Officemanager Fysiek Domein
Stadhuisplein 1, 2405 SH Alphen aan den Rijn, Nederland
Begindatum:
Z.S.M.Einddatum:
-
Publicatiedatum:
1 apr 2026
95
36
- Er wordt 8% vakantiegeld over het bruto maandsalaris uitbetaald.
- Het bruto maandsalaris wordt doorbetaald ook bij ziekte.
- Je bouwt vakantieuren op over de uren die je werkt, waardoor je tijdens opname van je vakantieuren je salaris krijgt doorbetaald.
- Opdracht Overheid draagt sociale verzekerings-premies voor je af, die recht geven op een ww-uitkering indien van toepassing, of op een ziektewetuitkering bij onverhoopte arbeidsongeschiktheid.
- Je krijgt indien gewenst een laptop, telefoon en simkaart van ons tot je beschikking.
- Je kunt deelnemen aan de personeelsactiviteiten van Opdracht Overheid.
- Collectiviteitkorting voor de Zorgverzekering bij CZ.
- Personeelskorting bij Centraal Beheer op verschillende verzekeringen.
- Er wordt 8% vakantiegeld over het bruto maandsalaris uitbetaald.
- Het bruto maandsalaris wordt doorbetaald ook bij ziekte.
- Je bouwt vakantieuren op over de uren die je werkt, waardoor je tijdens opname van je vakantieuren je salaris krijgt doorbetaald.
- Opdracht Overheid draagt sociale verzekerings-premies voor je af, die recht geven op een ww-uitkering indien van toepassing, of op een ziektewetuitkering bij onverhoopte arbeidsongeschiktheid.
- Je krijgt indien gewenst een laptop, telefoon en simkaart van ons tot je beschikking.
- Je kunt deelnemen aan de personeelsactiviteiten van Opdracht Overheid.
- Collectiviteitkorting voor de Zorgverzekering bij CZ.
- Personeelskorting bij Centraal Beheer op verschillende verzekeringen.
Omschrijving
Ben je een organisatietalent, ben je accuraat, floreer je in een dynamische omgeving en houd je van veelzijdigheid?
Voor een tijdelijke periode zoeken wij een ervaren officemanager die het officemanagement fysiek domein ondersteunt vanwege onderbezetting. De opdracht is gericht op het waarborgen van de continuïteit binnen het officemanagement in het fysieke domein. Hierdoor wordt verwacht dat de professional snel kan instappen en zelfstandig kan schakelen in een dynamische omgeving.
Als officemanager ga je aan de slag binnen het domein ruimtelijke ontwikkeling en ruimtelijk beheer in het fysieke domein, waarbij je sector- en teammanagers ondersteunt. Je ondersteunt de sector- en teammanagers met agendabeheer, vergaderingen en administratieve taken, waarbij je zorgt dat alles soepel verloopt. Je bewaakt voortgang, handelt e-mailverkeer af en bereidt overleggen voor met de wethouder. Ook werk je mee aan administratieve verbetertrajecten, stem je de planning af met andere officemanagers en zorg je voor structuur in de ondersteuning. We zoeken een ervaren officemanager, die proactief, oplossingsgericht en representatief is. Je werkt nauwkeurig, kunt goed schakelen en hebt uitstekende kennis van MS Office 365 (inclusief verwerken van inkomende e-mails in Outlook taken) en andere systemen zoals Djuma en Ibabs. Hierbij behandel je vertrouwelijke informatie met de grootste zorg. Je bent bekend met het werken in een gemeentelijke organisatie en fungeert hierbij tevens als vraagbaak voor medewerkers binnen het fysieke domein.
Eisen
- De professional voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
- Beschikbaar per april 2026 voor 36 uur per week;
- Minimaal 3 jaar werkervaring in de afgelopen 6 jaar als officemanager/ managementassistent/ (afdelings)secretaresse bij een overheidsorganisatie;
- Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;
- Aantoonbare werkervaring met MS Office 365 in de afgelopen 3 jaar.
Wensen en competenties
Wensen
- Aantoonbare werkervaring als officemanager/ managementassistent/ (afdelings)secretaresse in de afgelopen 3 jaar bij een gemeente;
- Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met systemen MS Office 365, Djuma, Ibabs en Ubeeo. Benoem duidelijk in het cv waar dit is opgedaan.
Competenties
- Organisatorische vaardigheden: plannen en organiseren met goed gevoel voor tijd en oog voor detail;
- Communicatieve vaardigheden: mondeling en schriftelijk;
- Analytisch ingesteld & resultaatgericht;
- Stressbestendig en accuraat;
- Gewend om snel te schakelen in dynamische omgeving;
- Vriendelijk en tactvol;
- Betrouwbaar en integer;
- Pro-actief, zelf organiserend, daadkrachtig, resultaatgericht en alert;
- Uitstekende beheersing van de Nederlands taal in woord en geschrift;
- Goed kunnen samenwerken binnen team van officemanagers fysiek domein.
Organisatie en team
Wij zijn een 100.000 plus gemeente, onderdeel van het regionaal samenwerkingsverband Holland Rijnland en deelnemer aan de G40.
In de groen-blauwe stad midden in het Groene Hart vind je een unieke combinatie van stedelijke projecten en ruimtelijke vraagstukken in een landelijk gebied.
132,5 km², waarvan 6 km² water en 8 kernen, midden in het Groene Hart: dat is Alphen aan den Rijn. Proberen, experimenteren en in de praktijk ontwikkelen. Wij zijn Gemeente Alphen aan den Rijn. Bij ons is het leuk werken. We leveren toonaangevende dienstverlening en zijn een wendbare organisatie. Dat wil zeggen dat we meebewegen met de ontwikkelingen in de maatschappij en continu vernieuwen. We leren door te doen. Samenwerkingsgericht, resultaatgericht, klantgericht en veranderingsbereid zijn onze kerncompetenties. Met elkaar werken we samen voor het beste resultaat voor onze inwoners.
Gespreksinformatie
Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv's van de professionals die door de administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:
- Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
- Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.
De professionals die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). De beste drie professionals worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige professionals worden niet uitgenodigd voor een gesprek.
Stap 2: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende professionals voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met vertegenwoordigers van de organisatie. De professionals dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde professionals op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap één van de beoordeling worden herhaald.
De opdracht wordt gegund aan de professional die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige professionals worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 30 maart 2026, 11:25 uur. De professionals die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 1 april 2026 bericht.
Overige informatie
Optie tot verlenging: 1x 3 maanden
Hybride: Geen verdere informatie
Overig algemeen:
De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
Indien de professional personeel ter beschikking stelt, staat de opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi);
Bring Your Own Device; in alle gevallen faciliteert de gemeente de laptop, mobiel dient zelf te worden meegebracht.
Beroepsaansprakelijkheid voor €250.000 euro per aanspraak: Ja / Nee
Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7.
Fee
De administratieve partner brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier.
CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.
Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
