Projectleider implementatie PodiumD Zaak

Opdrachtomschrijving

Gemeente Kampen staat voor een omvangrijke transitie in haar digitale dienstverlening. Als lid van de vereniging Dimpact werkt Kampen samen met andere gemeenten aan de ontwikkeling en implementatie van het dienstverleningsplatform PodiumD. Met de vervanging van het huidige zaaksysteem eSuite door PodiumD Zaak wordt een belangrijke stap gezet richting toekomstbestendig, zaakgericht werken volgens de Common Ground-principes: data bij de bron, API-first en gestandaardiseerd. Deze opgave is meer dan een technische migratie; het is een organisatiebrede verander-opgave die raakt aan processen, mensen, technologie en samenwerking. Kampen heeft al ervaring met PodiumD-componenten zoals Portaal en Formulieren, en richt zich nu op de volledige overstap naar PodiumD Zaak. Daarbij is het doel om per 1 januari 2027 volledig gemigreerd te zijn naar PodiumD Zaak en niet langer afhankelijk te zijn van de eSuite. De implementatie vraagt om het bepalen van de impact op rollen, processen, data en techniek, het zorgvuldig migreren van processen en data in nauwe samenwerking met de businessorganisatie, het inrichten van archivering en compliance conform wettelijke kaders en het realiseren van robuuste koppelingen met landelijke en gemeentelijke applicaties. Tegelijkertijd is het essentieel om medewerkers mee te nemen in de verandering: zij moeten weten hoe ze met PodiumD Zaak werken, waar ze informatie kunnen vinden en hoe nieuwe werkafspraken worden geborgd.

Doelstelling en Scope

Doel van het project is de volledige implementatie en transitie naar PodiumD Zaak, inclusief migratie van processen, data, koppelingen en archiefcomponenten per 1 januari 2027. De bestaande dienstverlening zoals die nu door de eSuite wordt ondersteund, vormt hierbij het uitgangspunt. Continuiteit tijdens de overgangsperiode en borging van dienstverlening tijdens en na het moment van ingebruikname zijn cruciaal om risicos voor inwoners en ondernemers te minimaliseren. De doelstellingen van het project zijn verder geconcretiseerd in zes kernpunten:

• Continuiteit & vervanging: de eSuite-zaakfunctionaliteit is volledig vervangen voor 1 januari 2027. Alle primaire zaaktypen zijn operationeel, kritische koppelingen functioneren en de benodigde ondersteuning is ingericht;
• Uniformiteit & standaardisering: zaaktypen zijn waar mogelijk ingericht op basis van generieke zaaksturing. Afwijkingen worden expliciet onderbouwd en vastgelegd;
• Archivering & compliance: archiefbeheer is ingericht conform Archiefwet & BIO normen;
• Gebruikersondersteuning: medewerkers zijn geinformeerd en getraind, weten hoe zij met PodiumD Zaak moeten werken en hebben toegang tot duidelijke werkafspraken en ondersteunende informatie; Voor de livegang zijn alle trainingen afgerond en is een centrale plek beschikbaar voor handleidingen en ondersteuning;
• Koppelingen & integraties: alle kritische koppelingen zijn beschikbaar via ZGW/NLX-patronen per 1 januari 2027. De periode van parallel werken met de eSuite wordt tot een minimum beperkt om risicos en complexiteit te reduceren;
• Adoptie & verandermanagement: de scope van het project omvat alle organisatieonderdelen die direct of indirect gebruik maken van de eSuite. Tijdens het implementatieproject zal veel aandacht worden besteed aan adoptie, procesafstemming en samenwerking met de business-organisatie, zodat de nieuwe werkwijze breed gedragen wordt.

