Coördinator Financiële Administratie

De financiële administratie van gemeente Heerenveen zoekt per direct een Coördinator Financiële Administratie. Het team van de administratie bestaat uit vijf medewerkers en zijn onderdeel van het team Financiën. De teammanager Financiën is de leidinggevende van het team Financiën inclusief de financiële administratie.

De financiële administratie heeft de laatste jaren met verschillende ontwikkelingen te maken gehad, zoals de implementatie van een nieuw financieel systeem per 1 januari 2026 en vele personele wisselingen. De implementatie van het systeem is succesvol verlopen, maar vraagt alsnog veel aandacht van de medewerkers. Medewerkers moeten leren werken met het nieuwe systeem, de processen zijn gewijzigd en er zijn logischerwijs aanloopproblemen. Door de vele personele wisselingen werkt het merendeel van het team relatief kort bij gemeente Heerenveen. Dit alles zorgt ervoor dat rust, duidelijkheid en sturing in het team ontbreekt. Toch staat er een enthousiast en gemotiveerd team!

Om meer rust en duidelijkheid aan het team te geven, zoeken wij een betrokken coördinator die de dagelijkse aansturing van het team oppakt en het team coacht bij het uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden. De medewerkers willen graag leren en hun werk goed doen. Wij zoeken dan ook iemand met geduld, iemand die in verbinding is met het team en aandacht heeft voor de persoonlijkheden van de medewerkers. Enerzijds door aandacht voor de medewerkers te hebben, naar hen te luisteren en anderzijds door aanwezigheid bij het team.

De opdracht is om de dagelijkse aansturing op te pakken en tegelijk de basis van de administratie op orde te brengen. Dat betekent dat je in beeld brengt welke werkzaamheden er liggen, wie waarvoor verantwoordelijk is en waar knelpunten zitten. Op basis daarvan zorg je voor een duidelijke taakverdeling en meer overzicht in het werk. Tegelijk heb je nadrukkelijk aandacht voor de medewerkers: je bent aanwezig in het team, kent hun kwaliteiten en ontwikkelbehoeften en begeleidt hen in hun werk.

Wanneer er meer duidelijkheid en structuur is, kijk je breder naar de verdeling van werkzaamheden binnen het team Financiën. Je zorgt dat taken beter aansluiten bij kwaliteiten en dat medewerkers voldoende uitdaging houden. Daarnaast maak je helder wie waarvoor verantwoordelijk is richting de rest van de organisatie, zodat vragen en knelpunten sneller op de juiste plek terechtkomen.

Verantwoordelijkheden

Als coördinator van de financiële administratie geef je inzicht in;

• De rollen, verantwoordelijkheden en werkzaamheden van de financiële administratie
• De stappen die op het gebied van leren en ontwikkelen moeten worden gezet (o.a. om de continuïteit van de processen te borgen)
• De werkvoorraad en deadlines van de financiële administratie
• De mogelijke procesoptimalisaties van de financiële administratie

Deze werkzaamheden zullen altijd in samenspraak met de teammanager Financiën en in samenwerking met het team Financiële Administratie worden opgepakt.

• Je bent inzetbaar vanaf 15-06-2026 tot en met 31-12-2026 voor 28-32 uur per week.
• Je voegt een cv bij van maximaal 5 pagina's A4 toe.
• Je bent bereid om minimaal 3 dagen per week aanwezig te zijn op ons kantoor in Heerenveen.
• Je hebt aantoonbare ervaring met het inrichten, verbeteren en/of herstructureren van financiële administratieve processen en het helder beleggen van verantwoordelijkheden binnen een team.
• Je hebt aantoonbare ervaring binnen een gemeentelijke of vergelijkbare publieke organisatie met financiële administratie.

