Projectleider inkooprechtmatigheid en contractbeheer

Opdracht omschrijvingDe Gemeente Heerenveen wil voor in eerste instantie de periode 15 september 2025 t/m 31 december 2025 (2832 uur per week) een ervaren projectleider inhuren die leiding geeft aan het oplossen van acute inkooponrechtmatigheden en het opstellen en in gang zetten van een plan van aanpak om toekomstige onrechtmatigheden te voorkomen.Belangrijke onderdelen zijn het invoeren van contractmanagement, het versterken van de inkoop- en contractmanagementprocessen, het creeren van draagvlak, het doorbreken van patronen en het meenemen van de organisatie en het bestuur in deze verbetering.

AanleidingIn het kader van organisatieontwikkeling zijn onrechtmatigheden in de inkoopprocessen zichtbaar geworden. Naast de in de jaarrekening 2024 geconstateerde onrechtmatigheid dreigt ook in 2025 en 2026 een verhoogd risico.Het college wil:de huidige situatie spoedig corrigeren;structureel borgen van rechtmatige inkoop en contractmanagement;daarbij gedrags- en cultuurverandering realiseren met betrekking tot de inkoop en aanbestedingsprocessen.

Een aantal reeds ingezette danwel voorgenomen beheersmaatregelen zijn:hogere frequentie van spendanalyses (met functiescheiding en versterkte VIC-rol);vooraf bestuurlijk besluit bij onvermijdelijke onrechtmatigheid;versterking inkoopkennis en naleving aanbestedingsregels;implementeren en versterken contractadministratie en -beheer

De opdrachtEen onderzoek en analyse naar de oorzaak van de ontstane onrechtmatigheid heeft plaatsgevonden door een extern onderzoeksbureau. Binnenkort wordt de rapportage met aanbevelingen opgeleverd. De aanbevelingen uit de rapportage krijgen een plek in dit project. De opdrachtnemer levert gedurende de opdrachtperiode de volgende resultaten op:

Plan van Aanpak
Uitgewerkt PVA met concrete maatregelen, mijlpalen en acties voor structurele borging van rechtmatige inkoop.
Fundering voor een contractmanagementproces met tijdige signalering van risico's.

Implementatie & Cultuur
Begeleiding bij invoering van procesafspraken en interne controles.
Organiseren van sessies gericht op houding, gedrag, draagvlak en het doorbreken van patronen.

Stakeholdermanagement
Actieve en transparante communicatie met college van B&W, portefeuillehouder en organisatie.

Afronding
Eindrapportage met behaalde resultaten en aanbevelingen voor borging.

Indien na oplevering van het plan van aanpak blijkt dat implementatie en verdere uitvoering binnen de organisatie aanvullende begeleiding en sturing vereist, kan de opdracht worden verlengd zodat de projectleider ook verantwoordelijk wordt voor de implementatie van het plan van aanpak en de borging van de duurzame projectresultaten.

• Aantoonbare ervaring met professionalisering van inkoopprocessen.
• Ervaring met inkoop binnen een gemeentelijke of vergelijkbare overheidsorganisatie.
• Minimaal 3 jaar ervaring in een managementfunctie waaruit blijkt dat op MT-niveau geschakeld kan worden met de nodige organisatiesensitiviteit.
• In het bezit van de volgende certificaten/of bewijs van deelname: o Nevi 1 o Nevi 2 o CATS CM o Prince2 Foundation
• Aantoonbare kennis van aanbestedingswetgeving, rechtmatige inkoop en contractmanagement.
• Aantoonbare ervaring met verandermanagement.
• Minimaal 10 Europese aanbestedingen binnen het IT-domein voor gemeentelijke organisaties en waterschappen begeleid.

Wensen

Competenties

VerantwoordelijkhedenHet college van Burgemeester en Wethouders is de bestuurlijke opdrachtgever. Zij besluit over het plan van aanpak en neemt het eindresultaat in ontvangst.De Concerncontroller en de concerndirecteur hebben de bestuurlijk/ambtelijke opdrachtgeversrol namens het college. Zij vertegenwoordigen het college, stellen kaders vast, bewaken budget, nemen besluiten binnen mandaat.De teammanager van het team Juridische Zaken en Inkoop is de gedelegeerd opdrachtnemer en gedelegeerd opdrachtgever voor de projectleider. Zij is het eerste aanspreekpunt voor de projectleider, bewaakt voortgang, schakelt bij risicos en escaleert indien nodig. De projectleider is uitvoerende opdrachtnemer en realiseert de afgesproken resultaten binnen afgesproken scope, tijd en middelen. De projectleider is verantwoordelijk voor het inhoudelijk en procesmatig leiden van het project om zowel de acute inkooponrechtmatigheid te herstellen als een duurzaam verbeterplan te realiseren voor rechtmatigheid inkoop en contractmanagement. De verantwoordelijkheden omvatten:1. Ontwikkelen en opleveren van Plan van Aanpak (PVA)Opstellen van een concreet, uitvoerbaar PVA met maatregelen, interventies, mijlpalen en verantwoordelijkheden, benodigde personele capaciteit en financiele middelen.Zorgen dat het plan bestuurlijk wordt vastgesteld en uitvoering in gang wordt gezet binnen de opdrachtperiode.2. Begeleiden en coordineren projectHet instellen van een projectteam en het coordineren en aanjagen van de projectwerkzaamheden.Afstemmen en samenwerken met relevante stakeholders.3. Stakeholdermanagement en communicatieFungeren als aanspreekpunt voor college van B&W en portefeuillehouder over voortgang, risicos en beslispunten.Transparant rapporteren over voortgang, knelpunten en behaalde resultaten aan directie en bestuur.Breed informeren en betrekken van de organisatie, zodat begrip, draagvlak en eigenaarschap worden vergroot.4. Borging en overdrachtOpleveren van een eindrapportage met:overzicht gerealiseerde herstelmaatregelen;vastgesteld plan van aanpak en status implementatie;advies over structurele borging.Zorgen voor een overdracht die de gemeente in staat stelt zelfstandig de verbetercyclus voort te zetten.

De gesprekken vinden plaats op de ochtend van 8 september. Wij vragen je daar rekening mee te houden.

De kandidaat is inzetbaar vanaf 15 september 2025 tot en met 31 december 2025 voor 28-32 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd met maximaal 4 x 6 maanden. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend. U voegt een cv van maximaal 3 pagina's A4 toe.