A431 - Medewerker bedrijfsvoering I

De Serviceteam medewerker is verantwoordelijk voor het beheren, bewaken en uitvoeren van diverse administratieve en facilitaire processen rondom gebouwbeheer, gebruikersbeheer en het gemeentelijke wagenpark. De medewerker zorgt ervoor dat gegevens en systemen actueel en betrouwbaar zijn, meldingen en mutaties tijdig worden verwerkt en acties richting interne collega's en externe leveranciers goed worden opgevolgd.

De werkzaamheden bevinden zich op het snijvlak van administratie, facilitair beheer, techniek en dienstverlening. Dit vraagt om iemand die zelfstandig overzicht houdt, verbanden tussen verschillende systemen en processen herkent en nauwkeurig werkt.

Werkzaamheden

De Serviceteam medewerker Vastgoed houdt zich onder andere bezig met:

• beheren en bewaken van administratieve processen rondom gebouwbeheer, gebruikersbeheer en wagenparkbeheer;
• plaatsen en administratief verwerken van bestellingen en bewaken van een correcte facturatie;
• verwerken, actualiseren en controleren van personele en andere mutaties in verschillende systemen;
• beheren en actualiseren van gegevens rondom toegangscontrole, autorisaties, personeelspassen, beveiliging en overige gebouwgebonden systemen;
• signaleren van verbanden en afwijkingen tussen verschillende systemen en zorgdragen voor een correcte verwerking;
• fungeren als aanspreekpunt voor storings- en servicemeldingen met betrekking tot gemeentelijke gebouwen;
• beoordelen en uitzetten van benodigde acties naar aanleiding van storingen en meldingen en bewaken van de opvolging;
• afstemmen met en begeleiden van leveranciers en onderhoudspartijen op gemeentelijke locaties;
• ondersteunen bij het beheer en gebruik van faciliteiten binnen multifunctionele centra (MFC's);
• ondersteunen bij het veiligstellen en verstrekken van camerabeelden wanneer deze conform de geldende procedures worden opgevraagd, bijvoorbeeld door de politie;
• ondersteunen bij voorkomende administratieve handelingen richting externe instanties;
• signaleren van knelpunten in processen en bijdragen aan een efficiënte en kwalitatief goede uitvoering van de dienstverlening;

• Je bent gedurende de uitvoering van de gehele opdracht in loondienst en geen ZZP'er/ondernemer.
• Je beschikt minimaal over een afgeronde mbo-4 opleiding in een voor de opdracht relevante richting, bijvoorbeeld facilitair management, technische bedrijfskunde, vastgoed, bedrijfskunde of vergelijkbaar.
• Je beschikt over minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met facilitaire dienstverlening, gebouwbeheer en/of vastgoedbeheer.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het zelfstandig uitvoeren en bewaken van administratieve processen waarbij gebruik wordt gemaakt van meerdere registratiesystemen en/of applicaties.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het aannemen en opvolgen van facilitaire en/of technische meldingen en het uitzetten en bewaken van acties bij leveranciers of onderhoudspartijen.
• Voor deze inzet is een specifieke VOG vereist.

Wensen

• Je hebt aantoonbare werkervaring met het beheren van toegangscontrole, autorisaties, personeelspassen en/of beveiligingssystemen. (15 Punten)
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het werken met gebouwgebonden, facilitaire en/of technische beheersystemen en is gewend verbanden te leggen tussen verschillende systemen en registraties. (15 Punten)
• Je hebt aantoonbare werkervaring met bestelprocessen, opdrachtverstrekking en/of de administratieve controle en verwerking van facturen binnen een facilitaire of vastgoedcontext. (15 Punten)

Competenties

• Accuraat werken (5 punten)
• Samenwerken (5 punten)
• Probleemoplossend vermogen (5 punten)

De afdeling Vastgoed van gemeente Arnhem is verantwoordelijk voor het beheer van een diverse gemeentelijke vastgoedportefeuille, waaronder culturele en maatschappelijke gebouwen, sportaccommodaties en parkeergarages. Binnen het bedrijfsbureau van de afdeling Vastgoed zoeken wij een ervaren Serviceteam medewerker Vastgoed.

De selectiegesprekken vinden plaats live op het Stadskantoor te Arnhem in de week van 31 augustus. Houd hier rekening mee in de agenda's. Zodra de exacte dag en het tijdslot bekend zijn, wordt dit meegedeeld.

De professionals uit de top 3 van de ranking worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek. Dit gesprek kan plaatsvinden via Teams of op locatie.

Optie tot verlenging: Ja, max 12 maanden.

Hybride: Hybride werken is sporadisch en enkel in overleg mogelijk. Fysiek op locatie werken is een must.

Overig algemeen:

VOG
Bij gunning van de opdracht is het overleggen van een VOG vereist. Wordt de professional aangeboden via een leverancier dan is de leverancier verantwoordelijk voor de aanvraag van de VOG.

Referentie
Het checken van referenties kan onderdeel zijn van de procedure. Dit zal dan meegenomen worden in de beoordelingscriteria. Onder een referentie wordt het volgende verstaan: de naam en contactgegevens van een leidinggevende van een recente opdrachtgever die relevant is voor de uitgevraagde opdracht.