Consultant Smart Building

Opdrachtomschrijving

Haarlemmermeer is een van de grootste gemeenten in Nederland met 146.000 inwoners. 18.500 hectare land, opgebouwd uit 26 kernen, levert een gebied vol spannende contrasten op. We hebben weidse landschappen en boerenland, en indrukwekkende stedelijke architectuur en hightech multinationals. En niet te vergeten Schiphol. We zijn een jonge gemeente, maar hebben tegelijk een rijke historie, onder andere terug te vinden in de Stelling van Amsterdam en een aantal 19e-eeuwse gemalen. Haarlemmermeer is volop in ontwikkeling. Het is een dynamische plek waar mensen graag willen wonen, werken en recreëren. Het is hier groen en stads tegelijk. Het bouwen aan Haarlemmermeer en het managen van onze organisatie vraagt om gedrevenheid. Heb jij dat, in combinatie met resultaatgerichtheid, dan pas je goed bij ons. En bij onze ambitie om een van de beste servicegemeenten van Nederland te worden. Daar hebben we professionele mensen bij nodig, die midden in de maatschappij staan.

De opdracht

De gemeente Haarlemmermeer bouwt een nieuw gemeentehuis dat naar verwachting in 2028 in gebruik zal worden genomen. In dit project speelt Cluster Facility Management (FM) een centrale rol bij de voorbereiding en uitvoering van de facilitaire diensten in het nieuwe gebouw. Voor een toekomstbestendig en efficiënt gebouwbeheer is de integratie van Smart Building-technologieën essentieel, waarbij duurzaamheid, gebruiksgemak en operationele efficiëntie centraal staan. Deze maken deel uit van het functioneel en technisch ontwerp. Bij de aanbesteding voor het nieuwe gemeentehuis zijn daarom sensoren en een gebouwbeheersysteem ingekocht. De inzet van Smart Building expertise is cruciaal om deze technologische oplossingen tijdig en effectief te implementeren, zodat deze klaar zijn voor de ingebruikname van het gemeentehuis.

Doel van de opdracht en te realiseren resultaten

Het realiseren van een Smart Building-omgeving ten behoeve van gemeente Haarlemmermeer waarin gebouwinstallaties, digitale systemen en gebruikersfunctionaliteiten worden geïntegreerd.

Deze opdracht omvat 2 fases. De gemeente behoudt zich het recht voor om – afhankelijk van de uitkomsten van fase 1 – de opdracht voor fase 2 als separate vervolgopdracht te verstrekken.

Fase 1 uitvoering van de initiële opdracht zoals beschreven in deze uitvraag– Strategie en aanbesteding (looptijd indicatief  juni 2026- begin 2027)

Doel van deze fase:

Het realiseren van een bestuurlijk vastgesteld kader voor Smart Building en het selecteren en contracteren van de leverancier(s) voor de Smart Building-oplossing. De opdrachtnemer levert de benodigde expertise om de gemeente te ondersteunen bij het bepalen van de kaders en het organiseren van een zorgvuldig selectietraject.

De opdrachtnemer is in deze fase zelfstandig verantwoordelijk voor het opleveren van de volgende resultaten:

1. Vastgestelde Smart Building-kaders

Een bestuurlijk vastgesteld kader voor Smart Building binnen het nieuwe gemeentehuis.

Dit omvat onder andere:

· Een vastgesteld Programma van Eisen Smart Building

· Aansluiting op de gemeentelijke IT-architectuur en informatievoorziening

· Positionering van Smart Building binnen de gemeentelijke organisatie

De kaders zijn afgestemd met de betrokken organisatieonderdelen en bestuurlijk vastgesteld.

2. Aanbestedingsdocumentatie

Volledige en bestuurlijk vastgestelde documentatie voor de selectie van de leverancier(s) van de Smart Building-oplossing.

Dit omvat onder meer:

· Documentatie voor een RFI-traject

· Documentatie voor een RFP-traject

· Beoordelingscriteria en selectiecriteria

3. Selectie en contractering leverancier(s)

Een afgerond selectieproces voor de levering en implementatie van Smart Building-oplossingen.

Dit resulteert in:

· Een uitgevoerd RFI-traject

· Een uitgevoerd RFP-traject

· Een gunningsadvies

· Contractering van de leverancier(s)

De selectie heeft geleid tot een leverancier voor het Smart Building-platform en eventuele aanvullende oplossingen.

4. Financiële onderbouwing

Een onderbouwd voorstel voor het budget dat nodig is voor implementatie en exploitatie van Smart Building.

