Projectleider Facilitair (overname beheer Rijnsberg)

In de komende periode moet de overname van het beheer van de Brede School Rhijnsberg worden voorbereid en per 1 januari 2027 zijn overgenomen. Als projectleider zorg jij dat de overname van het beheer met al haar aspecten soepel en succesvol verloopt, qua proces, zowel inhoudelijk als communicatief met alle betrokkenen. De vorm van beheer is in lijn met vergelijkbare beheersituaties binnen de gemeente en is gebaseerd op het accommodatiebeleid.

Om te komen tot een beheerconstructie moeten diverse taken worden opgepakt, waaronder:

Gebouwbeheer:
Inventarisatie en overname en actualisatie van (onderhouds)contracten, inclusief onderaannemers zoals schoonmaakdiensten. Doel is de dienstverlening zo in te richten dat hiermee alle gebouwvereisten en noodzakelijk dienstverlening zijn geregeld, in lijn met de visie en beleid van de gemeente.

Financieel beheer
Financiële en administratieve overnemen. Kennis MI vergoedingen, onderwijsvastgoed en regels is een pre. Opzetten van de financiële inrichting en opzetten van methodiek van kosten en calculaties en eindafrekeningen als ook servicelasten afrekeningen.

In de steigers zetten van een passende beheer constructie in nauwe samenwerking met de facilitair regisseur en met de samenwerkende partijen, bijvoorbeeld door het maken en vastleggen van afspraken:

• Demarcatie afspraken;
• Afspraken huurders;
• Afspraken gebouw- en dagelijks beheer (ook financieel);
• Gebruikersoverleg starten;
• Huurovereenkomsten en servicelasten afrekeningen.

Als projectleider stel je notities op, zorg je voor afstemming met interne en externe belanghebbenden en bereid je indien nodig besluitvorming voor.

Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt voor alle betrokkenen gedurende deze overname, denk aan gebruikers en scholen binnen de Brede School op het gebied van facilitair beleid en onderhoud je deze relaties. Dit doe je mede door het organiseren en voorzitten van gebruikersoverleggen.

Je bent een gedreven professionele projectleider die voortdurend kijkt naar de verbetering en optimalisatie van de facilitaire diensten. Je bent in staat de regie te houden en de voortgang te bewaken.

Je werkt hierbij nauw samen met andere adviseurs, onze facilitair regisseur, facilitair beheerder, juristen en contractmanagers. Je hebt ervaring met het opzetten en uitvoeren van projecten en contractbeheer, waaronder budgetsturing.

• Je hebt een aantoonbare afgeronde hbo bachelor opleiding in de richting van vastgoed-/ facility management, bestuurskunde of bedrijfskunde.
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring op het terrein van facilitair management (gebouwenbeheer, service-, bouw- en onderhoudsopdrachten en aanbestedingstrajecten).
• Je hebt aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar op het gebied van facilitair management bij een overheidsinstelling.
• Je hanteert een maximum uurtarief van € 110,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer, werk-werkverkeer én parkeerkosten.

Wensen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring op het terrein van facilitair management binnen een gemeente (30 punten).
• Aantoonbare werkervaring met het beheren van accommodaties met maatschappelijke gebruikers (bijvoorbeeld sport, cultuur, ontmoeting en onderwijs) (benoem dit expliciet in het cv) (30 punten).
• Aantoonbare werkervaring met het opzetten en uitvoeren van projecten en contractbeheer, waaronder budgetsturing (25 punten).
• Aantoonbare werkervaring met de samenwerking met andere adviseurs, gebouwbeheerders, juristen en contractmanagers (15 punten).

Competenties

• Een proactieve werkhouding.
• Je bent analytisch ingesteld en weet de kern uit complexe materie te halen en kan zelf vormgeven aan de opdracht.
• Communicatief vaardig: in woord en geschrift.
• Werkt graag samen met interne en externe partijen. Mede vanwege het opstellen van besluitvormingsnotities.
• Een stevige gesprekspartner: Afspraak is afspraak en durft anderen hierop aan te spreken.
• Je hebt goede plannings- en organisatievaardigheden.
• Digitaal vaardig en weet de weg te vinden in diverse beheerprogramma's.

De gemeente Heerde is een kleine gemeente

Daarom zijn de lijnen kort, de onderlinge betrokkenheid groot en de werksfeer goed. We stimuleren werkplezier en hebben aandacht voor elkaar. Je zult je hier snel thuis voelen!

We hebben ongeveer 215 medewerkers, verdeeld over 5 afdelingen. We werken in de gemeente als één geheel, over de grenzen van de afdelingen heen. Samenwerking staat centraal tussen de afdelingen, processen en projecten.

We zijn omgevingsbewust en ondernemend

'Naar een omgevingsbewuste ondernemende organisatie!' is onze organisatievisie. Omdat we willen dat onze gesprekspartner zich gehoord voelt en indien mogelijk tevreden wordt gesteld.

Dit betekent dat we als organisatie...

In staat willen zijn optimaal mee te bewegen met wat de maatschappij en de inwoner van Heerde van ons vraagt of nodig heeft. Daarbij komt de beweging uit de medewerker zelf. De verantwoordelijkheid ligt laag. Taakvolwassenheid en eigenaarschap is het uitgangspunt.

In een kleine, digitaal werkende en efficiënt ingerichte organisatie als de gemeente Heerde is namelijk elke rol, elke medewerker, van toegevoegde waarde. Geen enkele taak kan achterwege blijven. De medewerkers zijn het belangrijkste kapitaal van onze organisatie. Optimaal functioneren, inspiratie, persoonlijke ontwikkeling, goede begeleiding, helder opdrachtgeverschap en dus professionele aansturing zijn geen luxe, maar noodzaak.

We gebruiken een aantal werklocaties in de gemeente Heerde

De meeste collega's werken in een "hybride' vorm thuis en op het gemeentekantoor.

De uitvoering van het sociaal domein gebeurt op de locatie van Stip (Steun- en informatiepunt). Onze buitendienst werkt vanaf de gemeentewerf en in het Raadhuis zitten het college van burgemeester en wethouders, de griffie en het bestuurssecretariaat. Daar worden ook de commissie- en raadsvergaderingen gehouden.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV's van de kandidaten die in de vorige stap zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria:

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die op basis van deze gunningscriteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek. De overige kandidaten worden in eerste instantie niet uitgenodigd voor een gesprek en ontvangen een voorlopige afwijzing. Zij nemen plaats in de zogenaamde wachtkamer.

Stap 2: Selectiegesprek
Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de opdrachtgever. De opdrachtgever verifieert in het selectiegesprek of de betreffende kandidaten (inderdaad) voldoen aan het gewenste profiel (knock-outcriteria en de gunningscriteria). Opdrachtgever beoordeelt de betreffende kandidaten in onderlinge vergelijking op de in de inhuuropdracht genoemde competenties.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 17 augustus 2026. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 11 augustus 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: De opdracht kan 2 keer met 3 maanden worden verlengd.

Hybride: De meeste collega's werken in een 'hybride' vorm thuis en op het gemeentekantoor.

Overig algemeen:

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina's cv, exclusief motivatiebrief én voorblad, opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties) in pdf.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9/10. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• De opdrachtgever zal om een Integriteitsverklaring vragen.
• Voor opdrachtnemer geldt een Social Return (SROI) verplichting bij gegunde opdrachten hoger dan €400.000 binnen het DAS van de Talentenregio.