Bestuurs secretaresse

Ben jij een ervaren en proactieve bestuurssecretaresse die overzicht houdt, snel schakelt en energie krijgt van werken in een bestuurlijke omgeving? Werk je gestructureerd, ben je discreet en vind je het leuk om bestuurders en directie optimaal te ondersteunen? Dan is deze tijdelijke functie bij de gemeente Etten-Leur iets voor jou!

Wij zijn voor een periode van zes maanden op zoek naar tijdelijke ondersteuning.

Waar ben je als bestuurssecretaresse zoal mee bezig?

Als bestuurssecretaresse ondersteun je het college, de directie en/of het management op een professionele en zelfstandige manier. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• het plannen, voorbereiden en notuleren van bestuurlijke en managementvergaderingen;
• het beheren van agenda's en bewaken van afspraken en deadlines;
• het verzorgen van correspondentie en het opstellen en redigeren van stukken;
• het verwerken en archiveren van bestuurlijke documenten en vertrouwelijke informatie;
• het fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten;
• het signaleren van knelpunten en meedenken over verbeteringen in werkprocessen.

Je werkt samen met twee collega's van het bestuurssecretariaat en stemt werkzaamheden zorgvuldig af. Door de nauwe samenwerking zorg je ervoor dat iedereen weet wat er speelt en dat vervanging onderling mogelijk is. Je beweegt je gemakkelijk binnen een bestuurlijk-politieke context en weet hier professioneel mee om te gaan.

• Je hebt aantoonbaar MBO+/HBO werk- en denkniveau. Dit moet blijken uit het CV.
• Je hebt aantoonbare ervaring als bestuurs-, directie- of managementsecretaresse. Dit moet blijken uit het CV.
• Je hebt aantoonbaar ervaring met plannen, voorbereiden en notuleren van vergaderingen. Dit moet blijken uit het CV.
• Voor deze opdracht is het overleggen van een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verplicht.

Wensen

• Je hebt goede digitale vaardigheden (zoals Outlook, Word, Teams en zaaksystemen).
• Je hebt aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie binnen een gemeentelijke/bestuurlijke omgeving. (10 Punten)
• Je bent in staat om op de in de aanvraag genoemde startdatum te starten met de opdracht. (5 Punten)
• Je bent beschikbaar voor het aantal uren per week zoals in de aanvraag is aangegeven. (5 Punten)

Competenties

• Politieke en bestuurlijke sensitiviteit
• Organisatiesensitiviteit
• Plannen en organiseren
• Zelfstandigheid
• Communicatieve vaardigheden
• Samenwerkingsgerichtheid
• Nauwkeurigheid
• Past in het team

Je komt te werken bij de gemeente Etten-Leur, afdeling Concernondersteuning, Communicatie HRM Juridisch en Veiligheid.

Je werkt samen met twee collega's van het bestuurssecretariaat en stemt werkzaamheden zorgvuldig af. Door de nauwe samenwerking zorg je ervoor dat iedereen weet wat er speelt en dat vervanging onderling mogelijk is. Je beweegt je gemakkelijk binnen een bestuurlijk-politieke context en weet hier professioneel mee om te gaan. Wij bieden een professionele en informele werkomgeving binnen een betrokken bestuurssecretariaat.

De gevraagde competenties worden getoetst in een persoonlijk gesprek.

Optie tot verlenging: De opdracht kan eventueel verlengd worden.

Hybride: Aanwezigheid op kantoor is een must, hybride zou maximaal 1 dag in overleg mogelijk zijn.

Overig algemeen:

VOG
Voor deze opdracht is het overleggen van een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verplicht. De VOG dient te zijn afgegeven op basis van het algemeen screeningsprofiel, met de volgende risicogebieden: 11,12,13 en 41. De VOG mag bij aanlevering niet ouder zijn dan 6 maanden en dient uiterlijk vóór aanvang van de werkzaamheden te worden overlegd.

Inzet
Inzet is op basis van inhuurschaal 8.

ZZP
In verband met de wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) kan, vanwege de aard van de opdracht, deze opdracht niet ingevuld worden door een ZZP'er. Geïnteresseerde ZZP'ers kunnen zich uitsluitend in loondienst laten detacheren via een bureau. Doorleenconstructies zijn daarbij niet toegestaan.