Personal assistent

Maken we een Connectie?

Bij gemeente Arnhem mag je jezelf zijn en is iedereen welkom. Om dat te realiseren werken we aan een cultuur waarin iedereen zich betrokken voelt, waar de samenstelling divers is en niemand wordt uitgesloten. Wij willen verschillen in talent, kennis en vaardigheden aan ons binden, omdat wij overtuigd zijn dat de verschillen elkaar versterken. Voel je dus welkom bij gemeente Arnhem, wie je ook bent of hoe je ook in het leven staat.

Houd je van een dynamische werkomgeving waarin je voortdurend schakelt en geen dag hetzelfde is? Wil je een cruciale rol spelen in het ontzorgen van leidinggevenden en het soepel laten verlopen van diverse projecten? Dan is deze functie iets voor jou.

Wat ga je doen?

Als Personal Assistant ga je ondersteuning bieden aan een concerndirecteur. De werkzaamheden zijn zowel secretarieel als administratief van aard. Je speelt een belangrijke rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse processen.

Jouw belangrijkste taken zijn:

• Het plannen en coördineren van complexe afspraken. Dit omvat een groot deel van de werkzaamheden.
• Ondersteuning bieden bij het beheer van e-mailcorrespondentie en agendabeheer.
• Het bewaken en beheren van administratieve processen.
• Het voorbereiden van vergaderingen en zorgen voor accurate verslaglegging, indien nodig.
• Het bieden van proactieve ondersteuning om ervoor te zorgen dat zij zich kunnen richten op hun kerntaken.

• Je bent gedurende de uitvoering van de gehele opdracht in loondienst bij de opdrachtnemer/onderaannemer en bent geen ZZP'er/ondernemer. Ondernemers in dienst van een eigen BV zijn uitgesloten.
• Je beschikt aantoonbaar over minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Je hebt in de afgelopen 5 jaar minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring opgedaan in een 1-op-1 ondersteuningsrol als Personal Assistant van een bestuurder, directeur of leidinggevende.

Wensen

• Je hebt aantoonbaar recent minimaal 1 jaar werkervaring opgedaan binnen een overheidsorganisatie. (10 Punten)
• Je beschikt aantoonbaar over een diploma in secretariële richting (een afgeronde Hbo-opleiding levert 10 punten op, een afgeronde Mbo-4 opleiding 5 punten).

Competenties

• Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid (5 punten)
• Plannen en organiseren (5 punten)
• Samenwerken (5 punten)
• Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid (5 punten)

Dit ben jij

Je bent van nature een organisatorisch talent: plannen en organiseren gaan je moeiteloos af. Snel schakelen is voor jou geen probleem, en je toont graag initiatief in je werk. Met jouw sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, leg je gemakkelijk contact met collega's en externe partijen. Daarnaast werk je nauwkeurig en doelgericht, waarbij je altijd oog hebt voor het gewenste resultaat. Dankzij je ervaring in het ondersteunen van leidinggevenden weet je precies hoe je hen kunt ontzorgen. Je houdt overzicht in een dynamische werkomgeving en vindt voldoening in het ondersteunen van meerdere projecten en managers tegelijkertijd.

Jouw toekomstige team

Jij komt het team Management Support versterken. Een professionele, dienstverlenende en betrokken team dat bestaat uit 60 enthousiaste medewerkers. Dagelijks ondersteunen zij diverse leidinggevenden, programmamanagers en afdelingen bij de gemeente Arnhem.

De interviews worden zo spoedig mogelijk na de sluitingsdatum ingepland.

De kandidaten van de top 2 in de ranking worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek. Dit gesprek kan plaatsvinden via Teams of op locatie. De uitkomst van het verificatiegesprek bepaalt de gunning van de opdracht.

Optie tot verlenging: Ja, maximaal 6 maanden.

Hybride:

Overig algemeen:

VOG

Bij gunning van de opdracht is het overleggen van een VOG vereist. Wordt de kandidaat aangeboden via een leverancier dan is de leverancier verantwoordelijk voor de aanvraag van de VOG.