Management assistent team Services, domein Bedrijfsvoering

Ben jij een energieke aanpakker die bijspringt waar het nodig is? Krijg jij energie van afwisseling, samenwerken en het overzicht bewaren? En voel jij je als een vis in het water in Outlook en agendabeheer? Dan zoeken wij jou als onze vliegende kiep op het managementsecretariaat!

Wat ga je doen?
Als allround managementondersteuner ondersteun je het team van managementassistenten daar waar je het hardst nodig bent. Geen dag is hetzelfde – jij springt flexibel bij, schakelt snel en houdt altijd het hoofd koel.

Je werkzaamheden bestaan o.a. uit:

• Ondersteunen van verschillende managers en managementassistenten binnen je cluster.

• Meedenken en meewerken aan een soepel agendabeheer – Outlook kent voor jou geen geheimen.

• Plannen, organiseren en voorbereiden van vergaderingen (inclusief notuleren).

• Meedenken over hoe processen slimmer en efficiënter kunnen – jouw frisse blik is welkom!

 Je werkt van maandag t/m donderdag en ongeveer één keer per maand op vrijdag. Heb je op vrijdag dienst? Dan ruil je die week een andere dag in voor je vrije dag.

Waarom dit iets voor jou is?
Omdat jij energie krijgt van het helpen van anderen, niet bang bent om je handen uit de mouwen te steken en graag onderdeel bent van een team dat altijd in beweging is. Jij bent de vliegende kiep die het verschil maakt.

Lever je goed werk en voel je je op je plek in het team? Dan is er uitzicht op een aanstelling binnen de gemeente Hengelo.

• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als Management Assistent en/of Bestuurssecretaresse;
• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van (directie)secretaresse / management assistent;
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint) (benoem dit duidelijk in het cv);

Wensen

• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als Management Assistent en/of Bestuurssecretaresse bij een overheidsinstelling; (30 punten);

• Aantoonbare werkervaring met agendabeheer; (25 punten);

• Aantoonbare werkervaring het maken van een besluitenlijst n.a.v. een overleg; (20 punten);

• Maximum uurtarief van €70,- exclusief BTW / inclusief reiskosten woon-werk en fee Flextender (15 punten);

• Detavast constructie: kandidaat is bereid om bij wederzijds goedvinden na  initiële duur kosteloos bij opdrachtgever in dienst te treden (minimaal 1040 uur) (10 punten).

Competenties

• Je bent proactief, flexibel en houdt van afwisseling.

• Je werkt nauwkeurig, hebt een sterk organisatorisch vermogen en schakelt snel.

• Je bent communicatief vaardig en schrijft foutloos Nederlands.

Gemeente Hengelo

Gemeente Hengelo is een dynamische organisatie met ruim 900 gedreven medewerkers die zich inzetten voor een leefbare, ondernemende en innovatieve stad. Met meer dan 80.000 inwoners zijn we groot genoeg voor uitdagende projecten en klein genoeg om wendbaar te blijven. Als opdrachtgever bieden we een professionele en collegiale werkomgeving, waar samenwerken, initiatief en resultaatgericht werken centraal staan. We hechten veel waarde aan innovatie en ontwikkeling, zowel binnen onze organisatie als in de samenwerking met partners. Wij zoeken professionals die samen met ons willen bouwen aan de toekomst van Hengelo. Werken voor onze gemeente betekent een bijdrage leveren aan een stad met karakter, ambitie en een sterke gemeenschapszin.

Team

Je gaat als managementassistent aan de slag bij gemeente Hengelo, binnen team Services, domein Bedrijfsvoering. Onder het team Services vallen het interne Servicepunt, Facility, het bestuurssecretariaat en het managementsecretariaat. Je werkt samen in een team van 8 managementassistentes. Binnen je eigen cluster werk je met zn drieen voor het domein Sociaal.

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 13 augustus 2025. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 12 augustus 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.  

• Uitzend-/ en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie als gesteld in de wijziging leidraad invordering nr. BLKB2012/1062M.  

• BYOD (bring your own device) is voor deze opdracht niet van toepassing.   

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).  

Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die niet is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 55% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.

Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: ma din woe dond