Subsidie Coordinator

Aanleiding

Subsidies vormen voor de gemeente Gooise Meren een belangrijk instrument om maatschappelijke doelen te realiseren. In de afgelopen jaren zijn de gemeentelijke ambities, de behoefte aan financiële sturing en de eisen aan transparantie, verantwoording en rechtmatigheid verder toegenomen. Tegelijkertijd is gebleken dat het bestaande subsidiekader onvoldoende aansluit bij deze ontwikkelingen en beperkt ondersteunt bij een consistente en toekomstbestendige uitvoering van het subsidiebeleid.

Om beter te kunnen inspelen op veranderende maatschappelijke opgaven en bestuurlijke keuzes wordt gewerkt aan een nieuwe Algemene Subsidieverordening (ASV). Deze verordening biedt een vernieuwd kader voor subsidieverstrekking, waarin ruimte ontstaat voor meer maatwerk, duidelijke beleidsafwegingen en een betere aansluiting tussen maatschappelijke doelen, beschikbare middelen en bestuurlijke prioriteiten.

Met de invoering van de nieuwe ASV ontstaat de behoefte aan een meer samenhangende en organisatiebrede inrichting van het subsidiedomein. Dit vraagt onder andere om de verdere ontwikkeling van de subsidieregeling, de inrichting van financiële en beleidsmatige kaders en een uniforme werkwijze binnen de organisatie.

Om deze ontwikkeling te realiseren wordt binnen de afdeling Inkoop, Vastgoed en Grondzaken een subsidiecoördinator aangesteld. De subsidiecoördinator voert gemeentebreed regie op de implementatie van de nieuwe ASV en de verdere professionalisering van het subsidieproces.

Opdracht

De subsidiecoördinator krijgt de opdracht om gemeentebreed regie te voeren op het proces van uitgaande subsidies en het subsidieproces verder te professionaliseren. Daarbij blijven de vakafdelingen verantwoordelijk voor de inhoudelijke beoordeling, subsidieverlening en relatiebeheer met subsidieontvangers.

De subsidiecoördinator ontwikkelt en borgt uniforme processen, werkinstructies en kwaliteitsafspraken en zorgt voor de verbinding tussen beleid, financiën, juridische zaken, informatiebeheer, interne verbijzonderde controle (IVG/VIC) en concerncontrol.

Resultaatgebieden

Ontwikkeling, monitoring en verbetering

• Zorgdragen voor actuele en betrouwbare managementinformatie over uitgaande subsidies.
• Uitvoeren van analyses, kwaliteitsmetingen en rechtmatigheidstoetsen.
• Signaleren van risico's, afwijkingen en verbeterkansen binnen het subsidieproces.
• Opstellen, coördineren en uitvoeren van verbetermaatregelen naar aanleiding van bevindingen uit IVG/VIC, accountantscontrole en interne audits.
• Verantwoordelijk voor de verdere professionalisering van het subsidieproces, de implementatie van de herziene ASV en de borging van procesafspraken binnen de organisatie.

Procesregie

• Regie voeren op de gemeentebrede subsidiecyclus.
• Bewaken van wettelijke, financiële en bestuurlijke termijnen.
• Toezien op uniforme procesuitvoering binnen de organisatie.
• Signaleren en oplossen van procesmatige knelpunten.

Gewenste resultaten in de eerste twee jaar

• De subsidieprocessen zijn beschreven, vastgesteld en organisatiebreed ingevoerd.
• Rollen, verantwoordelijkheden en controles zijn helder belegd.
• Bevindingen vanuit IVG/VIC en accountantscontrole nemen aantoonbaar af.
• Er is centrale sturing op termijnen, rechtmatigheid en kwaliteit.
• Management en bestuur beschikken over actuele en betrouwbare stuurinformatie.
• De organisatie werkt met uniforme formats, werkinstructies en kwaliteitsnormen.

Positionering

• De subsidiecoördinator is proceseigenaar van het gemeentebrede subsidieproces en draagt zorg voor regie, kwaliteit en doorontwikkeling. De functie is geen eigenaar van individuele subsidies en neemt geen inhoudelijke beoordeling van subsidieaanvragen over van de vakafdelingen.

