Regisseur Informatiebeheer & Transitie

Uitvoeringsvoorwaarde:
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de Gemeente Hengelo mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de Gemeente Hengelo. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). Gemeente Hengelo merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is).

Gemeente Hengelo
Gemeente Hengelo is een dynamische organisatie met ruim 900 gedreven medewerkers die zich inzetten voor een leefbare, ondernemende en innovatieve stad. Met meer dan 80.000 inwoners zijn we groot genoeg voor uitdagende projecten en klein genoeg om wendbaar te blijven.

Als opdrachtgever bieden we een professionele en collegiale werkomgeving, waar samenwerken, initiatief en resultaatgericht werken centraal staan. We hechten veel waarde aan innovatie en ontwikkeling, zowel binnen onze organisatie als in de samenwerking met partners.

Wij zoeken professionals die samen met ons willen bouwen aan de toekomst van Hengelo. Werken voor onze gemeente betekent een bijdrage leveren aan een stad met karakter, ambitie en een sterke gemeenschapszin.

Team
Het team Informatiebeheer en data bestaat uit Cluster Informatiebeheer, Geo-informatie(beheer) en kerndatateam. Het cluster Informatiebeheer bestaat uit 14 medewerkers, aangevuld met extern ingehuurde capaciteit. De werkzaamheden omvatten onder andere:

• Postregistratie.
• Zaaktypebepaling.
• Digitaal en fysiek archiveren.
• Digitaal en fysiek vernietigen.
• Kwaliteitscontroles.
• Het verzenden van poststukken, zowel binnen als buiten het zaaksysteem.

In de loop der jaren zijn taken historisch gegroeid. Hierdoor worden momenteel werkzaamheden uitgevoerd die niet (meer) logisch bij het cluster horen of die efficiënter ingericht kunnen worden.

Daarnaast heeft de introductie van het nieuwe zaaksysteem Djuma impact gehad op processen en werkwijzen. Weliswaar zijn processen beschreven in de huidige situatie, maar er is nog geen integrale herijking uitgevoerd vanuit de gewenste situatie: welke taken horen waar, welke rollen zijn nodig en welke werkzaamheden kunnen worden vereenvoudigd, geautomatiseerd of verplaatst.

Opdracht
Als Regisseur Informatiebeheer ben je verantwoordelijk voor de begeleiding van het cluster informatiebeheer in de huidige transitie van professionalisering en digitalisering. Deze regierol kan deze ontwikkelingen in samenhang sturen en implementeren tot concrete en duurzame verbeteringen in werkzaamheden, processen en rollen. Zodat de beoogde veranderingen niet alleen worden bedacht, maar ook daadwerkelijk en duurzaam worden geïmplementeerd.

Deze rol richt zich op:

• Het vertalen van de informatiebeheerstrategie en beleidsadviezen naar concrete werkwijzen.
• Het introduceren van nieuwe werkwijzen, inclusief begeleiding van medewerkers en betrokken afdelingen.
• Kennisontwikkeling van nieuwe en bestaande werkwijzen binnen het team begeleiden
• Het identificeren en realiseren van procesoptimalisatie, automatisering en taakverschuiving.
• Het verminderen van structurele werkdruk en daarmee het verzuim.
• De rol richt zich niet op het sturen op gedrag, die verantwoordelijkheid blijft bij de teammanager

De rol is nadrukkelijk tijdelijk en gericht op het duurzaam versterken van de organisatie, niet op het overnemen van lijnverantwoordelijkheid.

Gedurende de inzetperiode wordt periodiek gerapporteerd over voortgang en gerealiseerde effecten, met specifieke aandacht voor:

• Reductie van structurele uitvoerende taken.
• Effecten op werkdruk en verzuim.
• Concrete voorstellen voor toekomstige rol- en taakinvulling.
• Meetbare reductie in handmatige handelingen of bewerkingstijd

Vereisten / knock-outcriteria
1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
2. Aantoonbaar bereid om alle werkzaamheden op kantoor in Hengelo (O) uit te voeren;
3. Aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie in de afgelopen 5 jaar
4. Aantoonbare werkervaring met verander- of transitieopdrachten in de afgelopen 5 jaar
5. Beschikbaar voor minimaal 16 uur per week gedurende de looptijd van de opdracht

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
6. Aantoonbare werkervaring met informatiebeheer; (15 punten)
7. Aantoonbare werkervaring met de archiefwet; (10 punten)
8. Aantoonbare werkervaring met verander trajecten gericht op procesoptimalisatie of organisatie-inrichting; (40 punten)
9. Aantoonbare werkervaring met het opleiden en begeleiden van medewerkers in nieuwe werkzaamheden; (20 punten)
10. Aantoonbare werkervaring binnen een gemeente; (15 punten)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
Verandermanagement
Analytisch vermogen
Stakeholdermanagement
Implementatiekracht
Coachend vermogen
Kritisch
Plannen en organiseren

Benodigd aantal professionals
1

Overige informatie
Gemeente Hengelo heeft er voor gekozen om Flextender als broker in te zetten. Na gunning verzorgt Flextender derhalve de contractafhandeling, urenregistratie en facturatie. Dit betekent dat u een overeenkomst afsluit met Flextender. U zal in casu factureren aan Flextender middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding. Door in te schrijven gaat u ermee akkoord middels deze constructie de opdracht uit te voeren.

• Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.  
• Uitzend-/ en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie als gesteld in de wijziging leidraad invordering nr. BLKB2012/1062M.  
• BYOD (bring your own device) is voor deze opdracht niet van toepassing.   
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).  

Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die niet is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 55% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.

Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg
Is hybride werken mogelijk: Nee

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 15 juni 2026, 09:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 27 mei 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 1 juni 2026, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op dinsdag 2 juni 2026 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot donderdag 4 juni 2026, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.