Teamsecretaris Afdeling Beheer & Onderhoud

Vanwege de uitval van een unitleider zijn we zo snel mogelijk, maar uiterlijk per 1 november 2026 op zoek naar een teamsecretaris (28 – 36 uur / week) die de huidige teammanager van het team Bovenwijks Beheer en het afdelingshoofd van Beheer en Onderhoud ondersteunt bij hen dagelijkse en geplande werkzaamheden.

Team Bovenwijks Beheer zorgt ervoor dat de openbare ruimte in Apeldoorn betreffende de wijk overstijgende onderhouds- en beheertaken, installaties en apparatuur er goed bij ligt. Het gaat hierbij met name om de volgende werkzaamheden (verdeelt over vier units):

Onderhouds- en beheertaken:

• Verkeersborden en markering;
• Bruggen, tunnels, viaducten, abri's en plattegrondkasten;
• Verkeerslichten, stadsafsluitingen, cameratoezicht en openbare verlichting;
• Parkeergarages, parkeermeters en rijwielstallingen;
• Nutsactiviteiten (inclusief afhandeling meldingen en vergunningen);
• Begraafplaatsen;
• Bomen/Bossen/Stadspark Berg en Bos;
• Spel;
• Riolering en fonteinen;
• Graffiti verwijderen en schoon maken van objecten.

Ondersteunende taken:

• Werfbeheer en timmerwerkplaats;
• Coördinatie storingsdienst en gladheidsbestrijding;
• Beheer van het machine- en wagenpark B&O (waaronder een werkplaats);
• Correspondentie, administratieve ondersteuning en receptie;
• Inkoop en contractleveranciersmanagement (CLM);
• De digitale registratie van het gemeentelijk areaal in de openbare ruimte;
• Acties en initiatieven rondom schoon, inclusief communicatie en bewonersparticipatie.

De taken/verantwoordelijkheden van de teamsecretaris zijn o.a.:

• Is de 'rechterhand' van de teammanager Bovenwijks Beheer en van het afdelingshoofd, ondersteunt hen proactief en neemt werk van hen over zowel op organisatorisch als vakinhoudelijk vlak.
• Bewaakt de voortgang van projecten en plannen.
• Is een klankbord voor de teammanager Bovenwijks Beheer en het afdelingshoofd en pakt “binnenwaaiers" op basis van urgentie en impact in de breedste zin van het woord.
• Adviseert en ondersteunt de teammanager en het afdelingshoofd op alle vlakken op praktisch/ operationeel en tactisch en niveau.
• Adviseert/redigeert teksten of schrijft ze zelf.
• Geeft leiding aan projecten en bewaakt de voortgang van projecten en plannen.
• Geeft aanzet tot kwalitatief goed lopende processen en geeft vervolgens advies over hoe de processen ingericht moeten worden en belegt dit bij de juiste medewerker(s).
• Schrijft voorstellen en werkt e.e.a. uit.
• Fungeert als aanspreekpunt en gespreksleider voor zowel interne- en externe partners, bij afwezigheid van de teammanager.
• Vervangt teammanager zo nodig bij diens afwezigheid bij interne overleggen

• Je bent zo snel mogelijk maar uiterlijk per 1 november 2026 beschikbaar, voor 28 tot 36 uur per week.
• Je hebt aantoonbare affiniteit met beheer van de openbare ruimte.
• Je hebt aantoonbare ervaring met advieswerkzaamheden en het opstellen van schriftelijke adviezen en rapportages.
• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring als secretaris of andere vergelijkbare functie. Indien sprake is van een vergelijkbare functie, dient uit het cv duidelijk te blijken dat de uitgevoerde werkzaamheden in grote mate overeenkomen met de werkzaamheden van de teamsecretaris zoals beschreven in deze uitvraag.

Wensen

• Je hebt ervaring binnen een gemeentelijk/lokale overheid (10 punten).
• Je hebt meerdere jaren aantoonbare ervaring als secretaris (maximaal 30 punten).
• Je hebt ervaring waarbij je ondersteuning bood aan een manager/directeur (maximaal 30 punten).
• Je hebt ervaring met projectleiding en procesverbetering (maximaal 30 punten).

Competenties

• Pro-activiteit en eigenaarschap;
• Organisatievermogen;
• Analytisch vermogen;
• Communicatieve vaardigheden;
• Verbindend samenwerken;
• Bestuurlijke en organisatiesensitiviteit;
• Zelfstandigheid.

Over Apeldoorn
Met bijna 170.000 inwoners zijn we de elfde gemeente van Nederland. En we groeien door naar 180.000 inwoners. Met zo'n 2.000 collega's dragen we bij aan de strategische doelen van de organisatie: Apeldoorn versterken als gezinsstad, duurzaam en ondernemend Apeldoorn en een toeristisch toplandschap.

Onze ambitie
De samenleving verandert continu. Dat vraagt ook iets voor onze organisatie. We willen wendbaar blijven en daarbij in control zijn. Onze uitvoeringskracht vergroten en ons strategisch vermogen versterken. Dat is een mooie ambitie en vraagt om mensen die die ambitie willen waarmaken. Samen werken we aan het Apeldoorn van morgen!

In onze organisatie werken we in vier thema's waarbinnen de verschillende afdelingen opereren. De thema's zijn Concern, Ruimte en Economie, Maatschappelijke ontwikkeling en Dienstverlening & Bedrijfsvoering.

Onze cultuur
De vier kernwaarden van de gemeente Apeldoorn zijn: vakmanschap, innovatiekracht, betrouwbaarheid en samenwerking. Ons vakmanschap wil zeggen dat onze kennis en kunde groot is. Onze innovatiekracht helpt ons om te kunnen reageren op de veranderingen om ons heen. Onze betrouwbaarheid blijkt uit het feit dat we zeggen wat we doen en doen wat we zeggen.

En tot slot zijn we stevig geworteld in de Apeldoornse samenleving en gaan we actief samenwerkingen aan met onze inwoners, ons bestuur, bedrijven, andere overheidsinstanties en natuurlijk ook binnen het stadhuis met elkaar. We weten dat we elkaar nodig hebben en dat bundeling van onze kennis, inzicht en visies op de toekomst leidt tot de beste oplossingen voor onze inwoners voor nu en voor later. We zien samenwerking ook niet als iets vrijblijvends. We investeren actief in samenwerkingen vanuit de overtuiging dat we samen meer kunnen bereiken dan alleen, en dat we samen ook verantwoordelijk zijn voor het eindresultaat.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De top drie (3) professionals die het beste scoren op bovengenoemde selectiecriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). De beste professionals worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige professionals worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende professionals voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De professionals ontvangen in totaliteit op alle competentie een score (0, 3, 4 of 5) van de opdrachtgever. Opdrachtgever behoudt zich het recht om de opdracht te gunnen aan inschrijving met de hoogste score op de competenties. Wanneer geselecteerde professionals een 0 of een 3 scoren op de door de opdrachtgever beoordeelde competenties behoudt de opdrachtgever het recht om stap één van de beoordeling te herhalen.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 5 oktober 2026. De professionals die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo spoedig mogelijk bericht. Overige professionals ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: De opdracht is voor 6 maanden, met een optie tot verlenging van 2 x 3 maanden.

Hybride: Hybride werken is mogelijk. De opdracht wordt vervuld op de werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.

Overig algemeen:

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Overige informatie
De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.