Ervaren secretaresse van de burgemeester

Als coördinerend secretaresse van de burgemeester zorg jij voor goede ondersteuning én overzicht. Jij denkt vooruit, regelt zaken op tijd en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. Dankzij jou kan de burgemeester zich richten op bestuurlijke taken. Deze functie is geen standaard kantoorbaan van 9 tot 5. Het komt soms voor dat je in de avonduren of in het weekend werkt, omdat de werktijden van de burgemeester uiteenlopend zijn. Je werkt in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is. Dat past goed bij jou, daar krijg jij energie van!

(De opdracht stopt op het moment dat deze vacature vast wordt ingevuld).

Wat ga je doen?

• Ondersteuning burgemeester: Je ondersteunt de burgemeester bij de dagelijkse werkzaamheden. Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor interne en externe contacten.

• Agenda- en mailboxbeheer: Je beheert de agenda van de burgemeester en zorgt voor een goede planning. Ook beheer je de mailbox en de post en stel je duidelijke prioriteiten.

• Vergaderingen en bijeenkomsten: Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten organisatorisch en administratief voor. Waar nodig verzorg je de verslaglegging. Je zet actiepunten uit en je bewaakt de voortgang.

• Samenwerking en bestuurlijke ondersteuning: Je houdt overzicht en zorgt voor goede afstemming binnen de organisatie. Je werkt nauw samen met collega's van andere afdelingen. Je denkt actief mee met de burgemeester en draagt zo bij aan het realiseren van bestuurlijke ambities.

• Coördineren: Je coördineert inhoudelijk het team van bestuurssecretaresses, dat bestaat uit 5 collega-secretaresses. Je stemt werkzaamheden af en zorgt voor samenhang in de ondersteuning.

• Je kunt een VOG verklaring overleggen.
• Je bent akkoord met de actuele versie van de inhuurvoorwaarden van de administratieve partner.
• In verband met de wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) kan deze opdracht niet door een zzp'er worden ingevuld. Je wordt in loondienst gedetacheerd.
• Het uurtarief is maximaal 85 euro.
• Je bent minimaal 32 uur per week beschikbaar.
• Je hebt de bereidheid en mogelijkheid tot onregelmatige inzet (avonden/weekenden).
• Je hebt minimaal mbo werk- en denkniveau en een afgeronde relevante opleiding, bijvoorbeeld Schoevers of vergelijkbaar.
• Je hebt aantoonbare ervaring met secretariële en administratieve werkzaamheden, bij voorkeur als bestuurssecretaresse.

• Ervaring in een aantoonbare positie waarin je ervaring hebt in zelfstandig handelen en het prioriteren van complexe situaties. Je handelt proactief en weet wanneer te escaleren in een vertrouwelijke of politieke gevoelige situatie. (max. 5 punten)
• Recente aantoonbare ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving. (max. 6 punten)
• Je bent direct beschikbaar na gunning. (max. 5 punten)
• Het CV sluit goed aan op de gestelde criteria. (max. 10 punten)

• Organisatietalent: Je werkt nauwkeurig, kunt goed plannen en organiseren en houdt overzicht, ook wanneer het druk is.
• Proactieve houding: Je denkt vooruit, neemt initiatief en zorgt ervoor dat zaken goed en op tijd geregeld zijn.
• Communicatieve vaardigheden: Je communiceert correct, vriendelijk en duidelijk, zowel mondeling als schriftelijk. Je durft beslissingen te nemen en staat stevig in je rol richting de burgemeester.
• Bestuurlijke sensitiviteit: Je hebt gevoel voor de dynamiek binnen een politiek-bestuurlijke omgeving en weet professioneel om te gaan met protocollen en bestuurlijke relaties.

Optie tot verlenging: Ja

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

Randvoorwaarden CV
Met een CV wordt bedoeld een overzicht van de werkervaring van de aangeboden professional. De CV is in het Nederlands opgesteld en wordt verstrekt in PDF. De ingediende CV mag maximaal bestaan uit 4 pagina's dubbelzijdig.

Vergoedingen

• Parkeren: Een parkeervergunning wordt niet verstrekt door de gemeente Bergen op Zoom. Indien je een parkeervergunning aan wil vragen kan hiervoor contact opgenomen worden met Parkeerbeheer Bergen op Zoom.

• Reiskosten: Woon-werk kilometers worden niet vergoed. Kilometers gemaakt op het werk met de auto kunnen gedeclareerd worden, de vergoeding hiervoor bedraagt € 0,19 per kilometer.

• Telefoon: Je dient zelf zorg te dragen voor een mobiele telefoon.

• Werkplek: Door de gemeente Bergen op Zoom wordt een werkplek (bureau) ter beschikking gesteld waarvan je gebruik kan maken. Je dient zelf een deugdelijke laptop mee te brengen en toebehoren om de werkzaamheden op uit te voeren. Met deze laptop kan je inloggen op het netwerk van de gemeente Bergen op Zoom.