Adviseur Kabinet en Evenementen

Werken aan representatie, bestuur en evenementen in Apeldoorn

De gemeente Apeldoorn zoekt een ervaren en zelfstandig opererend adviseur Kabinet en Evenementen die breed inzetbaar is binnen het team Kabinet en Evenementen.

De opdracht vraagt nadrukkelijk om een ervaren professional die direct inzetbaar is binnen een politiek-bestuurlijke omgeving en zelfstandig kan functioneren binnen complexe representatieve en bestuurlijke processen. De professional opereert op het snijvlak van bestuur, representatie, protocol, evenementenorganisatie en bestuurlijke advisering.

De professional ondersteunt en begeleidt het college van burgemeester en wethouders bij representatieve verplichtingen, evenementen en officiële bijeenkomsten. Daarnaast levert de professional een actieve bijdrage aan de organisatie en uitvoering van gemeentelijke evenementen, relatie-evenementen, herdenkingen en protocol gerelateerde werkzaamheden.

De afdeling Kabinet en Evenementen heeft als kerntaak om het college optimaal voor te bereiden op publieke optredens, officiële ontmoetingen en representatieve activiteiten. Het team organiseert jaarlijks circa 200 evenementen en begeleidt ongeveer 600 representatieve bijeenkomsten. Daarbij wordt nauw samengewerkt met bestuur, directie, communicatie, externe partners en organisatoren.

Werkzaamheden

• organiseren en begeleiden van gemeente brede evenementen en relatiebijeenkomsten;
• voorbereiden en begeleiden van representatieve activiteiten van collegeleden;
• zelfstandig coördineren van complexe bestuurlijke en protocollaire trajecten;
• optreden als projectleider van grotere gemeentelijke evenementen en representatieve bijeenkomsten;
• opstellen van draaiboeken, voorbereidingssheets en bestuurlijke programma’s;
• organiseren van herdenkingen, bestuurlijke aandacht organiseren voor jubilea en uitreikingen van onderscheidingen organiseren;
• coördineren van relatiebeheer en representatieve processen;
• afstemmen met bestuur, directie, externe partners, veiligheidsdiensten en organisatoren;
• inzet bij bewonersavonden, sportevenementen en maatschappelijke bijeenkomsten;
• meedraaien in weekend- en vakantieplanning;
• waar nodig optreden als vervanger van de Chef Kabinet.

De professional is inzetbaar op alle facetten binnen het team en kan zelfstandig schakelen tussen operationele uitvoering, bestuurlijke begeleiding, projectleiding en coördinatie.

• je/jij voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag.
• je/jij beschikt minimaal over mbo+/hbo werk- en denkniveau;
• je/jij hebt minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring binnen een team Kabinet, protocol of bestuurlijke representatie binnen een gemeentelijke organisatie;
• je/jij hebt aantoonbare ervaring als adviseur Kabinet en Evenementen binnen één of meerdere gemeenten van minimaal 100.000 inwoners (toelichting: deze functie wordt in kleinere gemeenten anders ingevuld en kent andere kwaliteitseisen dan binnen een gemeente met deze omvang, het aantal wethouders en het bijbehorende takenpakket);
• je/jij hebt aantoonbare ervaring met zelfstandige begeleiding van wethouders, burgemeester en/of collegeleden;
• je/jij bent bereid werkzaamheden buiten reguliere kantooruren, in avonden en weekenden uit te voeren;
• je/jij bent beschikbaar voor gemiddeld 36 uur per week;
• Uurtarief maximale tarief is € 95,- Exclusief BTW en inclusief reiskosten woon-werkverkeer en fee administratieve partner;
• je/jij start z.s.m. en uiterlijk op 1 juli 2026;
• Er mogen maximaal 2 professionals per inschrijver worden aangeboden. Voor elke professional die wordt aangeboden, dient een aparte inschrijving te worden gedaan. Bij de inschrijving dient aangegeven te worden op welke datum de professional kan starten met de werkzaamheden. Indien er onverhoopt toch meer dan twee professionals door dezelfde inschrijver worden ingediend, zullen enkel de eerste twee (op volgorde van binnenkomst) in behandeling worden genomen;
• Per professional wordt een CV inclusief motivatie ingediend. Het ingediende CV inclusief motivatie bevat maximaal 5 pagina’s. Alle extra pagina’s boven de gevraagde 5 pagina’s worden niet beoordeeld;
• Vanaf de startdatum is fysieke aanwezigheid op het stadhuis in Apeldoorn en andere relevante locaties vereist op momenten waarop evenementen, representatieve activiteiten en bestuurlijke bijeenkomsten plaatsvinden in verband met de aard van de werkzaamheden, directe ondersteuning en noodzakelijke afstemming rondom deze activiteiten.

