Medewerker Personeelsadministratie

De gemeenteraden van Wijdemeren en Hilversum hebben in de zomer van 2024 het principebesluit genomen tot het aangaan van een lichte samenvoeging. De samenvoeging tussen deze gemeenten heeft gevolgen voor de ambtenaren, het bestuur en de inwoners. De bestuurlijke fusie staat gepland per 1 januari 2027 en is voorafgegaan door een ambtelijke integratie per 1 januari 2026. Met nog zo'n 3 maanden te gaan tot de bestuurlijke fusie, zijn de voorbereidingen in volle gang.

Takenpakket van de Medewerker Personeelsadministratie:

• Het dagelijkse (going concern) werk uitvoeren;
  • je helpt bij de administratie rondom onderwerpen als arbo en verzuim;
  • je helpt bij de (digitale) administratie van onze Academieomgeving;
  • je verwerkt mutaties in BCS (E-HRM);
  • je beheert personeelsdossiers (inclusief compleet maken en/of opschonen van archief);
  • je beantwoordt vragen van collega's;
  • je stelt correspondentie op.
• Meewerken aan de bestuurlijke integratie;
• Je helpt ons bij het verbeteren van (werk)processen en draagt zo bij aan onze digitalisering en aanbesteding van het nieuwe E-HRM;
• Als projectlid Onboarding help je onze introductiedagen te organiseren.

• Je hebt een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in administratieve richting;
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar binnen een personeelsadministratie van een gemeente of overheidsorganisatie;
• Je hebt aantoonbare werkervaring met E-HRM/BCS/Motion;
• Je hanteert een uurtarief van maximaal € 80,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer.

Wensen

• Je hebt een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau (10 punten);
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met E-HRM/BCS/Motion (15 punten);
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het organiseren van introductiebijeenkomsten (10 punten);
• Je hebt aantoonbare kennis van RAP, onder de werkervaring wordt expliciet vermeld waar deze kennis is opgedaan en ingezet (5 punten);
• Je hebt aantoonbare kennis van en werkervaring met rechtspositie gemeenteambtenaren en Cao gemeenten (10 punten);
• Je hebt aantoonbare kennis van en werkervaring met arbo en verzuim administratie. Onder de werkervaring wordt expliciet vermeld waar deze kennis is opgedaan en ingezet (5 punten);
• Je hebt aantoonbare kennis van en/of werkervaring met aanbestedingen van E-HRM (15 punten);
  • Aantoonbare werkervaring (15 punten);
  • Aantoonbare kennis (7 punten);
  • Geen herleiding (0 punten).
• Je hebt aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar binnen een personeelsadministratie van een gemeente of overheidsorganisatie (30 punten);
  • 5 jaar of meer (30 punten);
  • 2 tot 5 jaar (15 punten);
  • tot 2 jaar (0 punten).

Competenties

• Nauwkeurigheid: zorgvuldig werken, fouten vermijden, oog voor detail.
• Plannen en organiseren: taken structureren, overzicht bewaren, deadlines halen, ook als er veel tegelijk speelt.
• Resultaatgerichtheid: doelgericht werken en actief bijdragen aan het wegwerken van achterstanden.
• Proactief handelen: niet afwachten maar zelf actie ondernemen, kansen zien en benutten.
• Doortastendheid: knopen durven doorhakken, doorpakken waar nodig.
• Flexibiliteit: snel schakelen tussen routine, ad-hoc taken en projectwerk.
• Zelfstandigheid: verantwoordelijkheid nemen en zelfstandig taken oppakken.
• Samenwerken: in teamverband kunnen werken, afstemmen met collega's en projectleden.
• Communicatieve vaardigheid: duidelijk en professioneel communiceren, mondeling én schriftelijk.
• Leerbaarheid / Leervermogen: snel nieuwe systemen, processen en projecten kunnen oppakken.
• Discretie/Integriteit: vertrouwelijk omgaan met informatie, betrouwbaar zijn.

Samen sterker!
Wijdemeren en Hilversum zijn vanaf 1 januari 2027 één gemeente. Zo kunnen we de dienstverlening aan onze 120.000 inwoners en bijna 20.000 bedrijven niet alleen blijven garanderen, maar ook verbeteren. Door onze krachten te bundelen, staan we sterker in het aanpakken van belangrijke uitdagingen, zoals wonen, natuur, economie en bereikbaarheid. Hilversum en Wijdemeren delen een historie en zijn al langer met elkaar verbonden.

De samenvoeging biedt nieuwe energie om die verbondenheid te versterken. De dorpen Ankeveen, Breukeleveen, 's-Graveland, Kortenhoef, Loosdrecht en Nederhorst den Berg behouden hun eigen karakter en vormen een waardevolle aanvulling op de meer stadse karakter van Hilversum. Van veen en water naar zand en heide. Die diversiteit maakt Hilversum aantrekkelijk om in te wonen, te werken én te recreëren.

Het cluster Personeelsadministratie bestaat in Hilversum uit 3 collega's, die parttime bij ons werken. We zetten in de opdrachtperiode een vacature uit voor vaste invulling. We willen dat jij met de nieuwe collega 1 maand samenwerkt om zo te zorgen voor een goede inwerkperiode en overdracht.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de 10 offertes van de professionals die in de voorselectie zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria:

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De (minimaal 2) professionals die op basis van deze gunningscriteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.

Stap 2: Selectiegesprek
Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de opdrachtgever. De opdrachtgever verifieert in het selectiegesprek of de betreffende professional (inderdaad) voldoet aan het gewenste profiel (knock-outcriteria en de gunningscriteria). De opdrachtgever beoordeelt de betreffende professionals in onderlinge vergelijking op de in de inhuuropdracht genoemde competenties.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 13 oktober 2026. De professionals die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk 24 uur voor de gespreksdatum bericht. Overige professionals ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: Er is een mogelijkheid tot verlenging van 3 x 1 maand.

Hybride: De opdracht wordt vervuld op dagen in overleg.

Overig algemeen:

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning. De opdrachtgever verwacht dat dit tarief ligt rond de 60-85 euro.

Overige informatie

• De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Er wordt een VOG screening uitgevoerd conform de VOG screening van de gemeente Hilversum. De verwerkingstijd is maximaal 4 weken, en bij VOG-P screening maximaal 8 weken. De kosten van de VOG zullen ten alle tijden reeds verdisconteerd zijn in het aangeboden uurtarief.
• Er worden geen reiskosten vergoed. Het geoffreerde uurtarief is inclusief de reiskosten woon-werkverkeer. Eventuele reiskosten die gemaakt worden in opdracht van de gemeente Hilversum voor werk-gerelateerde afspraken kunnen gedeclareerd worden.
• 'Bring your own device' is van toepassing. Dit houdt in dat je zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.