Projectleider Aanbestedingen

In de rol van projectleider aanbestedingen draag je bij aan het inkoopproces van goederen en diensten binnen de afdeling Beheer & Onderhoud (B&O). Je vertaalt de door collega’s aangeleverde inkoopbehoefte naar een programma van eisen en stemt hierover af met de contractmanager en inkoopadviseur. Naast het registreren en administratief afhandelen van inkoopverzoeken, voer je daar waar nodig marktverkenningen uit. Het is belangrijk dat je je inhoudelijk verdiept in de uitgevraagde materie. Dit doe je binnen de unit Bedrijfsbureau, samen met de centrale inkoopadviseur, de contractmanager en overige collega’s van de afdeling.

De functie omvat dus meer dan uitsluitend het coördineren vanuit projectleiderschap.

Voel jij je thuis bij het brede werkveld van beheer en onderhoud van de openbare ruimte en wil jij je daarvoor inzetten? Zoek je afwisseling en uitdaging in je werk, dan komen we graag met jou in contact. We hebben ruimte voor 1 nieuwe collega voor in eerste instantie 2 keer 1 jaar.

Je verantwoordelijkheden:

• Het projectleiderschap bij de voorbereiding en uitvoering van enkelvoudige, meervoudige en Europese aanbestedingen. Alle aanbestedingen hebben een relatie met het beheer en onderhoud van de openbare ruimte
• Het ondersteunen van de Inkoopadviseur bij aanbestedingen
• Het ondersteunen van de contractmanager die de contracten beheert
• Het opzetten en plannen van de voorbereiding van een inkoopproject/aanbesteding al dan niet samen met de inkoopadviseur
• Het bewaken van de voortgang van het inkoopproject/ de aanbesteding
• Het aansturen van collega’s die onderdeel zijn van jouw projectteam
• De communicatie naar stakeholders van het project
• Het voeren van correspondentie en het verrichten van allerlei administratieve handelingen gerelateerd aan het inkoopproces al dan niet samen met medewerkers van het bedrijfsbureau
• Het realiseren van aanbestedingsresultaten binnen afgesproken tijd, kwaliteit en middelen.
• Tijdige en juiste advisering richting opdrachtgevers, collega’s en stakeholders.
• Correcte en volledige dossieropbouw voor audit en rechtmatigheid

Let op: dit betreft niet de functie van inkoopadviseur.

• Je voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag.
• Het ingediende CV bevat maximaal 5 pagina’s. Alle extra pagina’s boven de gevraagde 5 pagina’s worden niet beoordeeld door de aanbestedende dienst.
• Je bent zo snel mogelijk beschikbaar voor 28 - 36 uur per week.
• Je beschikt over een HBO werk- en denkniveau, aantoonbaar via opleiding en/of relevante werkervaring.
• Je hebt aantoonbare ervaring met het inkoopproces binnen een organisatie, dit moet blijken uit het CV door de beschreven projecten.
• Je hebt basiskennis van de juridische richtlijnen op het gebied van inkoop bij gemeentelijke organisaties, dit moet blijken uit het CV op basis van opgedane werkervaring en/of opleidingen/certificaten.
• Je hebt kennis op het gebied van Microsoft Office 365.
• Je hebt kennis van en/of affiniteit met het onderhoud van de openbare ruimte.

Wensen

• De mate waarin je aantoonbare kennis en/of affiniteit heeft met het onderhoud van de openbare ruimte. Dit kan blijken uit relevante opleiding, werkervaring, projecten of andere gerelateerde activiteiten.
• De mate waarin je kennis hebt van de (juridische) richtlijnen op het gebied van inkoop bij gemeentelijke organisaties.
• De mate waarin je aantoont ervaring te hebben met het uitvoeren van inkoop- of aanbestedingsprojecten, waaronder:
  • Het opstellen van duidelijke aanbestedings- en inkoopplanningen met fasering en mijlpalen.
  • Het toepassen van vastgestelde werkwijzen, standaarden, templates en formats.
  • Het vervullen van een trekkersrol gedurende het gehele proces, van voorbereiding tot en met gunning
• De mate waarin je aantoont ervaring te hebben met kantoorapplicaties op het gebied van inkoop, waaronder:
  • MS office 365
  • Planningstools zoals Planner/ MS Project/ Excel Gantt) of een zelfontwikkelde methode

Competenties

• Resultaatgericht en een optimaal streven naar samenwerking en op te leveren product
• Zowel mondeling als schriftelijk communicatief vaardig
• In staat goede relaties op te bouwen met collega’s en stakeholders
• Proactief en de durf verantwoordelijkheid te nemen
• Voldoende analytisch vermogen
• Weet snel ontbrekende kennis eigen te maken en is bereid zich hierin te verdiepen.
• Voldoende organisatiesensitiviteit
• Stelt realistische planningen op, bewaakt voortgang en werkt gestructureerd.
• Functioneert goed onder tijdsdruk, deadlines.

