Recordmanager

In verband met detachering van de zittende formatie, is vanaf 1 januari 2026 ondersteuning nodig op het gebied van recordmanagement binnen gemeente De Bilt. Omdat de detachering tussentijds kan eindigen, staat de duur van de opdracht niet vast. Gemeente De Bilt gaat uit van twaalf maanden.

Werkzaamheden:

• Implementeren en onderhouden van het kwaliteitssysteem Informatiebeheer.
• Het opstellen van een overzicht van de informatiestromen binnen de organisatie.
• Vertalen van wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer naar lokaal beleid.
• Vertalen van het beleid voor informatiebeheer naar operationeel niveau.
• Rapporteren over de kwaliteit van het informatiebeheer naar opdrachtgever(s) en het doen van verbetervoorstellen.
• Vertegenwoordigen van gemeente De Bilt in regionale overleggen.
• Bijdragen aan het opstellen, optimaliseren en actueel houden van werkwijzen, procedures en procesbeschrijvingen.

• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
• De gemeente vraagt van de opdrachtnemer bij het contract onder leiding en toezicht dat ze gebruik maken van een G-rekening
• Aantoonbare werkervaring met recordmanagement binnen een overheidsorganisatie
• Beschikbaar per februari 2026;
• Aantoonbare werkervaring met het implementeren van een kwaliteitssysteem, benoem dit duidelijk in het cv;

Wensen (Gunningscriteria)

• Geef een aparte omschrijving van minimaal 1 opdracht die je hebt gedaan met betrekking tot recordmanagement binnen een overheidsorganisatie;
• Geef een aparte omschrtijving van minimaal 1 opdracht die je hebt gedaan waarbij het invoeren of onderhouden van een kwaliteitssysteem informatiebeheer tot jouw taak behoorde;
• Een afgeronde opleiding op minimaal HBO niveau in de richting van informatie beheer of informatica;
• Uiterlijk beschikbaar per februari 2026 voor 28 uur per week;
• Maximum uurtarief van € 95,00 exclusief BTW / inclusief fee administratieve partner en reiskosten woon-werk.

Competenties

• Je bent in staat zelfstandig de werkzaamheden uit te voeren en je weg te vinden in de organisatie. Dit geldt zeker voor het werken met het kwaliteitssysteem;
• Je neemt initiatief, bent nauwkeurig en hebt een positieve instelling;
• Je hebt gevoel voor politieke- en bestuurlijke belangen en verhoudingen;
• Je bent communicatief vaardig en kunt snel tot de essentie van de boodschap komen.
• Kennis van de I-navigator is een pré.

Organisatie
Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus. Onze ongeveer 250 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken. Meer informatie vindt u op de pagina Onze organisatie.

Beoordeling

• Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
  administratieve partner beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.
• Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
  administratieve partner beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door administratieve partner”.
  De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.
• Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
  De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.
  • Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
  • Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.
  De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.
• Stap 4: Selectiegesprek
  In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties).
  
  Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 29 januari 2026 van 09.00 uur tot 15.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 26 januari 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Optie tot verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend

Hybride: Geen verdere informatie

Aantal professionals of FTE: 1 professional

Overig algemeen:

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

CV-eisen
Maximaal 3 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Overige informatie

• De gemeente vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• De gemeente vraagt van de opdrachtnemer bij het contract onder leiding en toezicht dat ze gebruik maken van een G-rekening. (Bij NEN-gecertificeerde ondernemingen 25% en bij niet NEN-gecertificeerde ondernemingen 55%).

Reiskosten & parkeren
Het in de offerte vermelde uurtarief dient inclusief de reiskosten te zijn van woon-werkverkeer. Indien het reizen per auto noodzakelijk is voor het uitvoeren van de opdracht dan vergoedt de gemeente De Bilt maximaal € 0,30 (bruto) per kilometer. Het betreft een zogenaamde netto-netto vergoeding. Het declareren van zakelijke kilometers moet altijd vooraf zijn afgestemd met de opdrachtgever.