Projectleider managementsecretariaat

Omschrijving van de opdracht
De afgelopen jaren heeft de gemeente Hengelo gebouwd aan een meer efficiëntere structuur in de organisatie die onder andere als doel heeft om de integraliteit en samenhang te vergroten met als doel een nog betere dienstverlening voor de klant tot stand te brengen. Er is met deze organisatiefilosofie ook een aantal zaken veranderd ten aanzien van de positionering en werkwijze van het managementsecretariaat.

Er is naar aanleiding van een vlootschouw een quick-scan uitgevoerd naar het algehele functioneren van het managementsecretariaat. Aspecten zoals houding & gedrag en professionaliteit zijn daarbij aan bod gekomen. De kern is met de uitkomsten van dit onderzoek geraakt en bevat voldoende aanknopingspunten om op voort te bouwen in het professionaliseringstraject van het managementsecretariaat.

Het managementsecretariaat zal in de toekomst een flexibele en efficiënte businesspartner moeten kunnen worden van het managementteam. De PL krijgt de volgende opdracht:

Stap 1 is om het verbeterpotentieel goed in beeld te brengen, uiteraard gestoeld op de filosofie en de ambitie van de organisatie. Resultaat stap 1:

• Snelle identificatie van het verbeterpotentieel, zowel op samenwerkingsvlak als op individueel niveau

• Onderbouwd inzicht in effectiviteit en efficiency van het secretariaat

• Draagvlak en verwachtingen proces en eindresultaat

• Inzicht in quick-wins

Stap 2 is om daadwerkelijk een professionaliseringsprogramma op te zetten met daarin aandacht voor:

• Definiëren teamdoelen, persoonlijke doelen en thema’s op inhoud

• Gezamenlijk vormgeven van het proces (gestoeld op de lean-methodiek -> met name resultaat uit kortcyclische activiteiten)

• Inspiratiesessie slim en flexibel werken

• Verwachtingen managen en creëren van draagvlak

• Het reflecteren op houding en gedrag en daaruit voortvloeiende ontwikkelactiviteiten

• De manier van nieuwe kennis opdoen en in de praktijk brengen/”coaching on the job”

• Samenstellen van dienstenpakketten (SLA’s)

• Samenstellen van informatie – en overdrachtsmethodiek

• Roostertechnische zaken.

Stap 3 is het daadwerkelijk uitvoering geven aan het professionaliseringsplan. In overleg met de opdrachtgever en nieuwe teammanager worden de activiteiten verdeeld, ingezet en gemonitord.

Leidinggevende en coördinerende taken
Naast het secretariële verbetertraject, zal opdrachtnemer tijdens de inzet ook als algemeen aanspreekpunt gelden en een aantal primaire leidinggevende taken overnemen totdat de nieuwe teammanager is ingewerkt. Opdrachtnemer zal hierbij ook zorgen voor een goed overdrachtstraject.

Eisen

• Akkoord procedure en inhuurvoorwaarden (oa all-in tariefstelling wat betreft reiskosten woonwerk).

• Bij eventuele gunning wordt er op verzoek van Opdrachtgever een VOG aangevraagd voor de kandidaat, (eventuele) kosten worden niet door Opdrachtgever vergoed.

• De kandidaat heeft minimaal 5 jaar ervaring als projectleider op het gebied van het opzetten en professionaliseren van secretariaten bij gemeenten.

Wensen

• De kandidaat heeft minimaal 5 jaar ervaring als projectleider op het gebied van het opzetten en professionaliseren van secretariaten bij gemeenten.

• De kandidaat heeft een achtergrond als managementassistent.

• De kandidaat dient minimaal 1 dag op locatie te werken.

• De kandidaat beschikt over onderstaande competenties. Dit kan worden getoetst in een persoonlijk gesprek.

  • Vakinhoudelijke kennis

  • Uitmuntende communicatieve vaardigheid

  • Leidinggevende ervaring

  • Oog voor verbeteringen

  • Zelfstandig