In scope van het project

• Vervanging van het huidige zaaksysteem (eSuite) door PodiumD Zaak;
• Migratie van bestaande zaakgegevens en documenten;
• Inrichting en migratie van generieke en specifieke zaaktypen;
• Migratie en inrichting van bestaande koppelingen met landelijke en gemeentelijke applicaties (bijv. IJVI, S4SD), waar mogelijk op basis van standaard Common Ground API koppelingen;
• Integratie met landelijke standaarden en toepassingen zoals benodigd voor het functioneren van PodiumD Zaak (bijv. HaalCentraal, ZGW API);
• Impactanalyse en procesinrichting voor informatiebeheer en archivering, inclusief aansluiting op wettelijke kaders;
• Impactanalyse en benodigde aanpassingen aan bestaande rapportagefunctionaliteit en managementinformatie;
• Impactanalyse en procesinrichting ten aanzien van bestuurlijke besluitvorming;
• Evaluatie van ingerichte zaaksturing in het huidige zaaksysteem en besluitvorming over generieke versus specifieke zaaksturing binnen PodiumD (inclusief gebruik van ZAC versus GZAC);
• Uitfaseren van oude eSuite componenten en koppelingen na migratie;
• Adoptie en verandermanagement (training, communicatie, begeleiding);
• Samenwerking met relevante partners (zoals SSC ONS, Dimpact, andere gemeenten);
• Risicomanagement en monitoring van het implementatieproces.

Buiten scope van het project

• Doorontwikkeling van het PodiumD Zaak na livegang;
• Implementatie van applicaties of componenten buiten PodiumD Zaak, tenzij noodzakelijk voor het functioneren van PodiumD Zaak;
• Toevoegen van nieuwe functionaliteiten aan PodiumD Zaak die niet noodzakelijk zijn voor vervanging van de eSuite (maatwerk);
• Ontwikkeling van nieuwe rapportagefunctionaliteit en managementinformatie;
• Bewustwording over dienstverlening (valt onder project Dienstverlening);
• Verrijking en/of verbetering van de kwaliteit van de te migreren data (as-is migratie);
• Toevoegen van nieuwe dienstverleningsprocessen en/of zaaktypen die niet in de huidige eSuite zitten (tenzij noodzakelijk voor continuiteit).

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

Als projectleider ben jij verantwoordelijk voor de succesvolle implementatie en transitie naar PodiumD Zaak. Je stuurt het projectteam aan, bewaakt de planning en het budget, en zorgt voor een soepele samenwerking tussen alle betrokken partijen: van proceseigenaren en vakspecialisten tot externe partners als Dimpact en SSC ONS. Je bent het aanspreekpunt voor de stuurgroep en rapporteert periodiek over voortgang, risicos en mijlpalen. Je zorgt voor:

• Een heldere projectstructuur en governance, inclusief overleg- en escalatiepaden;
• Het opstellen en uitvoeren van een gedetailleerd plan van aanpak, inclusief fasering, teststrategie, migratieplan en adoptie-aanpak;
• Aansturing van het projectteam, bewaking van planning, budget en kwaliteit en een goede samenwerking met de verander- & adoptiemanager;
• Het plannen en coordineren van werkzaamheden bij functioneel beheer, Dimpact, SSC-ONS en externe leveranciers;
• Invulling geven aan de teststrategie, het migratieplan, de activatie van PodiumD Zaak en de migratie van koppelingen;
• Het organiseren van pilots, toetsmomenten en migratieproeven;
• Inzicht in de ontwikkelingen aan het product PodiumD en gerelateerde ontwikkelingen in breder Dimpact verband;
• Het borgen van continuiteit, dienstverlening en compliance aan wettelijke kaders. Het overdragen van kennis en beheer aan de beheerorganisatie na livegang.