Over Apeldoorn
Met bijna 170.000 inwoners zijn we de elfde gemeente van Nederland. En we groeien door naar 180.000 inwoners. Met zo’n 2.000 collega’s dragen we bij aan de strategische doelen van de organisatie: Apeldoorn versterken als gezinsstad, duurzaam en ondernemend Apeldoorn en een toeristisch toplandschap.

Onze ambitie
De samenleving verandert continu. Dat vraagt ook iets voor onze organisatie. We willen wendbaar blijven en daarbij in control zijn. Onze uitvoeringskracht vergroten en ons strategisch vermogen versterken. Dat is een mooie ambitie en vraagt om mensen die die ambitie willen waarmaken. Samen werken we aan het Apeldoorn van morgen!

In onze organisatie werken we in vier thema’s waarbinnen de verschillende afdelingen opereren. De thema’s zijn Concern, Ruimte en Economie, Maatschappelijke ontwikkeling en Dienstverlening & Bedrijfsvoering.

Onze cultuur
De vier kernwaarden van de gemeente Apeldoorn zijn: vakmanschap, innovatiekracht, betrouwbaarheid en samenwerking. Ons vakmanschap wil zeggen dat onze kennis en kunde groot is. Onze innovatiekracht helpt ons om te kunnen reageren op de veranderingen om ons heen. Onze betrouwbaarheid blijkt uit het feit dat we zeggen wat we doen en doen wat we zeggen.

En tot slot zijn we stevig geworteld in de Apeldoornse samenleving en gaan we actief samenwerkingen aan met onze inwoners, ons bestuur, bedrijven, andere overheidsinstanties en natuurlijk ook binnen het stadhuis met elkaar. We weten dat we elkaar nodig hebben en dat bundeling van onze kennis, inzicht en visies op de toekomst leidt tot de beste oplossingen voor onze inwoners voor nu en voor later. We zien samenwerking ook niet als iets vrijblijvends. We investeren actief in samenwerkingen vanuit de overtuiging dat we samen meer kunnen bereiken dan alleen, en dat we samen ook verantwoordelijk zijn voor het eindresultaat.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De drie (3) professionals die het beste scoren op bovengenoemde selectiecriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). De beste professionals worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige professionals worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende professionals voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De professionals ontvangen op elke competentie een score (0, 3 of 5) van de opdrachtgever. Opdrachtgever behoudt zich het recht om de opdracht te gunnen aan inschrijving met de hoogste score op de competenties. Wanneer geselecteerde professionals onvoldoende scoren op de door de opdrachtgever beoordeelde competenties zal stap één van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de professional die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige professionals worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Optie tot verlenging: 1x 12 maanden

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht aan de ondernemer die inschrijft en voor gunning in aanmerking komt, en de Gemeente Apeldoorn mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De professional dient dit te waarborgen.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee administratieve partner
De administratieve partner brengt voor deze opdracht €1,90 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 30 maart 2026. De professionals die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 26 maart 2026 bericht. Overige professionals ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De leverancier of professional wordt verplicht de NAW gegevens te delen in de inschrijving of uiterlijk bij de gesprekken planning aan administratieve partner.
• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• Eenzelfde professional in meerdere inschrijvingen. Het heeft voor de Gemeente Apeldoorn geen meerwaarde als eenzelfde professional in meerdere inschrijvingen wordt aangeboden. Wij vragen inschrijvers hier alert op te zijn. Indien één professional onverhoopt toch in verschillende inschrijvingen wordt aangeboden, zal enkel de inschrijving met het laagste tarief in behandeling worden genomen. Indien in deze situatie de tarieven hetzelfde zijn, zullen wij via loting bepalen welke inschrijving in behandeling genomen wordt.
• Uitval gekozen professional. Bij uitval van de gekozen professional staat de gemeente Apeldoorn vrij om de tweede (2e) en vervolgens de derde (3e) professional te selecteren voor hetzelfde aanbod.