Bestuurssecretaresse

Als Bestuurssecretaresse vervul je een centrale en verbindende rol binnen onze gemeente. Het bestuurssecretariaat ondersteunt het college van B&W, de gemeentesecretaris en directieleden zodat zij zich volledig kunnen richten op hun bestuurlijke en strategische taken.

Geen dag is hetzelfde. Je voert uiteenlopende secretariële en organisatorische werkzaamheden uit voor circa twee aan jou toegewezen bestuurs- en/of directieleden. Je werkt volgens onze uniforme werkwijze en maakt deze snel eigen, zodat we als team efficiënt en eenduidig samenwerken. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen en houdt overzicht in een dynamische omgeving. Complex agendabeheer schrikt je niet af; je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en werkt nauwkeurig. Je hebt verstand van werkzaamheden op het gebied van kabinetszaken. Je voelt goed aan wat er speelt, anticipeert op wat nodig is en weet op het juiste moment te handelen. Dankzij jouw professionaliteit en pro-activiteit ontzorg je het bestuur op een manier die echt het verschil maakt.

Een greep uit jouw takenpakket:

• Proactief beheren en bewaken van de agenda’s van de burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en de directieleden;
• Prioriteiten bepalen in telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken, en hierover adviseren;
• Meekijken in mailboxen voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning;
• Voorbereiden van de wekelijkse portefeuillehouder overleggen, in samenwerking met de bestuurssecretaris, bestuursadviseurs en de gemeentesecretaris;
• Beheren van de gezamenlijke mailbox en informatie en acties uitzetten naar het college of collega’s.

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in een secretariële richting;
• Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke besluitvormingssystemen zoals Notubox, iBabs of MS Office;
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- of directiesecretaresse binnen een overheidsinstelling;
• Minimaal voor 28 tot 32 uur per week beschikbaar voor de gehele duur en alle mogelijke verlengingen;
• Je voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring als bestuur secretaresse of directiesecretaresse binnen een overheidsinstelling (20 punten):
  • 1 tot 3 jaar (10 punten);
  • 3 tot 5 jaar (15 punten);
  • Meer dan 5 jaar (20 punten);
  • 0 tot 1 jaar (0 punten).
• Een maximum uurtarief van €110,- exclusief btw/ inclusief reiskosten woon-werkverkeer en Fee administratieve partner (10 punten):
  • Uurtarief lager dan €84,99 (10 punten);
  • Uurtarief tussen €85,- en €94,99 (8 punten);
  • Uurtarief tussen €95,- en €102,49 (4 punten);
  • Uurtarief tussen €102,50 en €110,- (2 punten);
  • Uurtarief hoger dan €110,- (0 punten).
• Aantoonbare werkervaring met agendabeheer op bestuurlijk niveau voor wethouders en directie, waarbij verschillende agenda's op constructieve manier samenlopen. Benoem duidelijk waar deze ervaring is opgedaan (20 punten):
  • Geen werkervaring met complex agendabeheer (0 punten);
  • Minimaal 1 jaar werkervaring met complex agendabeheer (10 punten);
  • Meer dan 2 jaar werkervaring met complex agendabeheer (20 punten).
• Aantoonbare werkervaring met het proactief ondersteunen en ontzorgen van bestuurders of directieleden. Je beschrijft duidelijk in het CV hoe je bestuurders of directieleden ondersteunt en vooruitdenkt in het werk (20 punten).
• Aantoonbare werkervaring met samenwerken binnen een bestuurssecretariaat met verschillende interne stakeholders zoals bestuursadviseurs, directie en ambtelijke organisatie (15 punten).
• Aantoonbare werkervaring met de volgende competenties: politiek-bestuurlijke sensitiviteit, prioriteringsvermogen, stressbestendigheid en discretie. Je licht in het CV of een korte motivatie toe hoe deze competenties in eerdere functies zijn toegepast, de motivatie is geschreven door de professional zelf (15 punten).

Competenties

• Klantgericht;
• Samenwerken;
• Stressbestendig;
• Omgevingsbewust / Politiek sensitief;
• Organisatievermogen (plannen en organiseren);
• Nauwkeurig;
• Communicatief vaardig (mondeling en schriftelijk);
• Proactief;
• Flexibel;
• Zelfstandig;
• Integer;
• Besluitvaardig en gedecideerd;
• Empathisch.

Tussen Amsterdam en Utrecht ligt gemeente De Ronde Venen. Een groene oase in een waterrijk gebied met acht kleurrijke dorpen, waar zo’n 45.000 mensen met plezier wonen en werken.
In Mijdrecht staat het gemeentehuis. De thuishaven van ruim 300 hardwerkende en betrokken collega’s. ‘Samen voor elkaar’ echoot door de gangen. Het is de essentie van de organisatieontwikkeling die onze organisatie toekomstbestendig maakt.

We hebben grote opgaven, bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid, woningbouw, klimaatadaptatie, energietransitie en een circulaire en inclusieve economie. Deze ambities maken we waar door een intensieve samenwerking met collega’s van alle teams, onze inwoners, partners in de gemeente, het college en de raad.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek

De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.

• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek. De beste kandidaten (minimaal 2) worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek. De fysieke gesprekken bij de gemeente worden gepland in overleg met de best passende kandidaten. Je ontvangt uiterlijk op vrijdag 3 april 2026 bericht indien je hiervoor uitgenodigd bent.

Stap 2: Selectiegesprek

In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. Je dient op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap één van de beoordeling worden herhaald.

Optie tot verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend.

Hybride: Voor kantoor functies waarin het mogelijk is om op afstand te werken, is 50% thuiswerken gebruikelijk. Het kan voorkomen bij een specifieke opdracht dat aanwezigheid op kantoor verplicht is op meerdere of alle werkdagen.

Overig algemeen:

• Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

• CV-eisen: Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

• Het tarief staat vast gedurende 12 maanden. Daarna kan maximaal éénmaal per jaar een voorstel tot prijsaanpassing aan de Opdrachtgever plaatsvinden.