Facilitair Coordinator

Opdracht

Wij zijn op zoek naar een Facilitair Coördinator die zelfstandig het contractmanagement en dagelijks beheer (2^e lijns werkzaamheden) voor de gebouwen monitort, optimaliseert en begeleidt. Dat gaat in nauwe afstemming met het programmateam Opvang vluchtelingen, waar de Facilitair Coördinator onderdeel van is, het team Facilitair en Huisvesting zorgt voor de bemensing van het programma en is verantwoordelijk voor de huisvesting van gemeente Hilversum waar ambtenaren in gehuisvest zijn, verder zijn ook het team Inkoop en team Financiën van de gemeente Hilversum betrokken bij de opvang van Oekraïense ontheemden.

Er zijn een aantal projecten die de komende maanden opgepakt dienen te worden

• Aanbesteden contract Safety & Security: dit betreft het cameratoezicht voor het gebouw Thebe. Hierbij dient een uitbreiding gerealiseerd te worden op het toegangscontrole systeem (Paxton) voor de uitbreiding van een vleugel en het nieuw gehuurde gebouw;
• Het contract met de stomerij loopt af en dient opnieuw aanbesteed te worden;
• Het contract manbeveiliging loopt af in Juni 2027 en dient opnieuw aanbesteed te worden;
• Verhuisproject aantal vluchtelingen van gebouw Thebe naar nieuwe gebouw;
• Optimalisatie schoonmaakdienstverlening Thebe / Philips.

Functieomschrijving

De Facilitair Coordinator is verantwoordelijk voor het beheer en inrichting van de vluchtelingenlocaties binnen de gemeente Hilversum. Je bent een verbinder die contacten onderhoudt met het locatiemanagement (dagelijks beheer van de opvanglocaties), de leveranciers, de huismeesters, het programmateam en de collega’s uit het team Facilitair en Huisvesting van de gemeente. Je:

• bent verantwoordelijk voor de (facilitaire) contracten ten behoeve van de vluchtelingen opvanglocaties (o.a. beveiliging, schoonmaak, catering, afval);
• herkent de behoefte vanuit het locatiemanagement en de gemeente en hoe de leveranciers daaraan kunnen bijdragen, zorgt ervoor dat de lopende en nieuw af te sluiten contracten goed blijven aansluiten bij de gebruikersbehoefte;
• bent verantwoordelijk voor het vormgeven van en toezien op een juiste implementatie van de in de inkooptrajecten afgesproken dienstverlening en verzorgt de kennisrol bij aanbestedingen (inkoop is de trekker van aanbestedingen);
• bewaakt, analyseert en bestuurt de dienstverlening van de leverancier. Je verricht hiertoe onder andere leveranciersbeoordelingen en voorziet leveranciers en interne klanten van informatie en feedback;
• lost operationele/tactische knelpunten op, past contracten zonodig aan, verzorgt verlengingen en levert rapportages op aan de programma organisatie;
• Voert projecten uit van initiatie tot en met realisatie en evaluatie.

• Afgeronde hbo-opleiding in de richting van Facilitair Management, Hotelschool of gelijksoortige opleiding;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van contractmanagement facilitaire contracten in de afgelopen 5 jaar (benoem dit duidelijk in het cv);
• Aantoonbare werkervaring met het aanbesteden van facilitaire contracten (benoem dit duidelijk in het cv).

Wensen

• Uiterlijk beschikbaar per 1 mei 2026 voor minimaal 32 - 36 uur per week (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring met het coördineren van 2^e lijns facilitaire dienstverlening (Benoem dit duidelijk in het cv) (30 punten);
• Aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van de contractmanagementcyclus zowel op het gebied van hard- als soft services (benoem dit duidelijk in het cv) (10 punten);
• Aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van het aanbesteden van facilitaire contracten in de afgelopen 5 jaar, blijkend uit minimaal 2 referentie-projecten (benoem dit duidelijk op een aparte pagina in het cv) (30 punten).
• Uitvoeren van aanbestedingen van facilitaire contracten. (benoem dit duidelijk op een aparte pagina in het cv). (10 punten)

Competenties

• Crisis en stressbestendig;
• Interculturele sensitiviteit;
• Leiderschap en teamcoaching;
• Organisatievermogen en procesoptimalisatie;
• Stakeholder management en samenwerking.

Samen sterker!
Wijdemeren en Hilversum zijn vanaf 1 januari 2027 één gemeente. Zo kunnen we de dienstverlening aan onze 120.000 inwoners en bijna 20.000 bedrijven niet alleen blijven garanderen, maar ook verbeteren. Door onze krachten te bundelen, staan we sterker in het aanpakken van belangrijke uitdagingen, zoals wonen, natuur, economie en bereikbaarheid. Hilversum en Wijdemeren delen een historie en zijn al langer met elkaar verbonden.

De samenvoeging biedt nieuwe energie om die verbondenheid te versterken. De dorpen Ankeveen, Breukeleveen, 's-Graveland, Kortenhoef, Loosdrecht en Nederhorst den Berg behouden hun eigen karakter en vormen een waardevolle aanvulling op de meer stadse karakter van Hilversum. Van veen en water naar zand en heide. Die diversiteit maakt Hilversum aantrekkelijk om in te wonen, te werken én te recreëren

In Hilversum hebben we twee grote gemeentelijke opvanglocaties voor Oekraïense ontheemden en een kleine locatie in ontwikkeling. Dit betreft ongeveer 400 vluchtelingen in het Thebepand (Thebe 22). Het gebouw is gehuurd tot april 2032. Op de Philipslocatie worden ongeveer 400 vluchtelingen opgevangen. Deze locatie is gehuurd tot november 2027. In december 2025 heeft de gemeente een gebouw aangekocht dat ontwikkeld moet worden tot een opvanglocatie voor 52 Oekraïense ontheemden. Het dagelijks en sociaal beheer (1^e lijn) wordt op het Thebe-gebouw verzorgt door het Leger des Heils en op het Philips-gebouw wordt deze door Magic Match verzorgt. Beide beheerders hebben een vaste huismeester op locatie die de 1e lijns dagelijkse facilitaire dienstverlening op locatie begeleiden, vastleggen in een systeem en op basis daarvan acties uitzetten naar leveranciers. Alle grote facilitaire contracten zijn aanbesteed en lopen de komende jaren.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De professionals die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). De beste drie professionals worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige professionals worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek

De opdracht wordt gegund aan de professional die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige professionals worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op vrijdag 17 april 2026, tussen 11:00 uur tot 12:00 uur en 13:00 en 17:00 uur. De professionals die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 15 april 2026 bericht. Overige professionals ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend

Hybride: De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg.

Overig algemeen:

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee administratieve partner
De administratieve partner brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg.

Overige informatie

• De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Er wordt een VOG screening uitgevoerd conform de VOG screening van de gemeente Hilversum. De verwerkingstijd is maximaal 4 weken, en bij VOG-P screening maximaal 8 weken. De kosten van de VOG zullen ten alle tijden reeds verdisconteerd zijn in het aangeboden uurtarief.
• We vergoeden geen reiskosten aan de professional die voor Hilversum komt werken. In de marktuitvraag van de administratieve partner wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer is. Eventuele reiskosten die gemaakt worden in opdracht van de gemeente Hilversum voor werk-gerelateerde afspraken kunnen gedeclareerd worden met het ‘DECLARATIE KOSTEN PERSONEEL EN DERDEN’.
• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de professional die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.
• Indien de professional personeel ter beschikking stelt, staat de professional in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).