Omschrijving

Voor het bestuurssecretariaat zijn wij op zoek naar een ervaren bestuurssecretaresse voor tijdelijke inhuur. Wij zoeken een professional die het bestuur optimaal ondersteunt en bijdraagt aan rust, structuur en overzicht in een dynamische bestuurlijke omgeving.

Werkzaamheden
Als bestuurssecretaresse ondersteun je één of meerdere bestuurders (wethouders en/of burgemeester). Je fungeert als spil tussen het bestuur, de ambtelijke organisatie en externe relaties.
De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

Complex agendabeheer en prioritering van afspraken;
Coördineren en bewaken van de (digitale) stukkenstroom;
Voorbereiden van overleggen en zorgdragen voor volledige dossiers;
Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten;
Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten (telefonisch, per e-mail en schriftelijk);
Ondersteunen bij kabinetszaken en gemeentelijke evenementen (bijv. Dodenherdenking, Veteranendag en nieuwjaarsreceptie);
Coördinatie, uitvoering en ondersteuning bij werkzaamheden rondom Koninklijke Onderscheidingen. Als behandelaar Koninklijke Onderscheidingen ben je verantwoordelijk voor het volledige proces:
- Adviseren: Je adviseert voorstellers (aanvragers) over de mogelijkheden en voorwaarden voor een lintje.
- Toetsen: Je beoordeelt binnengekomen voordrachten op volledigheid en inhoudelijke criteria, zoals vrijwilligerswerk, bijzondere initiatieven en de duur daarvan.
- Dossieropbouw: Je stelt complete en zorgvuldig onderbouwde dossiers op voor de burgemeester en de Kanselarij der Nederlandse Orden.
- Coördinatie: Je organiseert en coördineert het proces rondom de jaarlijkse Lintjesregen en uitreikingen bij bijzondere gelegenheden.
- Communicatie: Je onderhoudt contact met voorstellers, ondersteuners en de Kanselarij.

Eisen

Je hebt minimaal een afgeronde secretaesse opleiding.
Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistente.
Je hebt aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een gemeentelijke organisatie.
Je bent beschikbaar per 19 oktober 2026 voor minimaal 36 uur.
Je hebt aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met MS Office 365.
'Bring your own device' is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld.

Wensen en competenties

Wensen

Aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van bestuurders, directieleden, managementteams en/of leidinggevenden (maximaal 30 punten).
Aantoonbare werkervaring met rechtstreekse ondersteuning van bestuurders, directieleden, managementteams of leidinggevenden (maximaal 30 punten).
Aantoonbare werkervaring met het zelfstandig beheren van complexe agenda's van bestuurders, directieleden of managers en het organiseren en coördineren van overleggen, bijeenkomsten en evenementen (maximaal 20 punten).
Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 2 jaar binnen een gemeente of andere overheidsorganisatie in een secretariële of managementondersteunende functie (maximaal 20 punten).

Competenties

Flexibiliteit
Zelfstandigheid
Klantgerichtheid
Schriftelijke communicatie
Plannen en organiseren

Organisatie en team

De gemeente Katwijk werkt dagelijks aan een leefbare, veilige en toekomstgerichte omgeving voor onze inwoners en ondernemers. Onze ambities zijn groot: van de grootste woningbouwontwikkeling in onze geschiedenis tot het versterken van de kwaliteit van de openbare ruimte en het verbeteren van digitale dienstverlening.

Onze organisatie telt zo'n 650 medewerkers en kenmerkt zich door een platte structuur. We zetten sterk in op persoonlijk leiderschap en geven onze mensen de ruimte om verantwoordelijkheid te nemen. Zo blijven we flexibel en wendbaar en kunnen we snel inspelen op maatschappelijke ontwikkelingen. In diezelfde geest zoeken we partners die vakmanschap combineren met betrokkenheid en die samen met ons werken aan duurzame resultaten voor Katwijk.

Werkomgeving
Het bestuurssecretariaat bestaat uit meerdere secretaresses die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders. Iedere medewerker richt zich primair op één of twee portefeuillehouders, maar samenwerking en onderlinge vervanging zijn essentieel.

Gespreksinformatie

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de offertes van de kandidaten die zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria:

Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De (minimaal 2) kandidaten die op basis van deze gunningscriteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling).

Stap 2: Selectiegesprek
Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de opdrachtgever. De opdrachtgever verifieert in het selectiegesprek of de betreffende kandidaten (inderdaad) voldoen aan het gewenste profiel (knock-outcriteria en de gunningscriteria). De opdrachtgever beoordeelt de betreffende kandidaten in onderlinge vergelijking op de in de inhuuropdracht genoemde competenties.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op vrijdag 9 oktober 2026 vanaf 13:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 8 oktober 2026 bericht.

Overige informatie

Benodigd aantal professionals: 1

Hybride werken: Nee

Optie tot verlenging: De opdracht kan 1 keer met 3 maanden worden verlengd.

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen: De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.

Bestuurssecretaresse