).

• Het jaarlijkse controleren en actualiseren van alle vanuit het vakgebied DIV&Archief van toepassing zijnde procedures, werkprocessen, handleidingen etc.  

• Het verder uitbouwen van het VHIC-kwaliteitszorgsysteem. 

• Het team vertegenwoordigen bij regelmatige overleggen met I-adviseurs en Functioneel Applicatiebeheerder om digitaal informatiebeheer te optimaliseren, conform wet- en regelgeving.

• Het controleren van een correcte digitale bewaring alsmede de tijdige vernietiging, conform de selectielijst vernietiging, van informatie opgenomen in al dan niet archiefwaardige vakapplicaties.

• Het meedenken en adviseren over de inzet van een e-depot-oplossing. 

Voor de uitvoering hiervan is een proactieve en assertieve aanpak vereist, in combinatie met sterke communicatieve vaardigheden. Het meedenken met de organisatie en verbindingen kunnen maken op het gebied van informatiebeheer in relatie tot DIV&Archief gerelateerde vraagstukken is een pré.

Kandidaatomschrijving
Je hebt aantoonbare en recente ervaring met deze werkzaamheden bij voorkeur binnen een gemeentelijke organisatie. Je hebt ervaring met het werken met geautomatiseerde systemen. Je bent accuraat en kan op basis van instructies snel zelfstandig aan het werk. Je hebt een praktische instelling, kan goed samenwerken en communiceren en bent in staat om eventueel zelf verbetersuggesties aan te dragen. 

Interviewplanning
De interviews worden in overleg gepland ZSM na de sluitingsdatum van indienen offertes.

Dienstencategorie
Diensten voor plaatsing van personeel en personeelsverschaffing

CPV code
79000000-4 - Zakelijke dienstverlening: juridisch, marketing, consulting, drukkerij en beveiliging

Eisen

• Opleiding: U heeft de Leergang adviseur Recordmanagement succesvol afgerond

• Werkervaring: U heeft aantoonbaar op uw CV recente werkervaring met genoemde werkzaamheden opgedaan bij een gemeente met minimaal 60.000 inwoners

Gunningscriteria

• Weging prijsdeel: 30 %

• Kennis en ervaring: U hebt relevante aantoonbare kennis van advisering over digitale informatievoorziening. Toon aan met CV. Weging: 25 %

• Kennis en ervaring: U hebt ervaring met het werken met geautomatiseerde systemen. Toon aan met het CV - Weging: 20 %

• Interview: Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.

  Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria - Weging: 25 %