Interim Kwartiermaker Kabinetszaken

Aanleiding

Binnen Kabinetszaken komen verschillende werkzaamheden samen: bestuurlijke ondersteuning, representatie, protocol, communicatie, planning, evenementen, financiële beheersing en samenwerking met andere organisatieonderdelen.

De dagelijkse werkzaamheden gaan onverminderd door, terwijl tegelijkertijd behoefte bestaat aan meer structuur in onder andere:

• taak- en rolverdeling;
• eigenaarschap;
• planning en prioritering;
• overlegstructuren;
• werkprocessen;
• financieel overzicht;
• samenwerking met aanpalende teams;
• kennisborging en continuïteit.

De opdracht vraagt daarom om een professional die de dagelijkse praktijk van een bestuurlijk kabinet goed kent én aantoonbare ervaring heeft met het analyseren, structureren en verbeteren van werkprocessen en samenwerking.

Doel van de opdracht

Het doel van de opdracht is om Kabinetszaken in de periode tot en met 31 december 2026 te stabiliseren, structureren en professionaliseren, zodat een heldere en overdraagbare basis ontstaat voor de verdere inrichting van het kabinet. De kwartiermaker brengt de bestaande situatie in kaart, ontwikkelt een passende inrichting en zorgt ervoor dat overeengekomen verbeteringen gedurende de opdrachtperiode daadwerkelijk worden ingevoerd.

De opdracht is daarmee nadrukkelijk gericht op kwartiermaken: analyseren, adviseren, implementeren, structureren en borgen.

Opdracht

Je wordt ingezet vanwege specifieke expertise op het snijvlak van:

• bestuurlijke ondersteuning en kabinetszaken;
• bestuurlijke communicatie;
• procesregie;
• organisatie- en procesverbetering;
• planning en prioritering;
• budgettering en financiële beheersing;
• samenwerking tussen verschillende organisatieonderdelen.

Je voert de opdracht zelfstandig uit en bepaalt binnen de overeengekomen kaders zelf de aanpak, volgorde en wijze van uitvoering. De opdrachtgever stuurt op de afgesproken resultaten en beoordeelt de kwaliteit, bruikbaarheid en tijdigheid van de opgeleverde producten. De opdracht betreft geen structurele invulling van een reguliere functie. De inzet is tijdelijk en gericht op het realiseren van een concreet verander- en verbeterresultaat.

Fase 1 - Kwartiermaken tot en met 31 december 2026

De eerste fase staat volledig in het teken van het analyseren, structureren, verbeteren en waar mogelijk implementeren van de werkwijze binnen Kabinetszaken.

Resultaten

• Resultaat 1 – Analyse huidige situatie: Uiterlijk in de eerste fase is een analyse opgeleverd van de huidige situatie, inclusief knelpunten en verbetermogelijkheden.
• Resultaat 2 – Advies toekomstige inrichting Kabinetszaken: Op basis van de analyse wordt een concreet en uitvoerbaar advies opgeleverd voor de verdere inrichting van Kabinetszaken.
• Resultaat 3 – Implementatie eerste verbetermaatregelen: Waar besluitvorming binnen de opdrachtperiode plaatsvindt, worden overeengekomen verbeteringen direct geïmplementeerd.
• Resultaat 4 – Financieel overzicht en beheersing: Voor Kabinetszaken is een werkbare systematiek beschikbaar voor budgetinzicht, uitgavenopvolging en financiële sturing.
• Resultaat 5 – Borging en overdracht: Aan het einde van de eerste fase ligt een overdraagbaar dossier met analyse, verbeterplan, realisaties en advies voor de vervolgfase.

Inhoudelijke werkzaamheden

Om bovenstaande resultaten te realiseren kan je onder andere:

• gesprekken voeren met betrokken medewerkers en stakeholders;
• bestaande werkprocessen en documenten analyseren;
• taken, verantwoordelijkheden en eigenaarschap inzichtelijk maken;
• knelpunten in samenwerking en werkprocessen analyseren;
• verbetermaatregelen ontwikkelen;
• werkprocessen, formats en overlegstructuren ontwerpen;
• implementatie van verbetermaatregelen begeleiden;
• budgetten en werkzaamheden inzichtelijk maken;
• kennisoverdracht organiseren;
• adviseren van teamleider en andere betrokkenen.

