Medewerker Secretariaat

Wij zijn op zoek naar een professionele ondersteuner voor ons bestuurssecretariaat. Jij zet jouw planningskills en accuratesse in ter ondersteuning van de activiteiten die spelen binnen het bestuurssecretariaat. Je maakt o.a. afspraken in de digitale agenda’s van de collegeleden en handelt standaard correspondentie zelfstandig af. Verder zorg je voor verslaglegging van diverse overleggen en ondersteun je het proces bestuurlijke besluitvorming.

De werkzaamheden bestaan voornamelijk uit:

• Verzorgen van interne en externe correspondentie (mail/post)

• Inplannen van afspraken

• Mailbox secretariaat bijhouden

• Ophalen van bezoek voor bestuurders (voorzien van koffie/thee)

• Ondersteuning bij proces 4/5 mei en kabinetszaken

• Bloemen/ presentjes bestellen

• Telefoonbeheer

• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;

• Minimaal een aantoonbaar afgeronde opleiding op mbo niveau 4;

• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Word, Excel en Outlook, benoem dit duidelijk in het CV;

• Aantoonbare werkervaring als medewerker secretariaat binnen een gemeente;

• Een C2 van de Nederlandse taal, zowel schriftelijk als mondeling.

Wensen

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als medewerker van een secretariaat binnen een gemeente (20 punten);

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als medewerker van een secretariaat binnen een gemeente (40 punten);

• Een maximum uurtarief van €60,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer, werk-werkverkeer, parkeerkosten en inclusief administratieve partner fee (20 punten);

• Aantoonbare werkervaring met de systemen Decos-Join voor zaakgericht werken en I-babs voor vergaderingen (20 punten).

Competenties

Wij zoeken een medewerker die verantwoordelijkheid durft te nemen en afspraken nakomt. Je denkt in pragmatische oplossingen en niet in problemen en werkt vanuit een open en positieve grondhouding. Daarbij ben je je bewust van een politiek bestuurlijke omgeving. Je communiceert in heldere taal zowel schriftelijk als mondeling. Je bent accuraat en goed in staat om op een efficiënte en doortastende wijze de werkzaamheden zelfstandig of in teamverband uit te voeren, waarbij je de juiste prioriteiten stelt.

• Rondt af wat is begonnen;

• Bent flexibel

• Werkt samen;

• Bent integer, betrouwbaar, discreet

Werken bij de gemeente Landsmeer is werken in een gemeente met ambities: korte lijnen, informele werkrelaties en grote onderlinge verbondenheid. Van onze medewerkers vragen wij dat zij actief meedenken en werken aan zowel de eigen ontwikkeling als die van de organisatie. Resultaatgerichtheid, verantwoordelijkheid, pro activiteit, verbinden en communicatie zijn hierbij onze sleutelwoorden.

Beoordeling

Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Administratieve partner beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie vijf (5) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Administratieve partner beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door administratieve partner”.

De vijf (5) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;

2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Planning

De gesprekken bij de gemeente worden op een nader te bepalen moment gepland. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo spoedig mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: 2x 3 maanden

Hybride: Geen verdere informatie

Aantal professionals of FTE: 1

Overig algemeen:

• De gemeente kan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

• Kandidaat kan pas starten als het VOG is aangeleverd bij de opdrachtgever.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

• Deze functie is ingedeeld in functieschaal 6. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

• Administratieve partner brengt voor deze opdracht € 2,50 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

• Maximaal 2 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

• De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: maandag, woensdag en donderdagochtend (3 x 5 = 15u)