Medewerker Begraafplaatsadministratie

In 2025 heeft de gemeente Huizen een nieuw beleidsplan voor haar begraafplaatsen vastgesteld; Beleidsplan Begraafplaatsen Huizen 2025-2035. Een onderdeel in dit beleidsplan is het genereren van capaciteit door een actief ruimingsbeleid te hanteren.

De gemeente Huizen zoekt tijdelijke ondersteuning voor team Burgerzaken, voor specialistische werkzaamheden van de begraafplaatsadministratie. Aanleiding hiervoor is de voorgenomen ruiming van circa 464 graven op de Nieuwe Begraafplaats. De gemeente streeft ernaar deze ruiming in het eerste kwartaal van 2027 uit te voeren. Het ruimen van graven vraagt om een zorgvuldig en controleerbaar administratief proces. De voorbereiding moet secuur plaatsvinden, met voldoende aandacht voor controles, dossiervorming en een juiste verwerking in de begraafplaatsadministratie, conform de geldende wet- en regelgeving.

Het doel van de opdracht is om de huidige medewerkers van de begraafplaatsadministratie tijdelijk te ontlasten en tegelijkertijd actief bij het proces te betrekken. Je ondersteunt bij de administratieve voorbereiding, uitvoering en afronding van de ruiming.

De opdracht richt zich enkel op de administratieve werkzaamheden die voortvloeien uit de voorbereiding, uitvoering en afronding van de ruiming van graven op de Nieuwe Begraafplaats. Reguliere werkzaamheden van de begraafplaatsadministratie vallen buiten de opdracht.

Je vervult de rol van kartrekker van de administratieve voorbereiding van de ruiming. Jij bent het aanspreekpunt en coördineert het proces, bewaakt de voortgang en stemt actief af met de verschillende collega's die betrokken zijn bij het begraafplaatsbeheer. Daarbij weet je de collega's van Burgerzaken doelgericht te betrekken en kennis over te dragen in het proces.

In de uitvoering werk je secuur en controlegericht, met als doel te komen tot zorgvuldige onderbouwde resultaten waarop de betrokken medewerkers kunnen vertrouwen.

Taken en verantwoordelijkheden

Procesinrichting en coördinatie

• Opstellen en inrichten van werkprocessen ten behoeve van de administratieve voorbereiding van de ruiming.
• Begeleiden en coördineren van het administratieve proces rondom de ruimingsopgave.
• Afstemmen van werkzaamheden met medewerkers van team Burgerzaken en overige betrokkenen.
• Collega's, externe partners en stakeholders betrekken en meenemen in het proces.

Inventarisatie en dossieronderzoek

• Inventariseren van graven die onderdeel uitmaken van de ruimingsopgave.
• Toetsen van grafstatussen op grafniveau.
• Controleren fysieke of digitale dossiers (verklaringen)en beoordelen van geldigheid.
• Controleren van te ruimen graven op de aanwezigheid van behoudenswaardige graven en overige bijzonderheden.
• Opstellen van concept- en definitieve lijsten van te ruimen graven op de Nieuwe Begraafplaats.
• Vastleggen van gemaakte keuzes.

Communicatie en voorlichting

• Opstellen correspondentie en publicaties ten behoeve van de ruiming.
• Versturen van de correspondentie aan rechthebbenden en belanghebbenden.
• Informeren van uitvaartondernemers, steenhouders en andere betrokken partijen.
• Op werkdagen beantwoorden van vragen van rechthebbenden, nabestaanden en overige belanghebbenden per telefoon en e-mail.
• Behandelen en registreren van reacties op aanschrijvingen en publicaties.
• Fungeren als sparringpartner/coach voor administratieve processen rondom de begraafplaatsen, naleving van de beheersverordening en zorgen voor duidelijke en efficiënte werkafspraken.

Ondersteuning uitvoering en afronding ruiming

• Beschikbaar staan voor vragen van collega's, nabestaanden en overige betrokkenen tijdens de uitvoering van de ruiming.
• Administratief verwerken van uitgevoerde ruimingen in Centric Begraven op grafniveau.
• Registreren en verwerken van wijzigingen die voortvloeien uit de uitvoering van de ruiming.
• Zorgdragen voor archivering, dossiervorming en overdracht van informatie.