Wensen (Gunningscriteria te beoordelen door administratieve partner)

• Mate van ervaring in een vergelijkbare rol bij een gemeente met meer dan 100.000 inwoner - maximaal 35 punten
  • Minder dan 1 jaar (0 punten)
  • 1- 3 jaar (10 punten)
  • 3- 5 jaar (20 punten)
  • Meer dan 5 jaar (35 punten)
• Ervaring met evenementen en projectleiding van grotere gemeentelijke evenementen – maximaal 35 punten
  Beoordeling van de mate waarin je/jij aantoonbare ervaring heeft met:
  • projectleiding van grotere gemeentelijke evenementen;
  • representatieve bijeenkomsten;
  • herdenkingen en bestuurlijke evenementen;
  • samenwerking met externe partners en veiligheidsorganisaties;
  • organisatorische coördinatie binnen complexe trajecten.
  • Zeer beperkt (0 punten) Nauwelijks relevante ervaring; geen projectleiderschap; geen grote/gemeentelijke evenementen; geen aantoonbare samenwerking met partners/veiligheidsorganisaties.
  • Beperkt (10 punten) Enige betrokkenheid bij evenementen, vooral uitvoerend; beperkte projectrol; kleine/laag complexe events; samenwerking met partners beperkt en niet structureel.
  • Voldoende (20 punten) Meerdere evenementen, deels als projectleider; enige bestuurlijke context; samenwerking met externe partijen aanwezig; basiservaring met coördinatie en veiligheid.
  • Goed (30 punten) Ervaring als projectleider van grotere gemeentelijke events; representatieve/bestuurlijke bijeenkomsten; structurele samenwerking met veiligheidsorganisaties en stakeholders.
  • Uitstekend (35 punten) Ruime, recente ervaring met vergelijkbare gemeentelijke opdrachten; eindverantwoordelijk voor complexe events; intensieve samenwerking met bestuur en veiligheidspartners; aantoonbare resultaten.
• Motivatie en aansluiting op opdracht – maximaal 30 punten
  Beoordeling van de motivatie en de mate waarin je/jij aansluit op de opdracht en organisatie. Hierbij wordt gekeken naar:
  • bestuurlijke sensitiviteit;
  • zelfstandigheid;
  • communicatieve vaardigheden;
  • motivatie voor werken binnen gemeentelijke context;
  • directe inzetbaarheid binnen het team Kabinet en Evenementen.
  • Onvoldoende aansluiting (0 punten) CV toont onvoldoende bestuurlijke sensitiviteit; weinig zelfstandigheid; communicatie en motivatie voor gemeentelijke context ontbreken.
  • Beperkte aansluiting (10 punten) Enige relevante eigenschappen, maar inconsistent; beperkte zelfstandigheid; motivatie summier; beperkte affiniteit met gemeentelijke setting.
  • Voldoende aansluiting (20 punten) Relevante basis aanwezig: voldoende zelfstandigheid en communicatie; enige bestuurlijke sensitiviteit; gemotiveerd voor gemeentelijke context; inzetbaar met begeleiding.
  • Goede aansluiting (25 punten) Duidelijke match: sterke communicatieve vaardigheden, zelfstandig; goede bestuurlijke sensitiviteit; gemotiveerd en snel inzetbaar binnen te.
  • Zeer sterke aansluiting en overtuigende motivatie (30 punten) Uitstekende match: hoog ontwikkelde bestuurlijke sensitiviteit; zeer zelfstandig; sterke communicatie; duidelijke motivatie en direct productief inzetbaar.

Competenties

• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit en het vermogen om communicatievraagstukken te plaatsen in een bestuurlijke en maatschappelijke context;
• Analytisch sterk: je weet snel hoofd- en bijzaken te onderscheiden en inzichten te vertalen naar concrete handelingsperspectieven;
• Advieskracht: je brengt onderbouwde adviezen helder en overtuigend over en durft gevraagd en ongevraagd te adviseren;
• Omgevingsbewust en proactief: je signaleert ontwikkelingen vroegtijdig en vertaalt deze naar kansen en risico’s voor communicatie;
• Samenwerkingsgericht: je werkt soepel samen met communicatieadviseurs, persvoorlichters, beleidscollega’s en bestuur ondersteuning;
• Stressbestendig en besluitvaardig: je kunt snel schakelen wanneer actualiteit daarom vraagt en behoudt overzicht in dynamische situaties.

