Archiefinspecteur

De archiefinspecteur werkt samen met de gemeentearchivaris aan het versterken van de informatie- en archiefbeheerprocessen. Verder voert de professional inspecties uit bij de gemeente en de vijf samenwerkingsverbanden zoals de GGD en Veiligheidsregio. Daarbij wordt niet alleen getoetst op de naleving van wet- en regelgeving, maar wordt ook gekeken naar kansen om processen te verbeteren. Daarnaast heeft de archiefinspecteur een adviserende rol richting de organisaties.

Concreet betekent dit:

• Inspecties voorbereiden en uitvoeren op basis van de Archiefwet- en regelgeving en de KPI-methodiek.
• Relaties opbouwen en adviezen geven aan managers en medewerkers.
• Bijdragen aan de ontwikkeling en implementatie van praktische oplossingen voor analoog en digitaal archiefbeheer.

Kerntaken van de archiefinspecteur:

• Stelt tweejaarlijks namens de gemeentearchivaris een toezichtrapportage op voor de dagelijks besturen van de gemeenschappelijke regelingen over het beheer van de niet-overgebrachte overheidsinformatie door desbetreffende organisaties.
• Geeft advies over het informatie- en archiefbeheer.
• Voert thema en/of aspectinspecties uit naar de kwaliteit en de effectiviteit van de informatiehuishouding.
• Ondersteunt de gemeentearchivaris bij het geven van formeel advies en goedkeuring vanuit de archiefwet- en regelgeving.
• Monitoring d.m.v. kwartaal overleggen van de verbeterpunten die in de toezichtrapportages worden benoemd.
• Geeft voorlichting over relevante wet- en regelgeving en andere vakinhoudelijke onderwerpen.

Zwaartepunt in de opdracht:

Het zwaartepunt voor de vervanging zit in het adviseren en toezicht houden, intern en richting de gemeenschappelijke regelingen.

Het gaat dan om advisering rondom:

• Bewaartermijn en aanbestedingen
• MDTO, kwaliteitssysteem
• handboek vervanging, etc.

Het afstemmen met de recordmanager over de digitale vernietigingslijsten;

Toezichtrapportage(s) opstellen en waar nodig overleg met de gemeenschappelijke regelingen

• Inschrijving voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag.
• Het ingediende CV bevat maximaal 5 pagina’s. Alle extra pagina’s boven de gevraagde 5 pagina’s worden niet beoordeeld door de aanbestedende dienst.
• De professional is per 1 juni 2026 beschikbaar.
• De professional beschikt over relevante opleidingen op het gebied van informatiewetgeving (Archiefwet, Woo, AVG, etc.) op minimaal HBO-niveau.
• De professional heeft kennis van en minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met archiefbeheer en toezicht.
• Maximale uurtarief is € 100,- exclusief BTW en inclusief reiskosten woon-werverkeer en fee administratieve partner.

Wensen

• De professional heeft geen vergelijkbare werkervaring in een overheidsorganisatie (0 punten).
• De professional heeft tot 1 jaar vergelijkbare werkervaring in een overheidsorganisatie (15 punten).
• De professional heeft 1 tot 3 jaar vergelijkbare werkervaring in een overheidsorganisatie (35 punten).
• De professional heeft 3 tot 5 jaar vergelijkbare werkervaring in een overheidsorganisatie (55 punten).
• De professional heeft meer dan 5 jaar vergelijkbare werkervaring in een overheidsorganisatie (70 punten).
• Een uurtarief tussen €95 en €100 (10 punten).
• Een uurtarief tussen €87,51 en €94,99 (20 punten).
• Een uurtarief tussen €80 en €87,50 (30 punten).

Competenties

• Samenwerken, verbinden en relaties onderhouden.
• Adviesvaardig, schakelen tussen verschillende perspectieven.
• Onafhankelijkheid: ondernemen vanuit eigen kracht.
• Overtuigingskracht: gezag en draagvlak creëren.
• Proactief, prioriteiten stellen en analytisch vermogen.
• Zorgvuldig, klantgericht en resultaatgericht handelen.
• Communicatief en sociaal vaardig met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.