Gewenst resultaat van de opdracht

Aan het einde van de opdracht is er voor de 464 graven van de Nieuwe Begraafplaats een:

• een gecontroleerde en geactualiseerde begraafplaatsadministratie;
• complete en juridisch controleerbare dossiers;
• definitieve lijsten van te ruimen graven;
• een actueel overzicht van rechthebbenden en grafrechten;
• een administratieve basis waarmee de uitvoering van de ruiming in het eerste kwartaal van 2027 kan plaatsvinden.

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau;
• In het bezit van een geldig rijbewijs B;
• Aantoonbare werkervaring met de applicatie Centric Begraven Benoem in de offerte duidelijk waar de werkervaring is opgedaan;
• Minimaal drie jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van het uitvoeren van de begraafplaatsadministratie;
• Beheerst de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk;
• Uiterlijk beschikbaar per 9 november 2026 voor gemiddeld 16 uur per week;

Wensen

• Minimaal drie jaar werkervaring met verschillende gemeentelijke organisaties; (20 punten);
• Minimaal drie jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van het administratief voorbereiden van ruimingen in opdracht van gemeenten; (20 punten);
• Minimaal drie jaar aantoonbare werkervaring van het uitvoeren van de begraafplaatsadministratie in de laatste vijf jaar, zodat de kennis actueel is; (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring met het werken in Centric Begraven; (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring met het borgen van de continuïteit van administratieve processen en dienstverlening, inclusief kennisoverdracht en vervangingsregeling bij ziekte, verlof of andere afwezigheid (20 punten).

Competenties

• Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling)
• Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk)
• Klantgericht
• Luisteren
• Resultaatgericht werken
• Samenwerken
• Overtuigen
• Assertiviteit
• Besluitvaardigheid
• Organiseren
• Kritisch
• Analyserend vermogen
• Plannen en organiseren

Wie zijn wij

Huizen staat voor aanpakken. Voor luisteren, meedenken en meebeslissen. Voor samen het verschil maken. En werken vanuit mogelijkheden. Huizen is een dorp waar inwoners meedoen, waar we er samen voor elkaar zijn. En waar we met elkaar werken aan een ondernemende, sociale, veilige en duurzame gemeenschap. Dit doen wij vanuit onze visie op dienstverlening 'Goed geregeld, graag gedaan!' en ons Lonkend Perspectief, waarin we onze energie graag inzetten voor de inwoner.

Afdeling Dienstverlening Huizen

De afdeling Dienstverlening van de gemeente is verantwoordelijk voor het leveren van diverse gemeentelijke diensten en het ondersteunen van de burger bij verschillende administratieve en operationele processen. Deze afdeling omvat onder andere de uitvoering van burgerzaken, het klantcontactcentrum, communicatie, en het toezicht en de handhaving van vergunningen. Daarnaast zorgt de afdeling voor de handhaving van openbare orde en veiligheid, beheer van de openbare ruimte, gebouwenbeheer en het omgevingsbeheer. De afdeling speelt een sleutelrol in het waarborgen van een efficiënte en klantgerichte dienstverlening binnen de gemeente, met focus op het verbeteren van de leefomgeving en het bevorderen van veiligheid en welzijn voor de burgers.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de 10 offertes van de kandidaten die in de vorige stap zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De (minimaal 2) kandidaten die op basis van deze gunningscriteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.

Stap 2: Selectiegesprek
Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de opdrachtgever.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op 3 november 2026. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op 30 oktober 2026 bericht.

Optie tot verlenging: De opdracht kan 3 keer met 3 maanden worden verlengd.

Hybride: Bij voorkeur op kantoor in Huizen, in overleg is hybride werken eventueel ook mogelijk. In de opstartfase wordt fysieke aanwezigheid op het gemeentehuis verwacht.

Overig algemeen:

Offerte-eisen

Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Indien je personeel ter beschikking stelt, sta je in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• BYOD (bring your own device): voor deze opdracht moet je gebruik maken van eigen apparatuur.
• 'Voor zover de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta) op de inschrijver en/of de uitvoering van de opdracht van toepassing is, dient de inschrijver gedurende de looptijd van de opdracht te voldoen aan de op dat moment geldende wettelijke verplichtingen uit hoofde van de Wtta. Dit houdt onder meer in dat de inschrijver, indien en zodra dit wettelijk is vereist, beschikt over een geldige toelating of ontheffing, dan wel rechtsgeldig gebruik maakt van het toepasselijke overgangsrecht. De inschrijver verstrekt op verzoek de informatie en/of bewijsstukken die redelijkerwijs nodig zijn om dit vast te stellen en meldt wijzigingen in zijn status die relevant zijn voor de uitvoering van de opdracht onverwijld.'