Dit omvat:

· Een begroting voor implementatie

· Inzicht in structurele exploitatiekosten

· Een voorstel voor financiële besluitvorming

Fase 2* (optioneel, afhankelijk van resultaten fase 1) -– Implementatie en ingebruikname (Looptijd indicatief: begin 2027 – begin 2028)

Doel van deze fase:

Het realiseren en in gebruik nemen van de Smart Building-oplossing voor het nieuwe gemeentehuis. De opdrachtnemer begeleidt de implementatie en zorgt ervoor dat de oplossing gereed is voor gebruik bij de opening van het nieuwe gemeentehuis.

De opdrachtnemer is in deze fase zelfstandig verantwoordelijk voor het opleveren van de volgende resultaten:

1. Geïmplementeerde Smart Building-oplossing

Een werkende Smart Building-oplossing die gereed is voor gebruik bij oplevering van het nieuwe gemeentehuis.

De oplossing omvat in ieder geval:

· Een Smart Building platform voor integratie en orkestratie van systemen

· Koppelingen met relevante gemeentelijke systemen (bijvoorbeeld FMIS, Exchange en JCC)

· Dashboards voor inzicht in gebruik en prestaties van het gebouw

· Functionaliteiten voor reserveringen en gebruik van ruimtes

· Aansluiting op sensoren en mogelijke energiemanagementsystemen

2 Werkende integraties

De Smart Building-oplossing is gekoppeld aan de relevante gebouw- en IT-systemen en functioneert binnen de gemeentelijke digitale omgeving.

3 Testfase en validatie

De Smart Building-oplossing is getest en gevalideerd voordat het gebouw in gebruik wordt genomen.

De werking van de belangrijkste functionaliteiten is aantoonbaar vastgesteld.

4 Governance en beheerorganisatie

Een ingericht en overdraagbaar beheer- en governancemodel voor Smart Building.

Dit omvat:

· Vastgelegde rollen en verantwoordelijkheden

· Afspraken over beheer en doorontwikkeling

· Een overdrachtsdossier voor de organisatie

5 Adoptie en ingebruikname

De gemeentelijke organisatie is voorbereid op het gebruik van Smart Building-functionaliteiten.

Dit resulteert in:

· Een organisatie die voorbereid is op het gebruik van de digitale gebouwfunctionaliteiten

· Een succesvolle ingebruikname van Smart Building bij opening van het nieuwe gemeentehuis op 1 januari 2028.

*Optionele vervolgopdracht

De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om, na afronding van fase 1, de opdracht optioneel uit te breiden met fase 2. De opdrachtgever is hiertoe niet verplicht.

Indien opdrachtgever besluit tot uitvoering van fase 2, kan deze fase aan dezelfde opdrachtnemer worden gegund, mits:

· de werkzaamheden passen binnen de scope van deze uitvraag,

· de voorwaarden van de oorspronkelijke opdracht van toepassing blijven, en

· de totale waarde van de opdracht binnen de kaders van deze uitvraag blijft.

De Consultant Smart Building is een strategisch en technisch ervaren professional die verantwoordelijk is voor het integraal begeleiden van de aanbesteding en implementatie van een smart building systeem binnen de nieuwbouw van een gemeentehuis. De consultant opereert op het snijvlak van vastgoed, IT en facilitaire dienstverlening en speelt een sleutelrol in het realiseren van een toekomstbestendig, duurzaam en datagedreven gebouw.

De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met de ontwikkeling en realisatie van smart building oplossingen binnen complexe nieuwbouwprojecten, bij voorkeur binnen een gemeentelijke of andere publieke organisatie. Hij/zij begrijpt de dynamiek van een bestuurlijke omgeving en weet technische ambities te vertalen naar haalbare en gedragen oplossingen die aansluiten bij beleidsdoelstellingen, zoals duurzaamheid, energie-efficiëntie en gebruikerscomfort.

De ideale kandidaat voldoet aan de volgende kenmerken:

• Minimaal 8–10 jaar relevante werkervaring binnen smart buildings, facility management en gebouwdigitalisering.
• Zelfstandig binnen de gemeentelijke organisatie en onafhankelijk van de markt kunnen opereren.
• Aantoonbare ervaring met bouw en nieuwbouwprojecten.
• Ervaring met het begeleiden van (Europese) aanbestedingen binnen de publieke sector
• Kennis en ervaring met gemeentelijke organisaties, besluitvormingsprocessen en bestuurlijke verhoudingen
• Ervaring met integratie van gebouwsystemen (GBS, IoT, sensortechnologie, dataplatformen)
• Kennis van relevante marktstandaarden en thema’s zoals open systemen, privacy en datamanagement

• Strategisch en conceptueel sterk, met het vermogen om visie te vertalen naar uitvoering
• Verbindend en communicatief vaardig op zowel bestuurlijk als operationeel niveau
• Analytisch, gestructureerd en resultaatgericht
• Onafhankelijk en stevig in advisering richting stakeholders en leveranciers
• In staat om complexe technische materie begrijpelijk te maken voor niet-technische betrokkenen