Over Apeldoorn
Met bijna 170.000 inwoners zijn we de elfde gemeente van Nederland. En we groeien door naar 180.000 inwoners. Met zo’n 2.000 collega’s dragen we bij aan de strategische doelen van de organisatie: Apeldoorn versterken als gezinsstad, duurzaam en ondernemend Apeldoorn en een toeristisch toplandschap.

Onze ambitie
De samenleving verandert continu. Dat vraagt ook iets voor onze organisatie. We willen wendbaar blijven en daarbij in control zijn. Onze uitvoeringskracht vergroten en ons strategisch vermogen versterken. Dat is een mooie ambitie en vraagt om mensen die die ambitie willen waarmaken. Samen werken we aan het Apeldoorn van morgen!

In onze organisatie werken we in vier thema’s waarbinnen de verschillende afdelingen opereren. De thema’s zijn Concern, Ruimte en Economie, Maatschappelijke ontwikkeling en Dienstverlening & Bedrijfsvoering.

Onze cultuur
De vier kernwaarden van de gemeente Apeldoorn zijn: vakmanschap, innovatiekracht, betrouwbaarheid en samenwerking. Ons vakmanschap wil zeggen dat onze kennis en kunde groot is. Onze innovatiekracht helpt ons om te kunnen reageren op de veranderingen om ons heen. Onze betrouwbaarheid blijkt uit het feit dat we zeggen wat we doen en doen wat we zeggen.

En tot slot zijn we stevig geworteld in de Apeldoornse samenleving en gaan we actief samenwerkingen aan met onze inwoners, ons bestuur, bedrijven, andere overheidsinstanties en natuurlijk ook binnen het stadhuis met elkaar. We weten dat we elkaar nodig hebben en dat bundeling van onze kennis, inzicht en visies op de toekomst leidt tot de beste oplossingen voor onze inwoners voor nu en voor later. We zien samenwerking ook niet als iets vrijblijvends. We investeren actief in samenwerkingen vanuit de overtuiging dat we samen meer kunnen bereiken dan alleen, en dat we samen ook verantwoordelijk zijn voor het eindresultaat.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De top drie (3) professionals die het beste scoren op bovengenoemde selectiecriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). De beste professionals worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige professionals worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende professionals voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De professionals ontvangen in totaliteit op alle competentie een score (0, 3, 4 of 5) van de opdrachtgever. Opdrachtgever behoudt zich het recht om de opdracht te gunnen aan inschrijving met de hoogste score op de competenties. Wanneer geselecteerde professionals een 0 of een 3 scoren op de door de opdrachtgever beoordeelde competenties behoudt de opdrachtgever het recht om stap één van de beoordeling te herhalen.

Uitleg competentiescore:
• je/jij voldoet (bijna) niet aan de competenties.
• je/jij voldoet voldoende aan de competenties.
• je/jij voldoet nagenoeg volledig aan de competenties.
• je/jij voldoet volledig aan de competenties.

De opdracht wordt gegund aan de professional die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige professionals worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 18 juni 2026.

Optie tot verlenging: Optie tot verlenging: 2x 6 maanden

Hybride: Fysieke aanwezigheid op het stadhuis en relevante locaties is vereist tijdens evenementen, representatieve activiteiten en bestuurlijke bijeenkomsten voor directe ondersteuning en noodzakelijke afstemming.

Overig algemeen:

De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

Het heeft voor de gemeente Apeldoorn geen meerwaarde als eenzelfde professional in meerdere inschrijvingen wordt aangeboden. Wij vragen je/jij hier alert op te zijn. Indien één professional onverhoopt toch in verschillende inschrijvingen wordt aangeboden, zal enkel de inschrijving met het laagste tarief in behandeling worden genomen. Indien in deze situatie de tarieven hetzelfde zijn, zullen wij via loting bepalen welke inschrijving in behandeling wordt genomen.

Bij uitval van de gekozen professional staat de gemeente Apeldoorn vrij om de tweede (2e) en vervolgens de derde (3e) professional te selecteren voor hetzelfde aanbod.

CV-eisen: minimaal 2 referenties.

Werkdagen: De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.