Aanpak en Fasering

Het is essentieel dat het project niet uitsluitend als technische migratie wordt beschouwd maar als een organisatiebrede veranderopgave, waarbij business continuiteit, adoptie en impact op de manier van werken centraal staan. Het is aan de projectleider om een gedetailleerd plan van aanpak op te stellen, maar op hoofdlijnen zal de aanpak uit een vijftal fases bestaan:

Voorbereiding

Deze fase draait om het gezamenlijk met de businessorganisatie inventariseren van alle processen en zaaktypen, het uitvoeren van een fit-gap-analyse en het bepalen van de impact van de migratie. Belangrijk is dat proceseigenaren, vakspecialisten, informatiebeheer en archief vanaf het begin betrokken zijn, zodat de juiste keuzes worden gemaakt voor inrichting van de processen en applicatie. In deze fase vinden verkenning en besluitvorming plaats over inrichting van generieke zaakafhandeling, specifieke zaakafhandeling, bestuurlijke besluitvorming en archiveringsprocessen. Ook worden de technische randvoorwaarden en ondersteuning met SSC ONS en Dimpact afgestemd.

Inrichting

In deze fase worden, op basis van de gezamenlijke besluitvorming, de generieke en specifieke zaaktypen ingericht in PodiumD Zaak. De inrichting van zaakafhandeling, bestuurlijke besluitvorming en archiveringsprocessen gebeurt samen met de business, waarbij pilots en toetsmomenten kunnen worden ingezet om keuzes te valideren. Koppelingen met andere systemen en het archiefbeheer worden technisch en functioneel ingericht, met oog voor continuiteit en wendbaarheid.

Migratie

Na inrichting vindt het daadwerkelijke overzetten van data en processen plaats, waarbij waar nodig tijdelijk parallel gewerkt wordt in oude en nieuwe systemen. Pilots en evaluaties zorgen ervoor dat de migratie soepel verloopt en dat eventuele knelpunten tijdig worden gesignaleerd en opgelost. Testen vinden plaats op basis van een concreet testplan met duidelijke mijlpalen en acceptatiecriteria.

Adoptie

Deze fase loopt parallel aan de andere fases en richt zich op het meenemen van medewerkers in de nieuwe manier van werken. Trainingen, werksessies en communicatie zorgen voor draagvlak en kennis, terwijl verandermanagement helpt om weerstand te verminderen en enthousiasme te creeren. De businessorganisatie blijft centraal staan, zodat de nieuwe processen goed landen in de praktijk. Verandermanagement is een integraal onderdeel van het project, met blijvende afstemming en gezamenlijke keuzes gedurende het hele traject.

Nazorg

Na livegang dient het gebruik van PodiumD Zaak te worden gemonitord en geevalueerd. Eventuele issues moeten worden opgelost, de oude eSuite wordt afgesloten en er wordt gezorgd voor een goede borging van kennis en beheer. Eventuele restpunten vanuit het project dienen te worden overgedragen aan de staande organisatie. Het beheer van PodiumD Zaak wordt op basis van een concreet beheer- en overdrachtsplan in samenwerking met de betrokkenen aan functioneel beheer overgedragen.

Specifieke aandachtspunten

Bestuurlijke besluitvorming

Bestuurlijke besluitvorming verdient binnen de implementatie van PodiumD Zaak speciale aandacht, omdat dit proces complex is en meerdere afdelingen, rollen en belangen raakt. Het is belangrijk dat de inrichting van bestuurlijke besluitvorming niet alleen technisch wordt gefaciliteerd (door PodiumD Zaak maar wellicht ook daarbuiten), maar ook organisatorisch goed wordt afgestemd met proceseigenaren, beleidsadviseurs, management en bestuur. In de aanpak betekent dit dat er in een vroeg stadium afstemming moet worden georganiseerd om samen met de businessorganisatie te bepalen hoe besluitvorming optimaal kan worden ondersteund na de migratie naar PodiumD. Daarbij is het essentieel om bestaande en gewenste werkwijzen te inventariseren, knelpunten te signaleren en te zorgen voor duidelijke afspraken over rollen, verantwoordelijkheden en archivering. Door bestuurlijke besluitvorming als integraal onderdeel van het project te benaderen, wordt geborgd dat het nieuwe zaaksysteem daadwerkelijk aansluit bij de praktijk en de kwaliteit van besluitvorming en dossiervorming wordt geborgd.