Wensen

• De mate van ervaring met het opstellen of herinrichten van werkprocessen en taakverdelingen binnen een team, waarbij dit heeft geleid tot aantoonbare verbetering in overzicht, doorlooptijd of werkverdeling (Gewicht: 40%)
• Je beschikt over aantoonbare kennis van gemeentelijke financiële administraties, inclusief processen zoals crediteuren- en debiteurenbeheer en periodieke afsluitingen (maand-, kwartaal- en jaarafsluiting), blijkend uit je CV (Gewicht: 40%)
• Je hebt aantoonbare actuele kennis van gemeentelijke financiële processen, waaronder crediteuren- en debiteurenbeheer, verplichtingenadministratie en periodieke afsluitingen, opgedaan in de afgelopen 5 jaar. (Gewicht: 20%)

Competenties

• Je bent zichtbaar aanwezig, luistert goed en weet vertrouwen te creëren binnen het team.
• Je kan snel overzicht creëren in werkzaamheden, processen en verantwoordelijkheden en ziet waar knelpunten zitten.
• Je begrijpt hoe processen binnen de organisatie samenhangen en weet werkzaamheden goed te verbinden met andere afdelingen.

De financiële administratie van gemeente Heerenveen zoekt per direct een Coördinator Financiële Administratie. Het team van de administratie bestaat uit vijf medewerkers en zijn onderdeel van het team Financiën. De teammanager Financiën is de leidinggevende van het team Financiën inclusief de financiële administratie.

De gesprekken vinden plaats op 11-06-2026 tussen 10:00u en 14:00u. Wij vragen je daar rekening mee te houden.

Uitsluitend de professionals die na een schriftelijke beoordeling van de offertes in de rangorde de plaatsen 1 tot en met 3 innemen, zullen worden uitgenodigd voor een interview. Blijkt dat de uitgenodigde professionals niet geschikt zijn of toch niet beschikbaar zijn dan kan de gemeente Heerenveen er voor kiezen nummer 4 en evt. zo verder uit te nodigen voor een gesprek.

Optie tot verlenging: De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd met 4x 3 maanden.

Hybride: Je bent bereid om minimaal 3 dagen per week aanwezig te zijn op het kantoor in Heerenveen.

Overig algemeen:

Referenties

Er kan gevraagd worden om een referentie. Onder een referentie verstaan wij een overzichtelijke omschrijving van een eerdere opdracht of resultaat. Hierin moet tot uitdrukking komen wie de opdrachtgever was, de begin- en einddatum van de opdracht en het aantal uren per week. Ook de mogelijkheid om contact op te nemen met de voormalige opdrachtgever sluiten we niet uit. Dit zal alleen gebeuren als je in aanmerking komt voor een interview. Referenties kunnen meegewogen worden in de beoordeling.

Geheimhoudingsverklaring

Is van toepassing op alle verkregen informatie gedurende de opdracht bij de Gemeente Heerenveen. De geheimhoudingsverklaring is toegevoegd bij de documenten en zal voor aanvang van de opdracht getekende ingediend te worden.

VOG

Iedere professional (dus ook een externe) mag bij gemeente Heerenveen alleen starten met de werkzaamheden wanneer deze beschikt over een VOG (niet ouder dan 6 maanden). De VOG dient voor aanvang van de werkzaamheden ter controle aan de gemeente te worden overlegd. Kan er geen VOG overlegd worden, dan is definitieve afwijzing het gevolg. De kosten van de VOG zijn voor de externe.

Indexeren

Indexering is eenmaal per kalenderjaar toegestaan. De eerste indexering kan plaatsvinden na afloop van de eerste twaalf (12) maanden van de initiële inhuurperiode. Indexering vindt uitsluitend plaats na voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de opdrachtgever.
De berekening geschiedt op basis van het CBS Dienstenprijzenindexcijfer, categorie 78: Arbeidsbemiddeling en personeel, waarbij wordt uitgegaan van het meest recent gepubliceerde kwartaalcijfer ten opzichte van hetzelfde kwartaal in het voorafgaande jaar. Andere vormen van prijsaanpassing, zoals cao-gerelateerde verhogingen of eigen kostprijsontwikkelingen, zijn niet toegestaan.

Faciliteiten

De gemeente Heerenveen verleent de nodige faciliteiten aan de professional wanneer dit noodzakelijk is voor het uitoefenen van de opdracht. Een laptop wordt (indien noodzakelijk) ter beschikking gesteld door gemeente Heerenveen.