Bestuurssecretaresse

De bestuurssecretaresse ondersteunt één of meerdere bestuurders en draagt zorg voor een efficiënte en professionele ondersteuning van bestuurlijke processen. Je bent de verbindende schakel tussen bestuur, organisatie en externe relaties. Je zorgt voor overzicht, bewaakt voortgang en ondersteunt bij uiteenlopende secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je maakt onderdeel uit van het team Bestuursondersteuning en werkt nauw samen met collega-bestuurssecretaresses.

Werkzaamheden

• Beheren van complexe agenda’s van bestuurders;
• Afstemmen van afspraken met interne en externe stakeholders;
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Verzorgen van vergaderstukken en bestuurlijke dossiers;
• Verwerken van besluiten en documenten in iBabs;
• Ondersteunen bij mailboxbeheer en correspondentie;
• Notuleren van overleggen en bewaken van actiepunten;
• Ondersteunen bij representatieve ontvangsten en bijeenkomsten;
• Signaleren van knelpunten en bijdragen aan procesverbeteringen binnen de bestuursondersteuning.

Resultaat van de opdracht

• bestuurders optimaal zijn ondersteund in hun dagelijkse werkzaamheden;
• agenda’s, vergaderingen en bestuurlijke processen zorgvuldig zijn georganiseerd;
• bestuurlijke stukken tijdig en correct zijn verwerkt;
• acties en besluiten adequaat zijn opgevolgd;
• continuïteit binnen de bestuursondersteuning is gewaarborgd.

Vereisten / knock-outcriteria

• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een bestuurlijke of complexe organisatie. Licht dit duidelijk toe in het cv;
• Aantoonbare werkervaring met agendabeheer, notuleren en bestuurlijke ondersteuning;
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Teams en Excel), benoem duidelijk waar deze is opgedaan;
• Uiterlijk beschikbaar per 1 juli 2026 voor minimaal 24 uur per week gedurende de gehele opdracht, inclusief eventuele verlengingen.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse binnen een gemeentelijke of bestuurlijke organisatie (35 punten);
• Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke processen, besluitvorming en vergaderondersteuning (25 punten);
• Aantoonbare werkervaring met systemen zoals iBabs, Zaaksysteem of direct vergelijkbare bestuurlijke applicaties. Benoem duidelijk waar deze is opgedaan (10 punten);
• Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer voor bestuurders of directieleden, licht dit duidelijk toe in het cv (15 punten);
• De professional beschrijft in een aparte toelichting zijn/haar kennis en werkervaring. De beoordeling vindt plaats op: relevantie voor de opdracht, mate van onderbouwing, aansluiting op de praktijk (15 punten).

Competenties

• Bestuurlijk sensitief;
• Nauwkeurig;
• Organisatorisch sterk;
• Communicatief vaardig;
• Discreet en betrouwbaar;
• Stressbestendig;
• Flexibel;
• Dienstverlenend;
• Proactief.

Werken bij de gemeente Barneveld
Barneveld groeit. We zetten ons in voor wat onze inwoners en ondernemers belangrijk vinden. Logisch, want we zijn er voor elkaar. Groei brengt ook uitdagingen met zich mee. Dat maakt het spannend en boeiend. Daarom kunnen we jouw kennis, ervaring en ideeën goed gebruiken. Want jij kunt het verschil maken. En wij bieden jou fijne collega's, een leuke werksfeer en aandacht voor balans en privé.

Binnen het team Bestuursondersteuning wordt dagelijks gewerkt aan een professionele ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders. Vanwege tijdelijke capaciteitsbehoefte zoekt de gemeente een ervaren bestuurssecretaresse die direct inzetbaar is binnen een bestuurlijk complexe omgeving en zorgt voor continuïteit binnen de bestuursondersteuning.

Beoordeling

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de professionals die door de administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De professionals die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). De beste professionals worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige professionals worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende professionals voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De professionals dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde professionals op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap één van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de professional die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige professionals worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 24 juni 2026. De professionals die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 17 juni 2026 bericht.

Optie tot verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend

Hybride: Geen verdere informatie.

Overig algemeen:

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.

Fee administratieve partner
De administratieve partner brengt voor deze opdracht €1,90 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.