Informatie- en archiefbeheer

Ook informatie- en archiefbeheer verdienen bijzondere aandacht binnen de implementatie van PodiumD Zaak, omdat het niet alleen gaat om het technisch opslaan van documenten, maar vooral om het duurzaam, toegankelijk en conform wet- en regelgeving beheren van informatie en zaakdossiers. Proceseigenaren, informatiebeheer, de archivaris en archiefmedewerkers dienen betrokken te worden bij het ontwerp en de inrichting van archiveringsprocessen. Dit betekent dat er expliciete keuzes moeten worden gemaakt over welke documenten en metadata worden vastgelegd, hoe vernietiging en overdracht plaatsvinden, en hoe de aansluiting op een toekomstig e-depot en andere archiefsystemen wordt geborgd. Door deze zaken als integraal onderdeel van het project te behandelen, wordt voorkomen dat er in het informatiebeheer gaten ontstaan en wordt de kwaliteit en betrouwbaarheid van de gemeentelijke informatiehuishouding versterkt.

Vereisten / knock-outcriteria

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau;
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 15 jaar als projectleider;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als manager, projectleider of adviseur bij een gemeentelijke organisatie.

Selectiecriteria te beoordelen

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider met de implementatie van een zaaksysteem of zaakgericht werken (40 punten);
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als manager, projectleider of adviseur bij een gemeentelijke organisatie (30 punten);
• Aantoonbare werkervaring met Dimpact of de implementatie van Common Ground (10 punten);
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider in samenwerking met externe partner en leveranciers (10 punten);
• Aantoonbare werkervaring met PodiumD Zaak (10 punten).

Competenties

• Communicatieve vaardigheden;
• Verbindend;
• Gestructureerd;
• Analytisch;
• Overtuigend.

Organisatie

Gemeente Kampen staat voor een omvangrijke transitie in haar digitale dienstverlening. Als lid van de vereniging Dimpact werkt Kampen samen met andere gemeenten aan de ontwikkeling en implementatie van het dienstverleningsplatform PodiumD. Met de vervanging van het huidige zaaksysteem eSuite door PodiumD Zaak wordt een belangrijke stap gezet richting toekomstbestendig, zaakgericht werken volgens de Common Ground-principes: data bij de bron, API-first en gestandaardiseerd. Deze opgave is meer dan een technische migratie; het is een organisatiebrede verander-opgave die raakt aan processen, mensen, technologie en samenwerking. Kampen heeft al ervaring met PodiumD-componenten zoals Portaal en Formulieren, en richt zich nu op de volledige overstap naar PodiumD Zaak. Daarbij is het doel om per 1 januari 2027 volledig gemigreerd te zijn naar PodiumD Zaak en niet langer afhankelijk te zijn van de eSuite.

Aanleiding en context

Gemeente Kampen is lid van vereniging Dimpact en ontwikkelt samen met andere Dimpact-gemeenten het digitaal dienstverleningsplatform PodiumD. Dit platform biedt digitale mogelijkheden om onze dienstverlening op een moderne en efficiente manier te ondersteunen. Zaakgericht werken vormt daarbij een belangrijke basis om onze dienstverleningsprocessen goed in te richten en uit te kunnen voeren. PodiumD is opgebouwd uit meerdere componenten die in samenhang met elkaar de dienstverlening faciliteren, zoals: PodiumD Portaal: het digitale portaal voor inwoners en ondernemers; PodiumD Contact: de KCC-applicatie voor integrale klantbediening; PodiumD Formulier: voor het opstellen en verbeteren van digitale formulieren. Een belangrijke kern van PodiumD is de component PodiumD Zaak. Dit is de zaakafhandelcomponent binnen PodiumD en biedt gemeenten een moderne, Common Ground gebaseerde oplossing voor het registreren, behandelen en archiveren van zaken en documenten. PodiumD Zaak ondersteunt zowel generieke als specifieke zaaksturing, is ontworpen voor integratie met andere gemeentelijke applicaties en faciliteert daarmee onder meer zaakgericht werken, bestuurlijke besluitvorming en archiefbeheer. Voor Kampen is de implementatie van PodiumD Zaak urgent, omdat het huidige zaaksysteem eSuite in 2027 het einde van zijn levensduur en ondersteuning bereikt. In Dimpact verband is daarom gekozen om zaakgericht werken richting de toekomst te borgen door middel van een transitie naar PodiumD Zaak, in lijn met de Common Ground-principes: data bij de bron, API-first en zoveel mogelijk gestandaardiseerd. Kampen heeft al ervaring met PodiumD-componenten zoals Portaal en Formulieren, en richt zich nu op de volledige overstap naar PodiumD Zaak. Het doel is om op 1 januari 2027 volledig operationeel te zijn met PodiumD Zaak en het gebruik van de eSuite afgebouwd te hebben.

