Bestuurssecretaresse

Opdracht

Voor het bestuurssecretariaat zijn wij op zoek naar een ervaren bestuurssecretaresse voor tijdelijke inhuur. Wij zoeken een professional die het bestuur optimaal ondersteunt en bijdraagt aan rust, structuur en overzicht in een dynamische bestuurlijke omgeving.

Werkzaamheden

• Complex agendabeheer en prioritering van afspraken;
• Coördineren en bewaken van de (digitale) stukkenstroom;
• Voorbereiden van overleggen en zorgdragen voor volledige dossiers;
• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten (telefonisch, per e-mail en schriftelijk);
• Ondersteunen bij kabinetszaken en gemeentelijke evenementen (bijv. Dodenherdenking, Veteranendag en nieuwjaarsreceptie);
• Coördinatie, uitvoering en ondersteuning bij werkzaamheden rondom Koninklijke Onderscheidingen. Als behandelaar Koninklijke Onderscheidingen ben je verantwoordelijk voor het volledige proces:
  • Adviseren: Je adviseert voorstellers (aanvragers) over de mogelijkheden en voorwaarden voor een lintje.
  • Toetsen: Je beoordeelt binnengekomen voordrachten op volledigheid en inhoudelijke criteria, zoals vrijwilligerswerk, bijzondere initiatieven en de duur daarvan.
  • Dossieropbouw: Je stelt complete en zorgvuldig onderbouwde dossiers op voor de burgemeester en de Kanselarij der Nederlandse Orden.
  • Coördinatie: Je organiseert en coördineert het proces rondom de jaarlijkse Lintjesregen en uitreikingen bij bijzondere gelegenheden.
  • Communicatie: Je onderhoudt contact met voorstellers, ondersteuners en de Kanselarij.

• De professionele dienstverlener voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
• 'Bring your own device’ is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren;
• Indien je personeel ter beschikking stelt, sta je in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi), inclusief juiste SBI Code;
• Indien je personeel ter beschikking stelt, moet je beschikken over een geldige certificering van de Stichting Normering Arbeid (SNA) op basis van de norm NEN 4400-1 (voor Nederlandse ondernemingen) of NEN 4400-2 (voor buitenlandse ondernemingen). Licht toe of het alternatief aanwezig is;
• Minimaal een aantoonbaar afgeronde mbo 4 opleiding;
• Minimaal 3 jaar werkervaring als (bestuurs) secretaresse binnen een overheidsinstelling;
• De professional is beschikbaar per mei 2026 voor gemiddeld 24 tot 28 uur per week en kan werken op woensdag en vrijdag. Een andere dag is in overleg.

Wensen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met complex agendabeheer bestuurders (bijv. wethouder, burgemeester, directie). Benoem tenminste 2 opdrachtgevers waar dit van toepassing was en waar de complexiteit vandaan kwam;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 7 jaar als bestuurssecretaresse bij een gemeente;
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het coördineren, uitvoeren en begeleiden van trajecten rondom Koninklijke Onderscheidingen. Benoem dit duidelijk in het cv.

Competenties

• Flexibiliteit;
• Zelfstandigheid;
• Klantgerichtheid;
• Schriftelijke communicatie;
• Plannen en organiseren.

De gemeente Katwijk werkt dagelijks aan een leefbare, veilige en toekomstgerichte omgeving voor onze inwoners en ondernemers. Onze ambities zijn groot: van de grootste woningbouwontwikkeling in onze geschiedenis tot het versterken van de kwaliteit van de openbare ruimte en het verbeteren van digitale dienstverlening.

Onze organisatie telt zo’n 650 medewerkers en kenmerkt zich door een platte structuur. We zetten sterk in op persoonlijk leiderschap en geven de professionals de ruimte om verantwoordelijkheid te nemen. Zo blijven we flexibel en wendbaar en kunnen we snel inspelen op maatschappelijke ontwikkelingen. In diezelfde geest zoeken we partners die vakmanschap combineren met betrokkenheid en die samen met ons werken aan duurzame resultaten voor Katwijk.

Werkomgeving
Het bestuurssecretariaat bestaat uit meerdere secretaresses die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders. Iedere medewerker richt zich primair op één of twee portefeuillehouders, maar samenwerking en onderlinge vervanging zijn essentieel

Beoordeling

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de professionals die door de administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De professionals die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (Stap 2 in de beoordeling). De beste professionals worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige professionals worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende professionals voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De professionals dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde professionals op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap één van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de professional die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige professionals worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Planning

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 23 april tussen 14:30 uur en 17:00 uur. De professionals die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 22 april 2026 bericht. Overige professionals ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: 2x 3 maanden

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee administratieve partner
De administratieve partner brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier.

Offerte eisen
Maximaal 5 pagina’s excl. motivatiebrief en excl. voorblad, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Woensdag en vrijdag, andere dagen in overleg

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.