• 'Bring your own device' is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren.
• Je hebt een aantoonbare afgeronde hbo-bachelor opleiding in de richting bestuurskunde of rechten.
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met subsidierecht en uitgaande subsidies.
• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente, overheidsorganisatie of publieke organisatie.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het opstellen, implementeren of uitvoeren van subsidieverordeningen en subsidieregelingen.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met advisering aan management, directie en bestuur.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het begeleiden van organisatiebrede verandertrajecten.

Wensen

• Aantoonbare kennis van financiële systemen en managementinformatie. Onder de werkervaring wordt expliciet vermeld waar deze kennis is opgedaan en ingezet (5 punten).

Competenties

• Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling)
• Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk)
• Doorzettingsvermogen
• Tactisch gedrag
• Resultaatgericht werken
• Samenwerken
• Overtuigen
• Organiseren
• Kritisch
• Analyserend vermogen
• Plannen en organiseren

Bussum, Naarden, Muiden en Muiderberg vormen samen gemeente Gooise Meren met ruim 60.000 inwoners. Onze organisatie is plat en overzichtelijk met 450 medewerkers. We vertrouwen elkaar, zijn wendbaar en werken doelgericht met impact voor het bestuur, de inwoners en collega's.

We stimuleren medewerkers zichzelf te zijn en te vertrouwen op hun kennis en intuïtie. Wanneer je leergierig bent zijn er vele mogelijkheden om te experimenteren en jezelf te ontwikkelen. Onze medewerkers hebben een open blik naar buiten en naar elkaar. Ze durven vragen te stellen en kritisch te zijn. En bovenal: ze hebben plezier in hun werk.

Ook Gooise Meren staat gesteld voor complexe vraagstukken. We proberen die vraagstukken zo simpel mogelijk te houden. Door bij de essentie van de opgave te blijven, is het voor medewerkers duidelijk wat hun aandeel is en welke rol ze daarin hebben. Ze voelen zich mede-eigenaar van de oplossing.

We hebben een stevige organisatie die zichzelf continue ontwikkelt. Dat doen we geleidelijk en op een zo natuurlijk mogelijke manier. Soms hebben we tijdelijk mensen nodig voor projecten, nieuwe opgaven of vervanging. Daarvoor zoeken we inspirerende teamspelers die effectief werken: doortastend, ondernemend, besluitvaardig. Passend bij onze organisatie.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek

De opdrachtgever beoordeelt de 5 offertes van de professionals die in de vorige stap zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria:

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De (minimaal 2) professionals die op basis van deze gunningscriteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek. De overige professionals worden in eerste instantie niet uitgenodigd voor een gesprek en ontvangen een voorlopige afwijzing. Zij nemen plaats in de zogenaamde wachtkamer.

Stap 2: Selectiegesprek

Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de opdrachtgever. De opdrachtgever verifieert in het selectiegesprek of de betreffende professional (inderdaad) voldoet aan het gewenste profiel (knock-outcriteria en de gunningscriteria). De opdrachtgever beoordeelt de betreffende professional in onderlinge vergelijking op de in de inhuuropdracht genoemde competenties.

Een professional dient op elke competentie minimaal een voldoende te scoren om voor gunning in aanmerking te komen. Indien geen van de geselecteerde professionals op alle competenties minimaal een voldoende scoort, zal de opdrachtgever één of meer van de opvolgende professionals uitnodigen voor een gesprek.

Planning

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op vrijdag 16 oktober 2026. De professionals die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen hierover zo spoedig mogelijk bericht. Overige professionals ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: De opdracht kan eenmalig met 6 maanden worden verlengd.

Hybride: Gooise Meren hanteert hybride werken als formele werkvorm. De richtlijn hierbij is een verdeling van 50/50 tussen thuiswerken en op kantoor werken. In overleg en onderlinge afstemming is dit mogelijk.

Overig algemeen:

VOG

Je moet na gunning een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overleggen. Voor start van de opdracht voldoet een bewijs van aanvraag van de VOG. De kosten voor de aanvraag van een VOG zijn voor jou.

Functieschaal

Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Offerte-eisen

• Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
• Indien er uitvoeringsvoorwaarde gehanteerd worden verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde.

Bring your own device

'Bring your own device' is van toepassing. Dit houdt in dat de professional die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.