Governance en organisatie

Voor de implementatie van PodiumD Zaak is een duidelijke governance- en organisatiestructuur vereist om sturing, besluitvorming en uitvoering te borgen. Het project valt onder de verantwoordelijkheid van de ambtelijk opdrachtgever, met een stuurgroep die toeziet op strategische keuzes, voortgang en risicobeheersing. De stuurgroep bestaat uit de ambtelijk opdrachtgever, vertegenwoordigers van het management en de CIO. De dagelijkse aansturing ligt bij de projectmanager, die verantwoordelijk is voor planning, coordinatie en rapportage. Het projectteam bestaat uit specialisten op het gebied van functioneel beheer, informatie-beheer en informatiemanagement. Daarnaast worden key-users uit de business actief betrokken om adoptie en procesafstemming te waarborgen. Er kan overwogen worden een additionele adviesgroep in te richten om het projectteam en de stuurgroep te adviseren over inhoudelijke keuzes tijdens de implemen-tatie. In een dergelijke adviesgroep zouden bijvoorbeeld collegas vanuit de vakgebieden communicatie, informatieveiligheid en architectuur deel kunnen nemen. Gezien de afhankelijkheden met externe partijen is samenwerking met Dimpact en SSC ONS een randvoorwaarde. Deze partners kunnen deelnemen aan overlegstructuren en leveren expertise op hun domeinen. Samenwerking met de gemeente Zwolle en andere Dimpact gemeenten zal worden ingezet om kennis te delen, ervaringen uit te wisselen en waar mogelijk gezamenlijk op te trekken. De governance wordt ingericht op basis van duidelijke rollen en verantwoordelijkheden:

• Stuurgroep: besluitvorming op strategisch niveau, goedkeuring van mijlpalen en budget;
• Projectteam: uitvoering van activiteiten, voorbereiding van besluitvorming, signaleren van risicos;
• Businessvertegenwoordigers: input leveren voor procesinrichting, testen en adoptie;
• Externe partners: leveren van technische en functionele expertise, implementatieondersteuning.

Rapportage vindt plaats via periodieke voortgangsrapportages aan de stuurgroep en wanneer relevant het management/directieteam. Escalaties verlopen via de projectmanager naar de stuurgroep.

Planning

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 10 november 2025. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 7 november 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

De Opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen. De Opdrachtgever zal om een Integriteitsverklaring vragen. De Opdrachtgever zal om een Uittreksel Handelsregister (KvK) vragen. De Opdrachtgever zal om een Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) vragen. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi). Voor opdrachtnemer geldt een Social Return (SROI) verplichting bij gegunde opdrachten hoger dan 400.000 binnen het DAS van de Talentenregio. Voor meer informatie zie: (https://talentenregiohuurtin.nl/wp-content/uploads/2024/10/SROI-bijlage-DAS-v2.pdf).

Meer informatie

Vragen kunnen ingediend worden tot woensdag 29 oktober 2025, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 31 oktober 2025 gepubliceerd op onze website. De gestelde vragen en antwoorden kunt u inzien door in te loggen via uw account. Inhoudelijke vragen kunt u indienen. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot woensdag 5 november 2025, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.