Administratieve ondersteuner

Als administratief ondersteuner ben je een onmisbare schakel binnen het team. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen, houdt overzicht en ondersteunt collega's bij uiteenlopende werkzaamheden. Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail.

Als administratief medewerker openbare ruimte ben je een belangrijke schakel binnen ons team. Je zorgt dat meldingen van inwoners goed en snel worden opgepakt en dat de administratie op orde is.

Je verwerkt meldingen in ons zaaksysteem, zet deze uit bij de juiste collega en bewaakt de voortgang. Ook zorg je voor een goede terugkoppeling en afronding van de meldingen.

Daarnaast ondersteun je het team bij de dagelijkse werkzaamheden. Denk aan het plannen van overleggen, bijhouden van acties en besluiten, verslaglegging en het verwerken en archiveren van documenten.

Ook verzorg je de administratie rondom onze begraafplaatsen. Je houdt registraties actueel, verwerkt aanvragen en mutaties en helpt inwoners met vragen.

Je krijgt daarnaast ruimte om mee te denken over het verbeteren van onze werkprocessen en wordt ingezet bij verschillende kleine projecten en werkzaamheden binnen de openbare ruimte.

Werkzaamheden

Klachten- en meldingenafhandeling
Je werkt met ons zaaksysteem waarin meldingen van inwoners over de openbare ruimte binnenkomen. Je:

• beoordeelt, sorteert en registreert meldingen
• zet meldingen uit bij de juiste beheerder of afdeling
• bewaakt de voortgang en houdt overzicht over de afhandeling
• verwerkt terugkoppelingen en meldt zaken administratief af in het systeem
• archiveert meldingen zorgvuldig en volgens de richtlijnen

Algemene administratieve ondersteuning
Je ondersteunt het team met diverse organisatorische en administratieve taken:

• plannen en coördineren van afspraken en overleggen
• opstellen en bijhouden van actie- en besluitenlijsten
• bewaken van deadlines en opvolging van acties
• notuleren tijdens overleggen en uitwerken van verslagen
• verwerken en archiveren van documenten en correspondentie

Begraafplaatsadministratie
Je draagt bij aan het beheer van de administratie rondom begraafplaatsen, een wettelijke taak van de gemeente:

• bijhouden en actualiseren van registraties
• verwerken van aanvragen en mutaties
• archiveren van gegevens conform wet- en regelgeving
• ondersteunen bij vragen van inwoners over begraafplaatsen

Aanvullende werkzaamheden
Naast bovenstaande taken kun je ook worden ingezet voor:

• ondersteunen bij (kleine) projecten en beheerswerkzaamheden
• opstellen van eenvoudige rapportages en overzichten
• signaleren van knelpunten in werkprocessen en meedenken over verbeteringen
• ondersteunen bij bewonerscommunicatie, zoals het versturen van brieven of informatie

• Je hebt een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of een vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met planning, verslaglegging, actie- en besluitenlijsten en administratieve ondersteuning van een team.

Wensen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van administratieve, technische of civieltechnische richting. (10 punten)
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of een vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving. (20 punten)
• Aantoonbare werkervaring met begraafplaatsadministratie of aantoonbare werkervaring met een vergelijkbare wettelijke of gemeentelijke administratie. (20 punten)
• Aantoonbare werkervaring met zaaksystemen, administratieve systemen en Microsoft office, benoem dit duidelijk in het cv. (20 punten)
• Aantoonbare werkervaring met het beheren en bijhouden van administraties en registraties. Geef hier een duidelijk voorbeeld van in het cv. (30 punten)

Competenties

• Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken
• Politiek-bestuurlijk sensitief
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift

Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus. Onze ongeveer 250 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV's van de kandidaten die door de administratieve partner zijn geselecteerd. De kandidaten die het beste scoren op de gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek. De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt nader getoetst in hoeverre je voldoet aan het profiel, met name de competenties. Het gesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie.

De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op een nader te bepalen moment. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn ontvangen zo snel mogelijk bericht.

Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend.

Hybride: Hybride werken is mogelijk, maar de voorkeur gaat uit naar werken op locatie: 'ja (liever niet)'.

Overig algemeen:

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.

Overige informatie
De gemeente vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Reiskosten & parkeren
Het in de offerte vermelde uurtarief dient inclusief de reiskosten te zijn van woon-werkverkeer. Indien het reizen per auto noodzakelijk is voor het uitvoeren van de opdracht dan vergoedt de gemeente De Bilt maximaal € 0,30 (bruto) per kilometer. Het betreft een zogenaamde netto-netto vergoeding. Het declareren van zakelijke kilometers moet altijd vooraf zijn afgestemd met de opdrachtgever.