Salarisspecialist

De salarisspecialist draagt zorg voor een correcte, tijdige en volledige uitvoering van de salarisadministratie binnen de gemeente Kaag en Braassem. De werkzaamheden zijn primair gericht op de maandelijkse salarisverwerking in Youforce, het verwerken en controleren van salaris- en personeelsmutaties en het toepassen van de geldende arbeidsvoorwaarden en wet- en regelgeving.

De salarisspecialist ondersteunt het team HRM bij de dagelijkse uitvoering van de salarisadministratie en draagt bij aan de kwaliteit en continuïteit van de salarisprocessen. De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de bestaande procedures, richtlijnen en afspraken.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden:

• Zelfstandig uitvoeren van de maandelijkse salarisverwerking in Youforce.
• Invoeren, verwerken en controleren van salaris- en personeelsmutaties.
• Controleren van de salarisoutput, waaronder salarisstroken, loonheffingen, afdrachten en loonjournaalposten.
• Signaleren, onderzoeken en corrigeren van afwijkingen in de salarisverwerking.
• Bewaken van de maandelijkse deadlines en zorgen voor een tijdige en correcte verwerking van salarissen.
• Uitvoeren van controles op de juistheid en volledigheid van salarisgegevens.
• Verzorgen van de aansluiting tussen de salarisadministratie en de financiële administratie.
• Verwerken van wijzigingen in arbeidsvoorwaarden en salariscomponenten op basis van de Cao Gemeenten en geldende regelingen.
• Verwerken en controleren van vergoedingen, declaraties, toelagen en overige salariscomponenten, waaronder thuiswerkvergoedingen en toelagen voor onregelmatige diensten.
• Verwerken van mutaties als gevolg van indiensttreding, uitdiensttreding, wijzigingen in dienstverband, verlof en ziekte voor zover deze van invloed zijn op de salarisverwerking
• Controleren of aangeleverde mutaties volledig en juist zijn en zo nodig ontbrekende informatie opvragen.
• Signaleren van onjuistheden in de verwerking en deze oplossen volgens de geldende procedures.

Youforce en salaris administratieve controles

• Werken met Youforce voor het verwerken, controleren en raadplegen van salarisgegevens.
• Uitvoeren van de reguliere controles binnen het salarisproces.
• Signaleren en melden van afwijkingen of onjuistheden in de verwerking of systeeminrichting.
• Bijdragen aan een correcte en uniforme uitvoering van de bestaande salaris administratieve werkprocessen.

Op termijn kunnen hier ook andere ondersteunende werkzaamheden bij komen, zoals:

• Beantwoorden van vragen van medewerkers, leidinggevenden en HR-collega's over salarisstroken, vergoedingen, inhoudingen en de verwerking van mutaties.
• Informeren van medewerkers en leidinggevenden over de toepassing van bestaande arbeidsvoorwaarden en regelingen op het gebied van salarisadministratie.
• Afstemmen met collega's van HRM en financiën over de aanlevering, verwerking en controle van gegevens.
• Signaleren van knelpunten in de dagelijkse uitvoering en aandragen van praktische verbeteringen binnen bestaande werkprocessen.
• Bijdragen aan een goede overdracht van werkzaamheden en het vastleggen van relevante werkinstructies.

• 'Bring your own device' is van toepassing. Dit houdt in dat je zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten; Ditzelfde geldt voor een laptop (deze mag niet ouder zijn dan 2019).
• Je hebt een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als medewerker salarisadministratie of salarisspecialist.
• Je hebt aantoonbare praktijkervaring met Youforce en kan zelfstandig een maandelijkse salarisverwerking uitvoeren, benoem duidelijk in het cv waar deze ervaring is opgedaan.
• Je hebt aantoonbare kennis van de Cao Gemeenten.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het verwerken en controleren van salaris- en personeelsmutaties, waaronder salariscontroles.

Wensen

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van salarisadministratie, bedrijfsadministratie (10 punten).
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met Youforce (30 punten).
• Aantoonbare werkervaring heeft met complexe salaris- en personeelsmutaties, salariscontroles, loonjournaalposten en de aansluiting met de financiële administratie (20 punten).
• Aantoonbare kennis van loonheffingen, pensioenregelingen en relevante arbeidsvoorwaarden (benoem dit duidelijk in het cv) (15 punten).
• Aantoonbare werkervaring als salarisadministrateur binnen een overheidsorganisatie (15 punten).
• Aantoonbare werkervaring met het zelfstandig uitvoeren van werkzaamheden, signaleren van afwijkingen en salarisvraagstukken zorgvuldig en klantgericht afhandelen, benoem dit duidelijk in het cv (10 punten).

Competenties

• Nauwkeurigheid: Werkt zorgvuldig en controleert salarisgegevens en mutaties op juistheid en volledigheid.
• Analytisch vermogen: Signaleert afwijkingen in de salarisverwerking, onderzoekt de oorzaak en komt tot passende oplossingen.
• Zelfstandigheid: Voert de maandelijkse salarisverwerking zelfstandig uit, bewaakt deadlines en werkt binnen de geldende procedures en afspraken.

Organisatie

Kaag en Braassem is een kleine organisatie in een uitgestrekt gebied, midden in het Groene Hart. De gemeente telt elf dorpskernen rondom het vele groen, mooie molens én de twee grote wateren het Braassemermeer en de Kagerplassen. Sport, verenigingsleven, bloementeelt en hart voor historie zijn enkele kenmerken van de gemeente en haar inwoners.

Team

Je komt te werken in een betrokken HR-team met onder andere een strategisch HR adviseur, een HR Adviseur, een recruiter en een medewerker Personeels- en Salarisadministratie.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV's van de kandidaten die door de administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap één van de beoordeling worden herhaald.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 16 november vanaf 13.00 uur of op donderdag 19 november. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 12 november bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: De opdracht kan 2 keer met 5 maanden worden verlengd.

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.