• Een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau;
• Aantoonbare werkervaring met de dagelijkse praktijk van een bestuurlijk kabinet, bestuurssecretariaat bij een gemeente, provincie of waterschap;
• Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke communicatie, speechwriting, representatie of protocollaire ondersteuning van een bestuurder binnen een overheidsorganisatie;
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met het inrichten of verbeteren van werkprocessen, rolverdeling of overlegstructuren binnen een team of organisatieonderdeel, opgedaan bij een overheidsorganisatie en/of als zelfstandig ondernemer met eindverantwoordelijkheid;
• Aantoonbaar beschikbaar voor 32 uur per week gedurende de opdrachtperiode.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met het in kaart brengen van werkwijzen, rolverdeling, planning en budgettering van een team of organisatieonderdeel en het adviseren van leidinggevenden of bestuurders over verbetermaatregelen die zijn doorgevoerd (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring met het inrichten of verbeteren van werkprocessen, overlegcycli, planning en rolverdeling binnen een organisatie (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring met het opstellen, beheren of inzichtelijk maken van budgetten en het bewaken van uitgaven, met eindverantwoordelijkheid (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring met de dagelijkse praktijk van kabinets- of bestuursondersteuning, waaronder ceremoniële en protocollaire bijeenkomsten, representatieve activiteiten, speechwriting en communicatie rondom bestuurlijke evenementen (15 punten);
• Aantoonbare werkervaring met het leggen en onderhouden van samenwerking tussen een klein team en andere organisatieonderdelen, inclusief het vroegtijdig signaleren en oplossen van knelpunten in die samenwerking (15 punten);
• Aantoonbare werkervaring binnen een gemeente in de regio de Gelderse Vallei (10 punten).

Competenties

• Bestuurlijke sensitiviteit;
• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit;
• Analytisch vermogen;
• Verbindend en oplossingsgericht;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden;
• Strategisch denker met uitvoeringskracht;
• Procesregisseur;
• Structuurbrenger;
• Organisatiesensitief;
• Veranderkundig vermogen;
• Coachende vaardigheden;
• Financieel overzicht kunnen aanbrengen;
• Schrijfvaardigheid op bestuurlijk niveau;
• Praktische inzetbaarheid in de dagelijkse kabinetspraktijk.

Barneveld groeit. We zetten ons in voor wat onze inwoners en ondernemers belangrijk vinden. Logisch, want we zijn er voor elkaar. Groei brengt ook uitdagingen met zich mee. Dat maakt het spannend en boeiend. Daarom kunnen we jouw kennis, ervaring en ideeën goed gebruiken. Want jij kunt het verschil maken. En wij bieden jou fijne collega's, een leuke werksfeer en aandacht voor balans en privé.

Gemeente Barneveld is een groeiende gemeente met een eigentijds, innovatief en dynamisch karakter. Met ruim 650 medewerkers wordt dagelijks gewerkt aan maatschappelijke en bestuurlijke opgaven voor inwoners, ondernemers en partners. Kabinetszaken maakt onderdeel uit van het team Bestuursondersteuning. Binnen dit team zijn onder andere juridische zaken, inkoop, economische zaken, gebiedsregie en het bestuurs- en managementsecretariaat ondergebracht. Het kabinet vervult een belangrijke rol in de ondersteuning van de burgemeester en het college. De werkzaamheden omvatten onder andere ceremoniële, protocollaire en representatieve ondersteuning, Koninklijke onderscheidingen, officiële ontvangsten, herdenkingen, bezoeken, toespraken en bestuurlijke communicatie. De groei van de gemeente, de ambities van het bestuur en de ontwikkeling van de bestuurlijke ondersteuning maken het noodzakelijk om de inrichting en werkwijze van Kabinetszaken verder te professionaliseren.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek

De opdrachtgever beoordeelt de offertes van de kandidaten die in de voorselectie zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria:

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De (minimaal 2) kandidaten die op basis van deze gunningscriteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). De overige kandidaten worden in eerste instantie niet uitgenodigd voor een gesprek en ontvangen een voorlopige afwijzing. Zij nemen plaats in de zogenaamde wachtkamer.

Stap 2: Selectiegesprek

Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de opdrachtgever. De opdrachtgever verifieert in het selectiegesprek of de betreffende kandidaten (inderdaad) voldoen aan het gewenste profiel (knock-outcriteria en de gunningscriteria). De opdrachtgever beoordeelt de betreffende kandidaten in onderlinge vergelijking op de in de inhuuropdracht genoemde competenties.

Planning

De gesprekken bij de opdrachtgever worden gepland tussen 24 september en 28 september 2026. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 23 september 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend.

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

Offerte-eisen

Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.