Bestuurssecretaresse

Barneveld groeit. We zetten ons in voor wat onze inwoners en ondernemers belangrijk vinden. Logisch, want we zijn er voor elkaar. Groei brengt ook uitdagingen met zich mee. Dat maakt het spannend en boeiend. Daarom kunnen we jouw kennis, ervaring en ideeen goed gebruiken. Want jij kunt het verschil maken. En wij bieden jou fijne collega's, een leuke werksfeer en aandacht voor balans en prive.

Binnen het team Bestuursondersteuning wordt dagelijks gewerkt aan een professionele ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders. Vanwege tijdelijke capaciteitsbehoefte zoekt de gemeente een ervaren bestuurssecretaresse die direct inzetbaar is binnen een bestuurlijk complexe omgeving en zorgt voor continuiteit binnen de bestuursondersteuning.

De bestuurssecretaresse ondersteunt een of meerdere bestuurders en draagt zorg voor een efficiente en professionele ondersteuning van bestuurlijke processen. Je bent de verbindende schakel tussen bestuur, organisatie en externe relaties. Je zorgt voor overzicht, bewaakt voortgang en ondersteunt bij uiteenlopende secretariele, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je maakt onderdeel uit van het team Bestuursondersteuning en werkt nauw samen met collega-bestuurssecretaresses.

Werkzaamheden

• Beheren van complexe agendas van bestuurders;
• Afstemmen van afspraken met interne en externe stakeholders;
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Verzorgen van vergaderstukken en bestuurlijke dossiers;
• Verwerken van besluiten en documenten in iBabs;
• Ondersteunen bij mailboxbeheer en correspondentie;
• Notuleren van overleggen en bewaken van actiepunten;
• Ondersteunen bij representatieve ontvangsten en bijeenkomsten;
• Signaleren van knelpunten en bijdragen aan procesverbeteringen binnen de bestuursondersteuning.

Resultaten

De opdracht is succesvol uitgevoerd wanneer:

• bestuurders optimaal zijn ondersteund in hun dagelijkse werkzaamheden;
• agendas, vergaderingen en bestuurlijke processen zorgvuldig zijn georganiseerd;
• bestuurlijke stukken tijdig en correct zijn verwerkt;
• acties en besluiten adequaat zijn opgevolgd;
• continuiteit binnen de bestuursondersteuning is gewaarborgd.

• Je voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een bestuurlijke of complexe organisatie. Licht dit duidelijk toe in het cv;
• Aantoonbare werkervaring met agendabeheer, notuleren en bestuurlijke ondersteuning;
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Teams en Excel), benoem duidelijk waar deze is opgedaan;
• Uiterlijk beschikbaar per 1 juli 2026 voor minimaal 24 uur per week gedurende de gehele opdracht, inclusief eventuele verlengingen;
• Aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse binnen een gemeentelijke of bestuurlijke organisatie;
• Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke processen, besluitvorming en vergaderondersteuning;
• Aantoonbare werkervaring met systemen zoals iBabs, Zaaksysteem of direct vergelijkbare bestuurlijke applicaties. Benoem duidelijk waar deze is opgedaan;
• Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer voor bestuurders of directieleden, licht dit duidelijk toe in het cv;
• De professional beschrijft in een aparte toelichting zijn/haar kennis en werkervaring. De beoordeling vindt plaats op: relevantie voor de opdracht, mate van onderbouwing, aansluiting op de praktijk.

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre jij / de door jou aangeboden professional aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Bestuurlijk sensitief;
• Nauwkeurig;
• Organisatorisch sterk;
• Communicatief vaardig;
• Discreet en betrouwbaar;
• Stressbestendig;
• Flexibel;
• Dienstverlenend;
• Proactief.

Barneveld groeit. We zetten ons in voor wat onze inwoners en ondernemers belangrijk vinden. Logisch, want we zijn er voor elkaar. Groei brengt ook uitdagingen met zich mee. Dat maakt het spannend en boeiend. Daarom kunnen we jouw kennis, ervaring en ideeen goed gebruiken. Want jij kunt het verschil maken. En wij bieden jou fijne collega's, een leuke werksfeer en aandacht voor balans en prive.

Binnen het team Bestuursondersteuning wordt dagelijks gewerkt aan een professionele ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders.

Optie tot verlenging: Niets over bekend.

Hybride: Geen verdere informatie.

Fee: De administratieve partner rekent een aanvullende fee van € 2,50 boven op het uurtarief.

Overig algemeen:

De eisen zijn knock-out criteria, en profielen die hier niet aan voldoen, worden direct terzijde gelegd door de klant. Het heeft geen zin om aan te bieden zonder aan deze criteria te voldoen. Bij twijfel over een eis vernemen we graag waar de twijfel in zit, per e-mail, zodat we daarin kunnen adviseren.