Collectiebeheerder Analoge Archieven

In verband met het digitaliseren van ons analoge archief zoeken wij een professional die ons op kan versterken bij het project digitalisering analoge archieven én reguliere werkzaamheden zoals behandelen van inzageverzoeken in onze analoge archieven. Daarnaast draag je bij aan het ontwikkelen van beleid op het gebeid van informatie beheer.

Gemeente Hengelo is bezig met een project met als doel: het digitaliseren van 2,5 strekkende kilometer fysieke archieven. In 2025 zijn we gestart met het scannen van de documenten, dit project loopt in ieder geval nog door tot en met 2027. Begin 2026 gaan we starten met een project voor de selectie en implementatie van een documentbeheersysteem dat tevens als e-depot kan fungeren. In dit systeem worden de gedigitaliseerde documenten gecontroleerd, opgeslagen en ontsloten voor intern en extern gebruik. Parallel hieraan moeten inzageverzoeken worden behandeld. We zitten dus midden in een transitie en “de winkel” moet gewoon open blijven.

• Je hebt aantoonbaar Hbo-niveau;

• Je hebt ruime aantoonbare ervaring met analoge archivering binnen overheidsorganisaties;

• Je hebt ervaring met soortgelijke tijdelijke opdrachten, je vindt snel de weg in een nieuwe omgeving binnen een bekend vakgebied;

• Relevante wet- en regelgeving. In ieder geval: Archiefwet en onderliggende uitwerkingen, de archiefverordening en beheerregeling informatiebeheer, maar ook op hoofdlijnen bijvoorbeeld AVG en WOO;

• Ontwikkelingen in het archiveringsvakgebied;

• Te hanteren methoden en technieken ten behoeve van het klassieke archiveren, zoals bij toepassing basis archiefcode;

Wensen

1. Aantoonbare werkervaring met het ontwikkelen van beleid op het gebied van informatie beheer; (40 punten)

2. Aantoonbare kennis van gemeentelijke informatiekundige inrichting, geef een korte toelichting in het cv waarom je hieraan voldoet; (25 punten)

3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met archivering binnen een gemeente; (35 punten)

Competenties

• Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk)

• Klantgericht

• Resultaatgericht werken

• Kritisch

• Analyserend vermogen

• Plannen en organiseren

Gemeente Hengelo
Gemeente Hengelo is een dynamische organisatie met ruim 900 gedreven medewerkers die zich inzetten voor een leefbare, ondernemende en innovatieve stad. Met meer dan 80.000 inwoners zijn we groot genoeg voor uitdagende projecten en klein genoeg om wendbaar te blijven.

Als opdrachtgever bieden we een professionele en collegiale werkomgeving, waar samenwerken, initiatief en resultaatgericht werken centraal staan. We hechten veel waarde aan innovatie en ontwikkeling, zowel binnen onze organisatie als in de samenwerking met partners.

Wij zoeken professionals die samen met ons willen bouwen aan de toekomst van Hengelo. Werken voor onze gemeente betekent een bijdrage leveren aan een stad met karakter, ambitie en een sterke gemeenschapszin.

Team
Het team Functioneel en Informatiebeheer bestaat uit Cluster Informatiebeheer, Geo-informatie(beheer) en kerndatateam. Het cluster informatiebeheer is verantwoordelijk voor de juiste registratie, verwerking en distributie van inkomende informatiestromen in de organisatie. Daarnaast zorgt het voor de archivering van documenten en gegevens. Cluster Geo-informatie(beheer) houdt zich bezig met het verzamelen, vastleggen en beheren van geografische data. De kaarten die hieruit voortkomen zijn actueel en vormen een belangrijke informatiebron voor andere afdelingen. Daarnaast beheert dit cluster wettelijke basisregistraties zoals de BAG en WKPB. Het kerndatateam levert datagedreven inzichten ter ondersteuning van beleidsvorming en besluitvorming binnen de organisatie. Dit gebeurt via dashboards, kaarten en voorspellende analyses. 

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op vrijdag 27 februari 2026, 09:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 26 februari 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: 3x 12 maanden

Overige informatie
Gemeente Hengelo heeft er voor gekozen om een administratieve partner in te zetten. Na gunning verzorgt deze administratieve partner derhalve de contractafhandeling, urenregistratie en facturatie. Dit betekent dat u een overeenkomst afsluit met deze administratieve partner. U zal in casu factureren aan deze administratieve partner middels de facturatiemodule van deze partner. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding. Door in te schrijven gaat u ermee akkoord middels deze constructie de opdracht uit te voeren.

• Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.

• BYOD (bring your own device) is voor deze opdracht niet van toepassing.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.