Projectteam Archiefopschoning en Digitalisering

Context

Gemeente Barneveld werkt aan een toekomstbestendige informatiehuishouding waarin digitaal werken het uitgangspunt vormt. In aanloop naar de nieuwe huisvestingssituatie en werkwijze is het noodzakelijk om bestaande fysieke archiefachterstanden weg te werken en archieven gereed te maken voor een duurzame digitale toekomst.

Op dit moment is sprake van zowel een capaciteits- als expertisevraagstuk binnen het fysieke archiefbeheer. Daarom zoekt de gemeente tijdelijke versterking in de vorm van een projectteam bestaande uit één senior archiefspecialist/projectcoördinator en één junior archiefmedewerker.

Opdracht

Het projectteam krijgt de opdracht om gedurende een periode van 12 maanden de fysieke archiefachterstanden binnen de gemeente Barneveld structureel weg te werken en tegelijkertijd de basis te leggen voor een toekomstbestendige digitale werkwijze.

De opdracht heeft een projectmatig karakter met een duidelijk begin- en eindresultaat.

Werkzaamheden

Het projectteam richt zich onder andere op:

• Het opschonen en verwerken van fysieke archieven;
• Het wegwerken van bestaande achterstanden;
• Het voorkomen van nieuwe achterstanden;
• Het voorbereiden en uitvoeren van digitaliseringswerkzaamheden;
• Het verbeteren van werkprocessen rondom archiefbeheer.

Archiefachterstanden

• Verwerken van archiefbestanden in de projectruimte;
• Opschonen en verwerken van archiefbestanden in de gemeentelijke depots;
• Verwerken van archiefdozen afkomstig van de gemeentewerf en het gemeentehuis die extern zijn opgeslagen;
• Ordenen, registreren en archiveren van fysieke dossiers.

Digitalisering

• Voorbereiden van archiefstukken voor digitalisering;
• Digitaliseren van documenten conform geldende wet- en regelgeving;
• Bijdragen aan de overgang naar digitaal werken.

Procesverbetering

• Inventariseren van oorzaken van archiefachterstanden;
• Verbeteren van werkafspraken en archiefprocessen;
• Inrichten van een werkwijze waarmee nieuwe achterstanden zoveel mogelijk worden voorkomen.

Resultaat van de opdracht

• De fysieke archiefachterstanden binnen de projectruimte zijn weggewerkt;
• De archiefdepots zijn opgeschoond en verwerkt;
• De extern opgeslagen archieven van gemeentewerf en gemeentehuis zijn verwerkt;
• Archiefwaardige documenten zijn voorbereid voor of opgenomen in de digitale werkwijze;
• Werkafspraken en processen zijn verbeterd om nieuwe achterstanden te voorkomen;
• De organisatie beschikt over een beheersbare en toekomstbestendige uitgangspositie voor digitaal werken.

• Je voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
• Een aantoonbaar geschreven offerte, waarin beide specialismes en deskundigheden ter inzage geverifieerd kunnen worden;
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo+ of hbo bachelor niveau voor de senior en een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau voor de junior op het gebied van informatiebeheer, DIV, archiefbeheer of direct vergelijkbaar;
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring binnen archiefbeheer, documentaire informatievoorziening en/of informatiebeheer voor de senior. Licht dit duidelijk toe in het cv;
• Aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden, documentverwerking en/of archiefwerkzaamheden voor de junior. Licht dit duidelijk toe in het cv;
• Aantoonbare werkervaring met archiefprojecten en/of het wegwerken van archiefachterstanden, licht dit duidelijk toe in het cv;
• Aantoonbare werkervaring met procesverbetering en kwaliteitsbewaking binnen archiefbeheer, licht dit duidelijk toe in het cv;
• Aantoonbare werkervaring met het begeleiden of coördineren van medewerkers, licht dit duidelijk toe in het cv;
• Aantoonbare affiniteit met digitalisering en informatiebeheer voor de junior;
• Beide professionals zijn uiterlijk beschikbaar per 1 september 2026 voor 16 tot 24 uur gedurende de gehele opdracht, inclusief eventuele verlengingen;
• Beide professionals zijn aantoonbaar bereid werkzaamheden grotendeels op locatie in Barneveld uit te voeren, licht dit duidelijk toe in het cv.

Wensen (Selectiecriteria)

• Aantoonbare werkervaring met archiefopschoning en wegwerken van archiefachterstanden (30 punten);
• Aantoonbare werkervaring binnen gemeentelijke of andere overheidsorganisaties (25 punten);
• Aantoonbare werkervaring met digitalisering en overgang naar digitaal werken (20 punten);
• Je beschrijft in een aparte toelichting jouw kennis en werkervaring in relatie tot de opdracht. De beoordeling vindt plaats op: relevantie voor de opdracht, mate van onderbouwing, aansluiting op de praktijk (25 punten).

Competenties

Senior

• Coördinerend vermogen;
• Analytisch sterk;
• Nauwkeurig;
• Organisatiesensitief;
• Resultaatgericht;
• Coachend.

Junior

• Nauwkeurig;
• Gestructureerd;
• Praktisch ingesteld;
• Leergierig;
• Betrouwbaar;
• Samenwerkingsgericht.

Werken bij de gemeente Barneveld

Barneveld groeit. We zetten ons in voor wat onze inwoners en ondernemers belangrijk vinden. Logisch, want we zijn er voor elkaar. Groei brengt ook uitdagingen met zich mee. Dat maakt het spannend en boeiend. Daarom kunnen we jouw kennis, ervaring en ideeën goed gebruiken. Want jij kunt het verschil maken. En wij bieden jou fijne collega's, een leuke werksfeer en aandacht voor balans en privé.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek

De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de professionals die door administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De professionals die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). De beste professionals worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige professionals worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek

In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende professionals voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De professionals dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde professionals op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap één van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de professional die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige professionals worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 6 juli 2026. Je ontvangt uiterlijk op donderdag 25 juni 2026 bericht.

Optie tot verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend

Hybride: De werkzaamheden vinden grotendeels plaats op locatie vanwege de aard van het fysieke archief. Hybride werken is wel mogelijk.

Overig algemeen:

Overige voorwaarden

• Leveranciers dienen beide professionals gelijktijdig aan te bieden als projectteam;
• Tarieven worden afzonderlijk opgegeven voor de senior- en juniorfunctie.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal junior profiel max € 80,- en senior profiel max € 95,-. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Indien de opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat de opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).