Over Apeldoorn
Met bijna 170.000 inwoners zijn we de elfde gemeente van Nederland. En we groeien door naar 180.000 inwoners. Met zo’n 2.000 collega’s dragen we bij aan de strategische doelen van de organisatie: Apeldoorn versterken als gezinsstad, duurzaam en ondernemend Apeldoorn en een toeristisch toplandschap.

Onze ambitie
De samenleving verandert continu. Dat vraagt ook iets voor onze organisatie. We willen wendbaar blijven en daarbij in control zijn. Onze uitvoeringskracht vergroten en ons strategisch vermogen versterken. Dat is een mooie ambitie en vraagt om mensen die die ambitie willen waarmaken. Samen werken we aan het Apeldoorn van morgen!

In onze organisatie werken we in vier thema’s waarbinnen de verschillende afdelingen opereren. De thema’s zijn Concern, Ruimte en Economie, Maatschappelijke ontwikkeling en Dienstverlening & Bedrijfsvoering.

Onze cultuur
De vier kernwaarden van de gemeente Apeldoorn zijn: vakmanschap, innovatiekracht, betrouwbaarheid en samenwerking. Ons vakmanschap wil zeggen dat onze kennis en kunde groot is. Onze innovatiekracht helpt ons om te kunnen reageren op de veranderingen om ons heen. Onze betrouwbaarheid blijkt uit het feit dat we zeggen wat we doen en doen wat we zeggen.

En tot slot zijn we stevig geworteld in de Apeldoornse samenleving en gaan we actief samenwerkingen aan met onze inwoners, ons bestuur, bedrijven, andere overheidsinstanties en natuurlijk ook binnen het stadhuis met elkaar. We weten dat we elkaar nodig hebben en dat bundeling van onze kennis, inzicht en visies op de toekomst leidt tot de beste oplossingen voor onze inwoners voor nu en voor later. We zien samenwerking ook niet als iets vrijblijvends. We investeren actief in samenwerkingen vanuit de overtuiging dat we samen meer kunnen bereiken dan alleen, en dat we samen ook verantwoordelijk zijn voor het eindresultaat.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De top drie (3) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde selectiecriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (Stap 2 in de beoordeling). De beste kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten ontvangen in totaliteit op alle competentie een score (0, 3, 4 of 5) van de opdrachtgever. Opdrachtgever behoudt zich het recht om de opdracht te gunnen aan inschrijving met de hoogste score op de competenties. Wanneer geselecteerde kandidaten een 0 of een 3 scoren op de door de opdrachtgever beoordeelde competenties behoudt de opdrachtgever het recht om Stap 1 van de beoordeling te herhalen.

Uitleg competentiescore:

• 0 - De professional voldoet (bijna) niet aan de competenties.
• 3 - De professional voldoet voldoende aan de competenties.
• 4 - De professional voldoet nagenoeg volledig aan de competenties.
• 5 - De professional voldoet volledig aan de competenties.

De opdracht wordt gegund aan de professional die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 11 mei 2026. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 8 mei 2026 bericht.

Optie tot verlenging: 2x 3 maanden

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee administratieve partner
administratieve partner brengt voor deze opdracht €1,90 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.

Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De leverancier of professional wordt verplicht de NAW gegevens te delen in de inschrijving of uiterlijk bij de gesprekken planning aan administratieve partner.

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

• Eenzelfde professional in meerdere inschrijvingen. Het heeft voor de Gemeente Apeldoorn geen meerwaarde als eenzelfde professional in meerdere inschrijvingen wordt aangeboden. Wij vragen je hier alert op te zijn. Indien één professional onverhoopt toch in verschillende inschrijvingen wordt aangeboden, zal enkel de inschrijving met het laagste tarief in behandeling worden genomen. Indien in deze situatie de tarieven hetzelfde zijn, zullen wij via loting bepalen welke inschrijving in behandeling genomen wordt.

• Uitval gekozen professional. Bij uitval van de gekozen professional staat de gemeente Apeldoorn vrij om de tweede (2e) en vervolgens de derde (3e) professional te selecteren voor hetzelfde aanbod.