Begeleiden van uitvragen binnen het dynamisch aankoopsysteem Energie- en Warmtetransitie

• Inventariseren van de concrete behoefte (inhoud, omvang, planning, budget);
• Samen met de projectgroep opstellen van de opdrachtomschrijving, gunningscriteria (prijs en kwaliteit), vaststellen van de weging van de criteria, interne afstemming en goedkeuring;
• Opstellen van het uitvraagdocument;
• Selecteren van de relevante categorie;
• Uitnodigingen van alle toegelaten leveranciers binnen die categorie;
• Verzenden van de uitnodiging via Mercell Source tot Contract;
• Mede beantwoorden van vragen van leveranciers (nota van inlichtingen);
• Openen van inschrijvingen na sluitingstermijn;
• Controleren van volledigheid en geldigheid van inschrijvingen;
• Toetsen aan de uitsluitingsgronden;
• Samen met de beoordelingscommissie beoordelen op basis van de gunningscriteria;
• Vastleggen van het resultaat van de beoordeling;
• Opstellen van de gunningsbeslissing inclusief motivering;
• Verzenden van de gunningsbeslissing aan alle inschrijvers inclusief motivering;
• In acht nemen van de Alcatel-termijn;
• Na afloop, opdrachtverlening aan de winner;
• Publicatie van de gunning via Mercell;
• Administratieve afhandeling en overdracht dossier;
• Actief deelnemen aan het structurele regionale overleg (circa eens per zes weken), met als doel het prioriteren van uitvragen en het bespreken en adresseren van knelpunten;
• Het up to date houden van het DAS energie- en warmtetransitie zelf. Dit wil zeggen het beoordelen en afhandelen van aanmeldingen van nieuwe partijen binnen het DAS en het beantwoorden van vragen ten aanzien van het dynamisch aankoopsysteem. Het dynamisch aankoopsysteem en de uitvragen zijn nauw aan elkaar verbonden en kunnen niet los van elkaar functioneren.

• Het controleren van binnengekomen aanmeldingen op volledigheid en juistheid;
• Het tijdig goedkeuren of afkeuren van aanmeldingen, conform de daarvoor geldende termijnen;
• het beantwoorden van vragen die zijn ingediend ten behoeve van de nota van inlichtingen en/of via de berichtenmodule.

• Ervaring I: De inschrijver beschikt over aantoonbare ervaring bij één of meerdere aanbestedende diensten met het begeleiden van minimaal twee (2) aanbestedingen welke aantoonbaar vergelijkbaar zijn met de categorieën zoals opgenomen in Bijlage 1 DAS Energie- en warmte transitie- §A.5 scope. Deze trajecten dienen te zijn opgestart en volledig te zijn afgerond tussen 9 maart 2023 en 9 maart 2026. De ingediende referenties mogen niet ouder zijn dan drie (3) jaar.
• Ervaring II: De inschrijver heeft bij één of meerdere aanbestedende diensten in de afgelopen (3) jaar minimaal één (1) Europees aanbestedingstraject begeleid (en/of een uitvraag binnen een Dynamisch aankoopsysteem). Dit traject dient te zijn opgestart en volledig te zijn afgerond tussen 9 maart 2023 en 9 maart 2026. De ingediende referenties mogen niet ouder zijn dan drie (3) jaar.
• Maximum tarief: Het maximum tarief per uitvraag bedraagt €6.000,- exclusief btw en inclusief reis-, verblijf- en alle andere overige kosten. Wanneer wordt ingeschreven met een tarief per uitvraag dat hoger ligt dan €6000,- exclusief btw, dan zal de inschrijving ter zijde worden gelegd en zal er geen verdere beoordeling plaatsvinden.

Wensen

• Prijs (30 punten): De beste-prijskwaliteitsverhouding (BPKV) inschrijving wordt bepaald door de optelsom van de scores.
• Kwaliteit - K1: Ervaring III (10 punten): Punten worden toegekend voor het aantonen van meer aanbestedingen die zijn begeleid in de afgelopen drie (3) jaar. Bij één (1) aanbesteding worden vijf (5) punten toegekend; bij twee (2) of meer aanbestedingen worden tien (10) punten toegekend.
• Kwaliteit - K2: Interview (60 punten): Tijdens de interviewfase worden de hiervoor uitgenodigde inschrijvers geverifieerd en beoordeeld op basis van de gestelde knock-out criteria. De interviewcriteria zijn als volgt: Toetsing van de kennis van de inschrijver/projectleider inzake duurzaamheid; Toetsing op welke wijze de inschrijver/projectleider de opdracht gaat uitvoeren en kennis omtrent het begeleiden van DAS uitvragen.

Optie tot verlenging: De opdracht loopt tot 1 april 2027 met de mogelijkheid de opdracht 2 keer met een periode van zes maanden te verlengen.

Hybride: De opdracht kan op afstand worden uitgevoerd, vanuit een eigen locatie (bijvoorbeeld kantoor of thuiswerkplek). Op verzoek van de opdrachtgever kan het echter noodzakelijk zijn om op locatie aanwezig te zijn. Fysieke aanwezigheid kan gevraagd worden vanuit de deelnemende gemeenten in de regio Maastricht-Heuvelland.

Overig algemeen:

Overige randvoorwaarden

• De opdracht betreft géén inhuur van personeel;

• De opdrachtnemer dient te werken volgens de geldende wet- en regelgeving (Aanbestedingswet, Gids Proportionaliteit, etc.) en conform het inkoopbeleid van de gemeente Maastricht;

• De opdrachtnemer dient vertrouwelijk om te gaan met alle informatie en documenten die in het kader van de opdracht worden verstrekt;

• Na aanmelding door de gemeente Maastricht bij opdrachtnemer dient de betreffende uitvraag binnen maximaal één (1) week te worden opgestart (middels een kick-off) door opdrachtnemer. Opdrachtnemer dient zich te conformeren aan de planning van de interne klant c.q. gemeenten Maastricht-Heuvelland;